7 Fungsi Asisten Administrasi Utama

itu fungsi asisten administrasi mereka adalah tugas bantuan dan pendampingan dengan kegiatan normal yang dikembangkan perusahaan. Oleh karena itu, mereka sangat penting untuk operasi yang sama.

Kegiatan-kegiatan ini biasanya bervariasi sesuai dengan area bisnis perusahaan tempat mereka bekerja. Misalnya, di kantor khusus seperti firma hukum, peserta biasanya memiliki pelatihan khusus untuk pelaksanaan kegiatan tertentu.

Namun, ada fungsi umum untuk semua bidang yang, biasanya, berputar di sekitar distribusi dan administrasi informasi di dalam kantor. Ini termasuk pengelolaan dokumen, arsip, dan pengaturan acara.

Tetapi kegiatan ini bisa menjadi jauh lebih luas. Terkadang asisten administrasi juga harus berurusan dengan pemrosesan informasi akuntansi dan bahkan menjamin berfungsinya sumber daya teknologi perusahaan.

7 fungsi utama asisten administrasi

1- Manajemen dokumen

Salah satu fungsi utama asisten administrasi adalah untuk membantu anggota kantor dalam pengelolaan dokumen dan file.

Biasanya tugas ini terkait dengan penyimpanan, pengorganisasian dan administrasi file.

Namun, pada kesempatan tertentu Anda mungkin juga perlu menulis, mengedit, dan meninjau dokumen.

Di beberapa perusahaan mereka bahkan diminta untuk mengambil dikte surat atau catatan dan mencatat risalah rapat yang berlangsung.

Dalam beberapa kasus, misalnya ketika berhadapan dengan firma hukum, pelatihan khusus diperlukan untuk memenuhi fungsi-fungsi ini: asisten administrasi harus memahami terminologi dan prosedur hukum.

Di sisi lain, asisten administrasi yang bekerja di bidang kedokteran memerlukan pengetahuan yang berbeda. Mereka harus memiliki pelatihan yang diperlukan untuk menangani pasien dan membaca laporan medis.

2- Perencanaan acara

Perencanaan acara kantor juga biasanya menjadi tanggung jawab asisten administrasi. Ukuran tanggung jawab ini dapat bervariasi sesuai dengan ukuran perusahaan.

Suatu acara bisa sekadar pertemuan atau makan siang bisnis, tetapi bisa juga berupa kongres atau pesta bisnis yang lebih besar.

Dalam kedua kasus, asisten harus mengelola semua kriteria yang terkait dengan acara tersebut.

Ini termasuk menghubungi pemasok, membuat reservasi, memilih menu dan dekorasi. Tetapi itu juga termasuk menghubungi, mengundang dan mengkonfirmasikan peserta, pembicara dan pembicara jika hal ini diperlukan.

3- Perhatian tatap muka kepada pengguna dan pengunjung

Perhatian kepada pengguna biasanya merupakan salah satu tugas paling umum untuk asisten administrasi. Audiens yang menjadi pusat perhatian selalu bergantung pada ukuran perusahaan dan orientasi bisnisnya.

Dalam kasus perusahaan kecil yang secara langsung melayani publik, ada kemungkinan bahwa asisten administrasi harus menerima klien.

Ketika ini terjadi, pekerjaan mereka ditujukan untuk membimbing dan membantu mereka selama mereka tinggal di fasilitas perusahaan.

Di perusahaan besar, asisten administrasi harus menghadiri pengunjung lain sebagai mitra atau pemasok besar.

Dalam hal ini, misi mereka adalah untuk membimbing mereka dalam memenuhi agenda dan pertemuan mereka dengan manajemen atau bidang lain dari perusahaan.

4- Bantuan telepon dan virtual

Perhatian telepon dan virtual termasuk dalam kategori bantuan pengguna. Dalam hal bantuan telepon, orientasi klien dan mitra dimasukkan, serta organisasi dan administrasi agenda.

Ketika datang ke perhatian virtual, tugas-tugas tergantung pada saluran yang disediakan oleh perusahaan untuk layanan pelanggan atau manajemen informasi.

Dalam beberapa kasus ini adalah tentang mengelola email, merespons, meneruskan atau mengarsipkan pesan sesuai kebutuhan.

Dalam kasus lain, ketika saluran komunikasi virtual lebih beragam, tugas lain dapat dimasukkan, seperti perhatian kepada publik melalui sistem obrolan atau bahkan menjawab pertanyaan melalui jaringan sosial perusahaan..

Di perusahaan besar, biasanya ada personel yang secara khusus berfokus pada perhatian saluran komunikasi ini. Ketika perusahaan kecil, tugas ini biasanya diserahkan kepada asisten administrasi.

5- Administrasi agenda

Pengelolaan agenda biasanya merupakan salah satu tugas terpenting asisten administrasi.

Tanggung jawab ini termasuk menerima permintaan untuk janji temu dan rapat melalui telepon, secara langsung atau online, dan mengaturnya dalam agenda sesuai dengan kriteria yang ditentukan.

Ini juga termasuk menjadwalkan pertemuan di dalam dan di luar perusahaan, makan siang kerja dan perjalanan bisnis.

Dalam kasus-kasus terakhir ini, asisten juga bertanggung jawab untuk memesan penerbangan, hotel, restoran, atau ruang pertemuan jika diperlukan..

6- Akuntansi

Terkadang asisten administrasi bertanggung jawab untuk memantau dan mencatat pengeluaran yang terjadi di dalam perusahaan. Tugas-tugas ini bisa sederhana, seperti mencatat pengeluaran tertentu dalam spreadsheet.

Dalam beberapa kasus, asisten diminta memiliki pelatihan untuk pengembangan tugas yang lebih kompleks. Misalnya, tanggung jawab Anda dapat mencakup penyajian laporan akuntansi kepada manajemen.

Biasanya ini tergantung pada ukuran perusahaan. Perusahaan besar biasanya memiliki peran yang lebih khusus; dalam hal ini informasi akuntansi dikelola oleh seseorang yang disewa untuk tujuan itu.

Namun, salah satu keterampilan dasar untuk setiap asisten administrasi adalah domain perangkat lunak akuntansi kantor, seperti Microsoft Excel.

7- Manajemen teknologi

Pengelolaan sumber daya teknologi juga merupakan bagian dari fungsi asisten administrasi. Dalam hal ini, tanggung jawabnya adalah untuk menjamin bahwa semua alat yang diperlukan untuk operasi perusahaan beroperasi dengan baik.

Ini termasuk pembuatan salinan cadangan dari informasi yang terkandung dalam peralatan komputer dan pembaruan antivirus, di antara tugas-tugas lainnya.

Di sisi lain, itu termasuk administrasi peralatan seperti proyektor dan laptop.

Ini juga melibatkan peninjauan dan pemeliharaan peralatan yang diperlukan untuk pengembangan normal kegiatan yang berada di bawah tanggung jawab mereka.

Ini tidak berarti bahwa asisten administrasi harus memiliki pengetahuan teknis. Pekerjaannya terdiri khusus dalam mempekerjakan tenaga teknis yang melakukan pemeliharaan peralatan secara teratur untuk menghindari kemunduran.

Referensi

1. Bucky, J. (2017). Tugas Pekerjaan Sekretaris Eksekutif dan Asisten Administrasi. Diperoleh dari: thebalance.com
2. Pembangun Karier (2016). Bekerja sebagai asisten administrasi - Pilihan yang sangat baik untuk generalis. Diperoleh dari: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Apa yang Dilakukan oleh Asisten Administrasi Medis? Diperoleh dari: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Tugas seorang Asisten Administrasi. Diperoleh dari: study.com