7 Fungsi Administrator yang Paling Luar Biasa

itu fungsi seorang administrator itu adalah tugas yang dia lakukan dengan tujuan mencapai efisiensi dalam setiap proyek yang dia lakukan. Mereka harus mengarah pada peningkatan yang konstan dalam pengelolaan sumber daya, personel, peralatan, bahan, uang dan hubungan manusia.

Administrator bertanggung jawab untuk melakukan hal-hal yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis.

Menurut Peter Drucker, seorang sarjana administrasi, fungsi utama seorang administrator adalah untuk "mengarahkan sumber daya dan upaya organisasi menuju peluang yang akan memungkinkannya untuk mendapatkan hasil yang signifikan secara ekonomi".

Sementara itu, Profesor Henry Mintzberg menyatakan bahwa administrator mengendalikan, mengeksekusi, mengelola, menganalisis, berkomunikasi, menghubungkan, merencanakan, memimpin, bernegosiasi, memotivasi, dan membuat keputusan.

Ini berarti bahwa seorang administrator membutuhkan keterampilan teknis yang sangat solid, tetapi juga keterampilan antarpribadi yang memungkinkannya untuk mengambil alih kepemimpinannya secara memadai.

Dalam struktur organisasi, administrator biasanya berada dalam manajemen atau manajemen operasi bisnis.

7 fungsi utama administrator

Meskipun administrator menyesuaikan kegiatannya dengan sifat dan kebutuhan organisasi tempat ia bekerja, dapat dikatakan bahwa fungsi utamanya adalah:

1- Perencanaan

Ini adalah salah satu fungsi pertama dari seorang administrator, karena ia menyiratkan alasan tentang berbagai aspek pengoperasian ide bisnis.

Profesional ini harus merancang rencana berdasarkan informasi tentang lingkungan dan tujuan bisnis. Rencana-rencana ini harus berisi tujuan jangka pendek dan jangka panjang yang jelas.

Agar fungsi ini sepenuhnya dipenuhi, penting bagi administrator untuk terus memantau lingkungan, sehingga dapat dengan tepat menangkap peluang dan ancaman terhadap bisnis..

2- Organisasi

Fungsi ini melibatkan koordinasi upaya dan sumber daya perusahaan menuju satu atau beberapa tujuan kolektif.

Ini adalah tentang mengadaptasi struktur organisasi dan mengalokasikan sumber daya keuangan dan manusia sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

3- Representasi

Administrator dapat mewakili perusahaan dalam negosiasi dengan badan pengatur suatu negara, dan juga dalam urusan fiskal organisasi.

Selain itu, tanda tangan administrator sangat penting dalam operasi bisnis aset perusahaan.

Administrator dapat menjadi juru bicara organisasi sebelum media, untuk membahas masalah tertentu atas nama perusahaan.

Singkatnya, ini adalah kegiatan legal, seremonial dan simbolik atas nama organisasi. Beberapa dari mereka mungkin menandatangani dokumen resmi, melayani klien, pembeli dan kunjungan resmi, dan memimpin pertemuan dan upacara tertentu.

Meskipun mereka adalah tugas yang tampaknya sepele dan tidak melibatkan pengambilan keputusan, mereka penting untuk berfungsinya organisasi.

4 - Administrasi anggaran

Fungsi ini melekat pada posisi mereka dan berkaitan dengan tugas mengelola dan / atau mengelola anggaran perusahaan, mencari keuntungan terbesar dengan investasi optimal pada sumber daya keuangan, material, dan manusia..

Bahkan, administrator adalah orang yang melakukan transfer uang antara dan dari akun perusahaan.

Yaitu, orang yang memprogram dan mengotorisasi alokasi anggaran untuk setiap area dan / atau proyek perusahaan; memutuskan siapa yang menerima apa, dalam hal sumber daya manusia, keuangan dan waktu.

Dalam hal ini menangani prioritas, dan hadir dalam definisi kenaikan gaji dan dalam diskusi kontrak kolektif dalam kasus-kasus yang berlaku.

Administrator juga pengurus aset perusahaan. Ini berarti bahwa Anda bertanggung jawab untuk memutuskan kapan dan bagaimana membuang aset tersebut.

Ini juga berarti bahwa Anda bertanggung jawab secara pribadi dalam hal kehilangan atau kebangkrutan. Dan itu hadir dalam operasi investasi dan pembelian dan penjualan di mana perusahaan bertindak.

5- Akuntabilitas

Administrator harus bertanggung jawab kepada presiden dan pemegang saham perusahaan.

Ini juga melapor kepada badan pengawas untuk menjaga agar kinerja warga tetap mutakhir, mengingat bahwa ia adalah perwakilan hukum perusahaan.

Demikian pula, administrator mengumpulkan laporan dari berbagai alamat perusahaan, untuk mengkonsolidasikan semua data dalam satu dokumen yang mencerminkan kinerja bisnis.

6- Kepemimpinan

Administrator pada akhirnya harus mengarahkan dan mengawasi sekelompok orang yang mendukungnya dalam tugas-tugasnya.

Ini berarti bahwa orang yang mengasumsikan posisi itu harus memiliki keterampilan interpersonal yang memungkinkannya untuk berinteraksi secara positif dan efektif dengan karyawan di bawah komandonya..

Demikian juga, dan seperti pemimpin lainnya, Anda harus mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain.

Anda juga harus bersiap untuk mendengarkan, melatih, memotivasi dan mengevaluasi kinerja karyawan Anda.

Di sisi lain, administrator sering terlibat dalam perekrutan dan pelatihan staf.

Dalam hal ini, sangat penting bagi administrator untuk menyelaraskan kebutuhan individu karyawan dengan tujuan organisasi.

Kepemimpinan itu juga menyiratkan bahwa ia harus proaktif dalam hubungannya dengan cara-cara terbaik untuk memenuhi misinya.

Ini menyiratkan bahwa yang ideal adalah bagi administrator untuk mengambil peran kewirausahaan dan kreatif, mengusulkan cara-cara baru dan lebih baik bagi perusahaan untuk beroperasi.

7- Tautan atau komunikasi

Pekerjaan administrator juga akan berfungsi sebagai penghubung antara manajemen dan karyawan perusahaan lainnya.

Demikian juga, ia membangun jembatan antara organisasi dan para aktor di lingkungan eksternal, terutama dengan lembaga pemerintah.

Dengan kreditor dan pemasok perusahaan, hubungan harus hormat, profesional, dan ramah, sehingga administrator harus berhati-hati dalam pekerjaan ini..

Untuk memenuhi fungsi ini sepenuhnya, administrator harus membuat informasi yang relevan tersedia untuk semua orang yang terlibat dalam organisasi.

Demikian juga, harus menciptakan jaringan kontak yang relevan, luas dan beragam, dan harus mengembangkan dengan mereka sarana komunikasi yang paling relevan dan efektif, memastikan bahwa informasi yang disebarluaskan adalah tepat waktu dan dapat diandalkan mungkin..

Peran kepemimpinan yang dipegang oleh administrator memberikan kekuasaan sebagai penyebar informasi resmi di dalam perusahaan. 

Ketika karyawan merasa sulit untuk berkomunikasi satu sama lain, administrator membangun jembatan di antara mereka.

Yang terakhir ini juga berlaku jika terjadi konflik. Di sana peran pendamai dari administrator adalah kuncinya.

Singkatnya, administrator memenuhi fungsi-fungsi penting dalam suatu organisasi karena memberikan kontribusi untuk segala sesuatu dan semua orang dalam perusahaan berorientasi pada pencapaian tujuan bersama.

Referensi

1. Bass, Brian (s / f). Tugas seorang administrator. Diperoleh dari: smallbusiness.chron.com
2. Butler, Samuel (s / f). Fungsi administrator bisnis. Diperoleh dari: selvv.com
3. Gestiopolis (2001). Apa itu administrator? Apa yang dia lakukan Profil dan keterampilan Anda. Diperoleh dari: gestiopolis.com
4. Kirtland (2014). Tugas dan tanggung jawab umum administrator. Diperoleh dari: kirtland.edu
5. López, Ángel (2015). Fungsi Administrator. Diperoleh dari: angelfire.com
6. Rivero M (s / f). Administrator Bisnis Diperoleh dari: webyempresas.com.
7. Inggris Raya (2013). Tugas seorang administrator. Diperoleh dari: insolvencydirect.bis.gov.uk