Tahapan, tujuan, manfaat, dan contoh manajemen proyek



itu manajemen proyek adalah untuk mematuhi latihan memulai, merencanakan, melaksanakan, mengendalikan dan menutup pekerjaan tim untuk memenuhi alasan konkret keberhasilan dan mencapai tujuan spesifik pada waktu yang ditentukan. Oleh karena itu, aplikasi keterampilan, teknik, pengetahuan, dan alat untuk kegiatan program yang memenuhi persyaratan proyek.

Sebuah proyek adalah pekerjaan sementara yang dirancang untuk menghasilkan hasil, layanan atau produk yang unik, dengan awal dan akhir yang jelas, yang dilakukan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang luar biasa, untuk secara umum mencapai nilai tambah atau perubahan yang menguntungkan.

Kualitas sementara dari proyek tidak setuju dengan operasi rutin bisnis, yang iteratif sederhana, kegiatan semi permanen atau permanen, untuk menghasilkan layanan atau produk.

Tidak memiliki proses untuk mengelola proyek dapat mengakibatkan hilangnya waktu, kehilangan uang dan kinerja yang buruk.

Indeks

  • 1 Alat yang ampuh
  • 2 Fase
    • 2.1 Inisiasi
    • 2.2 Perencanaan
    • 2.3 Eksekusi
    • 2.4 Dokumentasi proyek
    • 2.5 Pemantauan dan kontrol
    • 2.6 Penutupan
  • 3 Tujuan
    • 3.1 Berhasil mengembangkan fase proyek
    • 3.2 Berkomunikasi secara efisien
    • 3.3. Mencapai tujuan utama proyek
    • 3.4 Menghasilkan proyek yang mengikuti tujuan klien
  • 4 Manfaat
    • 4.1 Efisiensi yang lebih besar dalam penyediaan layanan
    • 4.2 Kepuasan pelanggan
    • 4.3 Efektivitas yang lebih besar dalam penyediaan layanan
    • 4.4 Meningkatkan pertumbuhan dan pengembangan dalam tim
    • 4.5 Fleksibilitas yang lebih besar
    • 4.6 Peningkatan penilaian risiko
  • 5 Contoh
    • 5.1 American Airlines
    • 5.2 Royal Bank
  • 6 Referensi

Alat yang ampuh

Manajemen proyek adalah alat bisnis yang kuat yang dapat menawarkan banyak keuntungan bagi perusahaan dari semua ukuran. Memberikan proses, pedoman, dan juga teknik yang dapat diulang untuk membantu mengelola orang dan pekerjaan yang terlibat dalam proyek.

Ini dapat meningkatkan peluang keberhasilan dan membantu mewujudkan proyek secara konsisten, efisien, tepat waktu, dan sesuai anggaran.

Dengan menerapkan strategi manajemen proyek dasar, tujuan yang diinginkan akan tercapai dan tujuan tersebut akan dicapai dalam waktu dan domain biaya tertentu..

Hasil akhirnya adalah bahwa setiap orang akan menang, yang karenanya dapat menjadi manfaat terbaik dari semua untuk manajemen proyek.

Fase

Inisiasi

Tahap inisiasi menentukan sifat dan ruang lingkup proyek. Anda perlu memahami lingkungan bisnis dan juga memastikan bahwa kontrol yang diperlukan dimasukkan ke dalam proyek.

Dokumen inisiasi proyek adalah serangkaian brief yang digunakan untuk membuat peraturan selama proyek berlangsung. Ini termasuk:

- Usulan proyek: ide di balik proyek, tujuan umum, durasi.

- Lingkup proyek: arah dan pemantauan proyek.

- Struktur kerja terpilah: skala pekerjaan yang harus dilakukan, hingga tugas sehari-hari.

- Matriks penugasan tanggung jawab: peran dan tanggung jawab selaras dengan hasilnya.

- Analisis kebutuhan dan persyaratan bisnis terhadap sasaran yang terukur.

- Tinjau operasi saat ini.

- Piagam proyek, termasuk biaya, tugas, hasil, dan jadwal.

Perencanaan

Tujuan utamanya adalah merencanakan waktu, biaya, dan sumber daya secara tepat untuk memperkirakan pekerjaan yang diperlukan dan dengan demikian secara efektif mengelola risiko selama pelaksanaan proyek. Ini terdiri dari menentukan metodologi untuk mengikuti administrasi proyek.

- Identifikasi hasil kerja dan ciptakan struktur kerja yang rusak.

- Identifikasi kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan hasil ini dan dengan demikian menghubungkan kegiatan tersebut dengan urutan logis.

- Perkirakan kebutuhan sumber daya untuk kegiatan.

- Perkirakan waktu dan biaya kegiatan.

- Pengembangan jadwal dan anggaran.

- Perencanaan risiko.

- Dapatkan persetujuan resmi untuk mulai bekerja.

Eksekusi

Selama eksekusi, Anda harus tahu tenggat waktu yang direncanakan yang harus dijalankan. Fase pelaksanaan menjamin bahwa hasil dari rencana manajemen proyek dibuat sesuai.

Fase ini melibatkan alokasi, koordinasi dan manajemen sumber daya manusia yang memadai dan sumber daya lainnya, seperti materi dan anggaran. Hasil dari fase ini adalah hasil dari proyek.

Dokumentasi proyek

Untuk mempertahankan anggaran, ruang lingkup, keefektifan, dan juga kecepatan, suatu proyek harus memiliki dokumen fisik terkait dengan setiap tugas spesifik.

Dengan dokumentasi yang benar, mudah untuk melihat apakah persyaratan proyek dipenuhi atau tidak. Dokumentasi memberikan informasi tentang apa yang telah selesai untuk proyek itu.

Jika dilakukan dengan benar, dokumentasi dapat menjadi tulang punggung keberhasilan suatu proyek.

Pemantauan dan kontrol

Ini terdiri dari proses yang dilakukan untuk mengamati pelaksanaan proyek, untuk mengidentifikasi masalah potensial pada waktu yang tepat dan tindakan korektif dapat diambil bila perlu, untuk mengontrol pelaksanaan proyek.

Kinerja proyek diamati dan diukur untuk mengidentifikasi variasi dalam rencana manajemen proyek.

Ini juga memberikan umpan balik antara berbagai fase proyek, untuk menerapkan tindakan preventif atau korektif untuk mematuhi rencana manajemen proyek.

Penutupan

Ini berisi penyelesaian formal proyek dan penerimaannya. Kegiatan administrasi meliputi dokumentasi pelajaran yang dipetik. Ini terdiri dalam menyelesaikan semua kegiatan dari seluruh rangkaian proses untuk secara resmi menutup proyek.

Tinjauan pasca-eksekusi juga termasuk dalam fase ini. Ini adalah fase penting bagi tim proyek untuk belajar dari pengalaman dan menerapkannya dalam proyek masa depan.

Hal-hal yang bekerja dengan baik harus diamati dalam proyek dan hal-hal yang tidak berfungsi harus dianalisis untuk menghasilkan pelajaran yang dipetik.

Tujuan

Tujuan manajemen proyek adalah untuk melaksanakan proyek menyeluruh yang memenuhi tujuan klien.

Berhasil mengembangkan fase proyek

Sebuah proyek, terlepas dari ukurannya, umumnya melibatkan lima fase berbeda yang sama pentingnya: Inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan kontrol, penutupan.

Pengembangan dan eksekusi tanpa masalah dan tanpa gangguan dari semua fase sebelumnya menjamin keberhasilan suatu proyek.

Berkomunikasi secara efisien

Harus selalu diingat bahwa keberhasilan atau kegagalan suatu proyek sangat tergantung pada kerja tim. Karena itu, kunci sukses selalu kolaborasi.

Untuk tujuan ini, membangun komunikasi yang baik sangat penting. Di satu sisi, informasi harus diartikulasikan secara jelas dan lengkap, sehingga semua orang memahaminya sepenuhnya. Di sisi lain, Anda harus memiliki kemampuan untuk mendengarkan dan menerima komentar yang membangun.

Mencapai tujuan utama proyek

Tujuan utama proyek harus diselesaikan dalam perkiraan waktu, dengan kualitas yang diharapkan dan sesuai dengan anggaran.

Mengoptimalkan input yang diperlukan yang ditugaskan dan aplikasinya untuk memenuhi tujuan proyek yang telah ditetapkan adalah masalah di mana selalu ada ruang untuk perbaikan.

Semua proses dan prosedur dapat direformasi dan diperbarui untuk meningkatkan keberlanjutan suatu proyek dan juga untuk mengarahkan tim melalui proses perubahan strategis.

Menghasilkan proyek yang mengikuti tujuan klien

Ini bisa berarti bahwa visi klien perlu ditangani dan direformasi, atau dinegosiasikan dengan mereka dalam kaitannya dengan tujuan proyek, untuk mengubahnya menjadi tujuan yang layak..

Memuaskan harapan pelanggan dan membuatnya bahagia tidak hanya mengarah pada kolaborasi yang sukses, yang dapat membantu menghilangkan kejutan selama pelaksanaan proyek, tetapi juga menjamin keberlanjutan di masa depan.

Manfaat

Keuntungan utama manajemen proyek adalah membantu mengelola proyek secara efektif. Ini memungkinkan pemecahan masalah lebih cepat.

Efisiensi yang lebih besar dalam penyediaan layanan

Manajemen proyek menyediakan peta jalan yang mudah diikuti dan mengarah pada penyelesaian proyek. Setelah Anda tahu di mana harus menghindari lubang, logis untuk berpikir bahwa Anda akan bekerja lebih pintar dan lebih efisien.

Kepuasan pelanggan

Setiap kali proyek selesai tepat waktu dan di bawah anggaran, klien pergi dengan senang hati. Dan klien yang bahagia adalah seseorang yang akan melihat lagi.

Manajemen proyek cerdas menyediakan alat yang memungkinkan hubungan klien / administrator ini berlanjut.

Efektivitas yang lebih besar dalam penyediaan layanan

Strategi yang sama yang memungkinkan penyelesaian proyek yang berhasil juga akan melayani berkali-kali untuk proyek lain.

Meningkatkan pertumbuhan dan perkembangan dalam tim

Hasil positif tidak hanya menghasilkan rasa hormat, tetapi sering menginspirasi tim proyek untuk terus mencari cara untuk melakukan lebih efisien.

Fleksibilitas yang lebih besar

Mungkin salah satu manfaat terbesar dari manajemen proyek adalah memungkinkan fleksibilitas. Administrasi proyek yang aman memungkinkan untuk melacak strategi yang ingin Anda lakukan sehingga proyek selesai.

Namun, keindahan dari organisasi semacam itu adalah bahwa jika Anda menemukan jalan yang lebih cerdas untuk diambil, Anda dapat mengambilnya. Bagi banyak perusahaan kecil dan menengah, hanya ini yang sebanding dengan harga tiket masuk.

Peningkatan penilaian risiko

Ketika semua pemain disejajarkan dan strategi sudah ada, risiko potensial untuk ditampar.

Manajemen proyek memberikan bendera merah pada waktu yang tepat: sebelum mulai bekerja pada penyelesaian proyek.

Contohnya

American Airlines

Penggabungan American Airlines dengan US Airways menciptakan tumpang tindih dalam teknologi dan program. Mereka tahu bahwa spreadsheet tidak cukup untuk mengelola sumber daya dan proyek yang kompleks.

Untuk mendapatkan visibilitas ke prioritas divisi dan global yang lebih luas, mereka mulai menggunakan manajemen proyek untuk entri staf, manajemen sumber daya dan perencanaan kapasitas..

Akibatnya, maskapai ini beralih dari memanfaatkan pekerjaannya pada teknologi informasi dari 10% menjadi 20%. Ini setara dengan dampak positif bersih dari beberapa juta dolar dalam neraca.

Sekarang, mereka memiliki akses ke data yang lebih andal dan lebih baik untuk membuat keputusan penting tentang proyek dan sumber daya.

Royal Bank

Royal Bank of Scotland diperlukan untuk mengimplementasikan data yang konsisten dan andal untuk menginformasikan keputusan keuangan dan sumber daya. Oleh karena itu, mereka memilih manajemen proyek untuk meningkatkan konsistensi ini. Jadi mereka menghapus 35 sistem lawas, lebih dari 50 alat yang dikembangkan oleh pengguna dan ratusan spreadsheet.

Dengan data dalam berbagai format dan ratusan proyek yang dikelola oleh sistem yang berbeda, mereka ingin mengontrol data mereka untuk melihat total portofolio klien mereka dengan lebih jelas..

Dalam dua belas bulan mereka mampu memenuhi kasus bisnis mereka dan mencapai pengembalian investasi. Sepanjang jalan, mereka telah meningkatkan transparansi dan mengurangi biaya di setiap unit bisnis.

Referensi

  1. Wikipedia, ensiklopedia gratis (2019). Manajemen proyek Diambil dari: en.wikipedia.org.
  2. Institut Manajemen Proyek (2019). Apa itu Manajemen Proyek? Diambil dari: pmi.org.
  3. Clarizen (2018). Apa Tujuan dari Manajemen Proyek? Diambil dari: clarizen.com.
  4. Bisnis NI (2019). Keuntungan manajemen proyek. Diambil dari: nibusinessinfo.co.uk.
  5. Gary Picariello (2019). 10 Manfaat Utama Manajemen Proyek. Manajemen Proyek Hub Cerah. Diambil dari: brighthubpm.com.
  6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Contoh Manajemen Proyek Sukses Nyata di Dunia. Blog Planview. Diambil dari: blog.planview.com.