12 Fungsi Kantor Paling Penting Mendominasi

itu fungsi kantor yang mendominasi mereka adalah kegiatan administrasi yang disadari oleh personil perusahaan, organisasi atau lembaga, dan yang diperlukan untuk operasi yang sama. Jika dilakukan secara efisien, hasilnya akan jauh lebih baik daripada jika dilakukan dengan buruk.

Pekerjaan ini, biasanya, memiliki jadwal reguler dari Senin hingga Jumat yang dimulai pukul 8 atau 9 pagi. dan itu berlangsung hingga 4 atau 5 hal, meskipun ini bervariasi menurut negara atau wilayah.

Sebagian besar pekerjaan kantor memerlukan keterampilan dasar seperti: komunikasi lisan yang lancar, kemampuan untuk menulis, mengajukan dan beberapa pengalaman dengan peralatan kantor seperti komputer, mesin fotokopi, dll..

Tergantung pada tingkat posisi atau tanggung jawab yang diemban, diperlukan seseorang yang memiliki pendidikan tingkat teknik, universitas, atau keempat.

10 fungsi utama kantor yang mendominasi

1- Perencanaan

Ini adalah tugas pertama dan paling penting karena terdiri dalam mendefinisikan bagaimana metode dan struktur organisasi dapat berkontribusi pada rencana bisnis.

Ada alat teknologi yang membantu maka metode ini dapat terwujud dalam tugas-tugas yang didistribusikan di antara anggota tim, tetapi hanya perencanaan yang baik yang dapat menjamin bahwa semuanya akhirnya menambah tujuan bisnis..

Untuk perencanaan umum, visi bisnis yang jelas dan tingkat hierarki tertentu diperlukan dalam perusahaan, tetapi setiap anggota tim harus merencanakan pekerjaan mereka sehingga mereka dapat memenuhi tujuan dan tenggat waktu yang ditetapkan..

2- Transkripsi dan / atau penulisan laporan

Tugas yang setiap hari dilakukan oleh siapa yang bekerja di kantor adalah penulisan, dalam dukungan apa pun, laporan yang mendukung atau merinci fungsi mereka atau yang berfungsi untuk menjelaskan di antara kolega mereka detail (latar belakang, kemajuan, hasil, pro kontra, dll), dari proyek tertentu.

Tulisan-tulisan ini juga berfungsi sebagai catatan kegiatan organisasi tempat kantor itu berada, untuk audit atau tinjauan di masa depan.

3- Hadiri pertemuan

Mereka adalah pertemuan antara anggota tim kerja di mana ide tentang proyek saat ini dipertukarkan, proposal baru diekspos, presentasi, laporan atau laporan dibagikan.

Biasanya mereka memiliki tujuan menyelaraskan semua yang hadir dalam arah mencapai tujuan bersama, menugaskan peran, tugas dan tenggat waktu untuk masing-masing. Mereka juga berfungsi untuk memecahkan masalah yang mungkin muncul dalam pelaksanaan tugas.

Mereka cenderung memiliki frekuensi, durasi, dan dinamika yang sangat jelas. Juga, apa yang dibahas di dalamnya biasanya direkam dalam beberapa menit atau menit untuk pengarsipan.

4- Jadwalkan rapat

Ini adalah tentang mengkoordinasikan agenda semua orang yang seharusnya berada dalam pertemuan sedemikian rupa sehingga mereka dapat bertepatan di tempat dan waktu tertentu.

Ini adalah tugas yang sangat berat, jadi mengandalkan teknologi bisa menjadi ide yang bagus. Ada aplikasi, seperti ScheduleOnce, yang memungkinkan penjadwalan pertemuan secara otomatis, memungkinkan para tamu untuk melihat tanggal yang tersedia dan memilih jadwal yang sesuai dengan mereka..

5- Periksa email perusahaan

Ini adalah tugas yang bisa memakan waktu cukup lama. Laporan Adobe yang diterbitkan pada tahun 2016, yang dihasilkan dari survei yang dilakukan sendiri oleh lebih dari seribu pekerja, mengungkapkan bahwa kami menghabiskan rata-rata 20,5 jam setiap minggu, memeriksa email kantor kami.

Menyortir, membaca dan menanggapi email, adalah bentuk komunikasi yang sangat umum dan memungkinkan pertukaran file dan tayangan yang terkait dengan proyek atau proses organisasi apa pun.

Meskipun perusahaan terus mencari bentuk manajemen email yang lebih efisien, ada juga aplikasi seperti Label Cerdas Gmail..

Cara lain untuk merampingkan tugas ini adalah menggabungkan templat email standar, atau teks yang dapat dikirim dengan modifikasi minimal ke penerima yang berbeda dan dalam peluang yang berbeda..

6- Manajemen keuangan

Dalam tugas ini harus dijamin bahwa uang itu memenuhi siklus hidupnya dalam pembelian dan penjualan produk dan layanan; bahwa semua faktur dikirim, didaftarkan, dibayar dan dikirim. Tentu saja ada kantor di mana mereka hanya didedikasikan untuk ini.

Kegiatan ini juga termasuk memperbarui akun keuangan dan dokumen hukum sedemikian rupa sehingga tidak ada masalah dengan kerangka hukum yang menjadi perhatian organisasi..

7- Logistik

Fungsi ini menjamin bahwa semua barang yang terkait dengan pekerjaan perusahaan, diangkut ke dan dari gudang dan pelanggan. Ini juga termasuk membuat hubungan dengan pemasok untuk mendapatkan bahan baku untuk pembuatan produk baru.

Tujuan dari fungsi ini adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki segala yang diperlukan untuk menjaga produksi barang atau jasa yang dipasarkannya.

8- Hubungi perhatian

Di kantor ia juga diharuskan untuk menjawab telepon, karena itu merupakan alat komunikasi dengan pelanggan, pemasok dan antara rekan kerja. 

Meskipun tampaknya tugas yang sederhana, itu memerlukan protokol tertentu karena itu bisa menjadi suara yang diasosiasikan seseorang di luar perusahaan dengan gambar itu. Karena itu, penting untuk menghormati aturan sopan santun, mempertahankan nada kelembagaan, memoderasi volume suara dan kosakata yang digunakan.

Fakta penting lainnya, yang kadang-kadang diabaikan ketika menjalankan fungsi ini, adalah menuliskan sebanyak mungkin data orang di sisi lain telepon; Ini akan memberi makan basis data kontak perusahaan dan memungkinkan Anda untuk menindaklanjuti dengan benar masalah yang dibahas selama percakapan telepon.

9- Organisasi arsip

Sebagian besar tugas yang dijalankan di kantor menghasilkan beberapa dokumen: faktur, catatan, menit, menit, laporan penjualan, dll..

Dalam digital atau di atas kertas, itu adalah sejumlah informasi yang mengharuskan seseorang bertanggung jawab untuk membuat katalog, mengarsipkan, dan menjaganya sesuai dengan tingkat kepentingannya bagi bisnis..

Justru poin terakhir ini, yaitu perlindungan informasi, adalah masalah yang telah menjadi sakit kepala bagi banyak organisasi, sehingga semakin banyak alat, protokol dan prosedur muncul yang memberikan keamanan dalam pengarsipan dan transmisi informasi. data sensitif dalam suatu organisasi.

Dalam beberapa kasus, hard drive eksternal digunakan, sementara di yang lain ada server khusus untuk kasing ini atau platform penyimpanan di "cloud" seperti Microsoft OneDrive, Google Drive atau Apple iCloud.

10 - Distribusi surat perusahaan

Tugas yang, meskipun tidak memerlukan pelatihan akademik yang sangat tinggi, memang membutuhkan organisasi yang baik, tanggung jawab dan rasa urgensi, adalah distribusi korespondensi di dalam kantor.

Sebuah sketsa dari beberapa desain, kartu kredit yang dikirim bank, faktur dari pemasok atau surat tanggapan dari entitas pemerintah, adalah beberapa dokumen yang mungkin ditunggu karyawan mana pun dan di mana banyak proses lain mungkin bergantung. perusahaan.

11 - Layanan pelanggan

Fungsi ini untuk membantu pelanggan secara fisik dengan pertanyaan atau keluhan tentang produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.

12- Mencetak dan menyalin dokumen

Ini terdiri dari mencetak dokumen yang harus disimpan secara fisik atau membuat salinan dari mereka yang harus disimpan dalam rangkap dua atau dikirimkan kepada para pekerja perusahaan.

Referensi

1. Audra Bianca (s / f) Organisasi kantor & tip perencanaan. Diperoleh dari: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tugas kantor yang dapat dan harus diotomatisasi. Diperoleh dari: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Berapa jam hidup Anda di surel kerja? Coba kalkulator kami yang menyedihkan. Diperoleh dari: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Daftar Pekerjaan yang Bekerja di Kantor. Diperoleh dari: work.chron.com.
5. Apa yang dilakukan asisten kantor. Diperoleh dari learn.org.
6. Apa yang sebenarnya dilakukan orang dalam pekerjaan kantor. Diperoleh dari: reddit.com.