Karakteristik, jenis, elemen, keunggulan komunikasi tertulis



itu komunikasi tertulis itu semua jenis interaksi yang memanfaatkan kode tertulis. Meskipun didasarkan pada sistem linguistik yang sama dari oralitas, sifat-sifatnya berbeda. Jadi, tidak seperti yang lain, bentuk tulisannya sepenuhnya konvensional. Ini harus mengikuti pola yang ditentukan sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh bahasa.

Di sisi lain, komunikasi tertulis adalah bentuk komunikasi formal yang paling umum antara manusia, dan melakukan berbagai fungsi sosial. Di antara kegunaannya, sangat sering digunakan untuk mendokumentasikan berbagai jenis peristiwa dan untuk melakukan interaksi antarpribadi.

Selain itu, fitur lain yang paling relevan adalah tidak memerlukan keberadaan pengirim dan penerima dalam ruang dan waktu yang sama. Oleh karena itu, pesan diterima dalam bentuk ditangguhkan dan interaksi penulis (pengirim) dan pembaca (penerima) sangat terbatas.

Di sisi lain, komunikasi tertulis pada dasarnya adalah kegiatan kreatif yang membutuhkan upaya sadar. Upaya ini berasal dari rangsangan yang dihasilkan oleh pikiran.

Dalam hal ini berbeda dari yang oral, di mana mereka dikumpulkan secara eksternal oleh reseptor sensorik. Yang tertulis, di sisi lain, berasal dari aktivitas intelektual internal.

Indeks

  • 1 Karakteristik
    • 1.1 Penerimaan pesan yang ditangguhkan
    • 1.2 Siklus terbatas
    • 1.3 Sedikit ruang untuk redundansi
    • 1.4 Pra-perencanaan
  • 2 Jenis
    • 2.1 Memo
    • 2.2 Laporan
    • 2.3 Brosur
    • 2.4 Email
    • 2.5 Proposal
    • 2.6 Surat
    • 2.7 Telegram
    • 2.8 Faks
  • 3 Elemen komunikasi tertulis
  • 4 Keuntungan
    • 4.1 Keabadian dalam waktu
    • 4.2 Mekanisme kontrol
    • 4.3 Pelestarian
    • 4.4 Level reflektif yang lebih tinggi
    • 4.5. Lebih sedikit kemungkinan distorsi dan interpretasi
  • 5 Kekurangan
    • 5.1 Biaya
    • 5.2 Kemampuan untuk memahami secara efektif
    • 5.3 Umpan Balik
    • 5.4 Kesulitan mengekspresikan emosi  
    • 5.5 Kwitansi tertunda atau tidak pasti
    • 5.6 Kurang fleksibilitas
  • 6 Referensi

Fitur

Penerimaan pesan yang ditangguhkan

Salah satu karakteristik komunikasi tertulis adalah yang terkait dengan faktor waktu. Dalam situasi komunikasi tatap muka, pesan yang dikodekan dari pengirim diterima secara instan oleh penerima.

Tapi, dalam komunikasi tertulis selalu ada penundaan. Secara umum, tidak ada batasan waktu tetap untuk keterlambatan ini.

Siklus terbatas

Siklus komunikasi terdiri dari empat elemen komunikatif dasar: pengirim, pesan bersama dengan saluran komunikasi, penerima dan respons atau reaksi. Ketika penerimaan pesan ditunda, siklus komunikasi tertulis lebih terbatas.

Namun, karena kemajuan baru dalam komunikasi dan informasi, banyak saluran memungkinkan langkah terakhir dari siklus (umpan balik atau respons) diselesaikan hampir pada waktu yang sama seperti dalam komunikasi tatap muka. Contohnya adalah layanan pesan instan.

Sedikit ruang untuk redundansi

Catatan tertulis membatasi kemungkinan redundansi. Dalam komunikasi lisan, gerakan dan elemen paraverbal - seperti intonasi - mendukung bahasa verbal.

Ini tidak terjadi dalam komunikasi tertulis. Oleh karena itu, tingkat permintaan lebih tinggi, memaksa penerbit untuk menggunakan kata-kata dengan ketepatan yang lebih besar.

Padahal, komunikasi tertulis memiliki nilai sosial yang tinggi. Evaluasi ini berkurang dengan pengulangan kata-kata dan penggunaan pola sintaksis yang sama. Di sini orisinalitas dan bahkan inovasi formal menang.

Perencanaan sebelumnya

Secara umum, komunikasi tertulis bukan tindakan dadakan. Saat menulis, sering kali, serangkaian persyaratan atau persyaratan dipenuhi. Di antara mereka, jika komunikasi yang efektif dicari, perlu jelas tentang isi pesan secara keseluruhan dan artikulasi internalnya..

Untuk ini, penerbit harus memiliki skema organisasi teks. Ketika teks berlanjut, semua elemen pesan digabungkan hingga ide-ide yang relevan dengan makna.  

Jenis

Adapun jenis-jenis komunikasi tertulis, ada banyak bidang manusia yang beragam dan beragam. Dengan cara ini, setiap kali beberapa (telegram) menghilang dan yang lain muncul (misalnya, surel). Selanjutnya, hanya beberapa di antaranya yang akan dijelaskan.

Memo

Memo adalah sarana populer komunikasi tertulis internal di antara anggota organisasi. Ini adalah bentuk surat yang disingkat dengan bentuk kesopanan minimal dan akses langsung ke subjek pesan tertentu.

Dalam jenis komunikasi ini secara umum, ada format yang sudah ada. Aturan utama yang harus dipenuhi termasuk penulisan yang benar dan penghormatan pribadi dan hierarkis. Cara penulisan harus langsung dan tanpa keakraban apa pun.

Laporan

Laporan adalah jenis komunikasi tertulis lainnya. Mereka dapat digunakan untuk tujuan komersial, pendidikan, hukum atau ilmiah.

Bergantung pada sifat dan tujuan laporan, format yang sudah ada mungkin ada. Namun, secara umum, laporan harus memiliki pengantar singkat, tujuan utama dan hasil. 

Dalam beberapa kesempatan, grafik dan tabel dimasukkan untuk memfasilitasi pemahaman hasil. Dengan cara yang sama, banyak laporan berisi daftar rekomendasi.

Brosur

Brosur adalah publikasi di mana perusahaan menyajikan produk dan layanan mereka. Mereka juga diterbitkan untuk membantu perwakilan penjualan dalam kunjungan mereka ke klien.  

Perusahaan memproduksi brosur dalam berbagai bentuk dan ukuran. Beberapa brosur berukuran huruf, sementara yang lain dilipat dua atau tiga bagian.

Di sisi lain, mereka dicirikan dengan sangat berwarna dan dengan banyak gambar dalam produk atau layanan utama mereka. Teksnya sedikit dan dengan banyak ruang kosong sehingga buklet dapat dibaca dengan mudah.

Email

Email, pada saat ini, merupakan bentuk komunikasi yang sangat umum. Mereka digunakan untuk mengirim dokumen, mengatur pertemuan, mengkonfirmasi janji temu dan menghubungi kandidat pekerjaan. Selain itu, mereka dipekerjakan untuk menangani masalah pribadi.

Meskipun relatif informal, email harus mengikuti norma konvensional tertentu. Untuk tujuan tersebut, formatnya memberikan ruang bagi pengirim, penerima, subjek dan ruang di mana pesan harus ditulis.

Sekalipun digunakan untuk tujuan non-komersial, ada konvensi tertentu yang harus dihormati untuk menghindari reaksi negatif. Di antara mereka, kita dapat menyebutkan penulisan nama dan judul yang benar, penggunaan tanda baca yang tepat dan kesesuaian kalimat dan paragraf yang benar..

Proposal

Proposal adalah dokumen yang menggambarkan proyek masa depan. Ini biasanya hanya memiliki satu atau dua halaman. Termasuk biaya terkait dari setiap tugas spesifik proyek.

Biaya lain yang tidak langsung ke proyek dapat dimasukkan antara lain biaya cetak, surat dan ongkos kirim.

Surat

Surat-surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis tertua. Subjek surat dapat bersifat pribadi atau komersial. Sebelum kedatangan bentuk elektronik, ini adalah sarana komunikasi yang sangat populer. Seperti dalam email, formulir sederhana dan pesan singkat digunakan secara komersial.

Namun, surat-surat pribadi kurang menunjukkan konvensionalisme dalam tulisan mereka. Perawatan sopan santun sangat minim. Pengembangan tema itu nyaman antara pengirim dan penerima pesan. Jumlah halaman dibatasi oleh kapasitas keduanya. Secara progresif, ini telah digantikan oleh pesan elektronik.    

Telegram

Telegram adalah versi surat yang pendek dan sederhana. Di sini formula kesopanan dijaga agar tetap minimum dan terkadang dihilangkan. Teks pesan ditulis dengan menghilangkan jumlah kata terbanyak dan menjaga jumlah minimum yang masuk akal.

Demikian juga, bentuk kesopanan umumnya berupa formulir standar dan disingkat (Tuan untuk Tuan, Nyonya, untuk Nyonya dan yang serupa). Seperti dalam surat-suratnya, penggunaannya telah menurun dengan kemajuan media elektronik.

Faks

Ini adalah cara perintis mengirimkan pesan yang ditulis secara elektronik. Meskipun penulisan dan pembacaannya dilakukan pada kertas tertulis, pengirimannya dilakukan secara elektronik. Penggunaannya telah menurun karena meningkatnya penggunaan media elektronik.

Elemen komunikasi tertulis

Secara umum, dianggap bahwa tiga unsur utama komunikasi tertulis adalah struktur (bentuk konten), gaya (penulisan) dan konten (tema).

Sehubungan dengan struktur, ini membantu pembaca memahami topik. Karena itu disarankan untuk memperjelas tujuan sebelum mulai menulis.

Sehubungan dengan gaya, ini terkait dengan penerbit pada contoh pertama. Namun, penting juga untuk memperhitungkan kemungkinan penerima materi tertulis. Terkadang, penggunaan kalimat atau paragraf pendek diperlukan, dengan kosa kata sederhana. Terkadang, pesannya harus sedikit lebih panjang dan rumit.

Akhirnya, mengenai subjek, ini bisa beragam. Semua bidang interaksi manusia dapat menjadi objek komunikasi tertulis. Ini termasuk dari subjek ilmiah hingga pribadi, melalui undang-undang dan prosedur.

Keuntungan

Permanen dalam waktu

Komunikasi tertulis adalah sarana informasi permanen. Oleh karena itu, berguna ketika menyimpan catatan diperlukan. Dengan cara yang sama, sangat penting dalam pendelegasian tanggung jawab yang benar dan dalam penetapan norma dan prosedur. Di sisi lain, ini memungkinkan kueri pesan yang berulang.

Mekanisme kontrol

Berkat kemungkinan permanen dalam waktu, komunikasi tertulis sangat ideal sebagai alat kontrol. Lembar kontrol atau hasil, undang-undang, perjanjian, antara lain, adalah dokumen yang paling sering diproses melalui mode komunikasi ini.

Pelestarian

Komunikasi tertulis memiliki tingkat pelestarian yang tinggi. Ini memungkinkannya aman dan tahan lama. Kemajuan teknologi telah membuat sarana pelestarian informasi menjadi mungkin. Namun, sampai sekarang, dokumen yang ditulis dalam aslinya tetap menjadi bukti akhir keberadaan dan orisinalitasnya.

Tingkat reflektif yang lebih tinggi

Orang yang menggunakan media ini secara efisien merefleksikan sebelum menulis. Tindakan menulis pesan selalu didahului oleh proses berpikir dan mendefinisikan apa yang ingin Anda ungkapkan. Bahkan menulis itu sendiri adalah proses refleksi. Oleh karena itu, mode komunikasi ini sangat ideal untuk akurasi dan presisi pengiriman.

Lebih sedikit kemungkinan distorsi dan interpretasi

Dalam pesan yang dikirimkan melalui komunikasi tertulis, ada sedikit kemungkinan distorsi. Dalam sistem komunikasi ini, informasi tersebut terdaftar secara permanen dan dapat diverifikasi kapan saja. Dengan demikian, ada sedikit kemungkinan distorsi atau perubahan informasi.

Di sisi lain, ada sedikit kesempatan untuk salah menafsirkan pesan. Jika ada keraguan, pesan dapat dibaca ulang sebanyak yang diperlukan sampai pemahaman penuh tercapai.

Demikian juga, kecepatan membaca atau membaca ulang dapat disesuaikan dengan tingkat pemahaman penerima pesan. Dengan cara ini, dapat dijamin bahwa jika pengirim dan penerima menangani kode yang sama, pesan akan tiba sesuai dengan yang diinginkan..

Kekurangan

Biaya

Komunikasi tertulis tidak ekonomis. Ada biaya yang terkait dengan bahan (kertas dan tinta, antara lain) dan tenaga kerja yang digunakan untuk menulis dan mengantarkan tulisan. Biaya-biaya ini dapat meningkat tergantung pada jarak fisik antara pengirim dan penerima.

Kemampuan untuk memahami secara efektif

Penggunaan komunikasi tertulis layak untuk keterampilan dan kompetensi hebat dalam penggunaan bahasa dan kosa kata. Kurangnya keterampilan menulis dan kualitas teks yang buruk memiliki dampak negatif pada pesan dan menempatkan pemahaman efektif mereka pada risiko.

Umpan balik

Umpan balik pesan dalam komunikasi tertulis tidak langsung. Dalam jenis komunikasi ini, proses encoding dan decoding lambat.

Bergantung pada kode yang digunakan, pemahaman mungkin membutuhkan waktu lebih lama dari yang diinginkan. Dalam hal apa pun, umpan balik ada pada kenyamanan penerima pesan, bukan penerbit.

Kesulitan mengekspresikan emosi  

Menjadi media reflektif, lebih sulit untuk mengekspresikan emosi dalam komunikasi tertulis. Bahkan, penyair dan seniman yang menggunakan media ini untuk mengekspresikan keindahan dan emosi, menggunakan teknik yang sulit digunakan. Terkadang mereka berhasil, tetapi pada orang lain mereka tidak memenuhi tujuan mentransmisikan emosi artis.

Jenis komunikasi ini dikenal sebagai dingin, impersonal dan kontras dengan bentuk komunikasi lain yang dapat mencakup fitur verbal dan gestural. Untuk alasan ini digunakan lebih sering dalam transmisi informasi di mana keakuratan fakta penting.

Kwitansi tertunda atau tidak pasti

Metode komunikasi tertulis menghalangi konfirmasi segera penerimaan pesan. Dalam beberapa kasus, bahkan, tidak mungkin untuk menentukan apakah pesan tersebut mencapai penerima yang dimaksud.

Kurangnya fleksibilitas

Kurangnya fleksibilitas adalah satu lagi kelemahan komunikasi tertulis. Setelah pesan asli dikeluarkan, tidak ada kemungkinan koreksi konten yang cepat.

Setiap perubahan yang diperlukan harus dijamin oleh penerima pesan. Demikian juga, setiap koreksi yang dilakukan, bahkan sebagian, mempengaruhi keseluruhan pesan.

Referensi

  1. Inc. (s / f). Komunikasi Tertulis Diambil dari inc.com.
  2. Sehgal, M. K. (2008). Komunikasi Bisnis New Delhi: Excel Books India.
  3. Cabrera, A. dan Pelayo, N. (2001). Bahasa dan komunikasi Caracas: Nasional.
  4. Bolaños, B. (1996). Komunikasi tertulis. San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, 26 September). Jenis-jenis Komunikasi Bisnis Tertulis. Diambil dari bizfluent.com.
  6. Sckool (2017, 07 Februari). Tiga elemen utama komunikasi tertulis. Diambil dari sckool.org.   
  7. MSG (s / f). Komunikasi Tertulis - Makna, Keuntungan dan Kerugian. Diambil dari managementstudyguide.com.
  8. Komunikasi bisnis. (s / f). Keuntungan dan kerugian dari komunikasi tertulis. Diambil dari thebusinesscommunication.com.
  9. Komunikasi bisnis. (s / f). Kerugian dari Komunikasi Tertulis dalam Bisnis. Diambil dari bizcommunicationcoach.com.