10 Karakteristik Surat Formal Paling Penting

Surat formal adalah komunikasi tertulis antara dua orang yang mungkin saling kenal atau tidak, tetapi dalam hal apa pun memiliki hubungan yang jauh dan saling menghormati yang memaksa mereka untuk mempertahankan bahasa formal.

Orang yang menulis surat itu disebut penerima atau penerbit; yang menerimanya adalah penerima atau penerima. Surat formal biasanya digunakan untuk komunikasi antara perusahaan, lembaga berpangkat tinggi dan entitas pemerintah, antara lain..

Ini juga digunakan untuk berpartisipasi dalam pemberian hadiah internasional, penunjukan publik atau pengakuan.

Dalam surat-surat formal, bahasa sehari-hari, keakraban, idiom dan tuteo harus dikesampingkan sepenuhnya. Formula sopan santun yang diterima secara universal harus ada dan harus memenuhi struktur yang telah ditentukan.

Dengan yang sangat formal, surat jenis ini harus ditulis tangan atau dicetak di atas kertas dan dikirim dalam amplop tertutup kepada penerima, meskipun benar bahwa di era digital saat ini, struktur komunikasi surat resmi yang digunakan dikirim ke melalui e-mail. Namun, yang terakhir ini tidak umum dan tidak dianjurkan.

10 karakteristik utama dari surat formal

1- Bahasa formal

Bahasa formal membutuhkan penggunaan kosa kata yang benar dan tata bahasa dan ejaan yang sempurna. Perawatan harus jauh dan hormat.

Perlakuan pengirim terhadap penerima harus menjadi milik Anda; tidak boleh diajari, terlepas dari usia atau kisaran penerima, atau apakah itu diketahui atau tidak oleh pengirim.

Meskipun bahasanya harus sopan, ini tidak berarti bahwa kebaikan dan kesopanan harus dikesampingkan..

2- Niat nyata

Tidak ada surat formal yang ditulis tanpa maksud dan tujuan yang jelas. Dengan jenis huruf ini dimaksudkan untuk mengkomunikasikan sesuatu kepada penerima atau meminta informasi yang diminta pengirim.

Dalam setiap kasus, ia berusaha mengesankan penerima dengan positif dan membuatnya lebih disukai sehingga aliran komunikasi berlanjut sampai tujuan pengirim tercapai. Informasi yang diberikan harus sejelas dan selengkap mungkin.

3- Panjangnya

Surat formal biasanya pendek dan spesifik, menunjuk langsung ke tujuan, setelah aturan salam dan kesopanan yang sesuai.

Seperti yang biasanya terjadi dalam institusi, bisnis, pemerintahan atau antara dua orang yang tidak memiliki hubungan dekat, tidak masuk akal untuk berjalan di sekitar cabang, ngelantur atau menjelaskan masalah yang tidak sentral. Dengan cara ini, umumnya surat formal tidak boleh lebih dari 2 halaman.

4- Header

Surat resmi harus ditulis dalam dokumen resmi entitas atau orang yang menulisnya. Biasanya dilakukan pada kop surat di mana hanya nama lembaga atau pengirim yang dapat muncul, meskipun itu juga dapat mencakup alamat yang sama..

Setelah ini tanggal akan muncul, didahului oleh tempat (kota) tempat Anda menulis.

Lebih pintar menulis tanggal tanpa singkatan, yaitu bulan yang ditulis dengan huruf dan tahun dengan empat angka. Harus disejajarkan ke kanan lembar.

5- Perawatan dan salam

Perawatan harus formal dan harus mencakup posisi, profesi, atau rentang penerima. Misalnya: Presiden, Dokter, Profesor, Umum, dll., Diikuti atau tidak dengan nama keluarga. Hindari salam dengan nama depan, nama panggilan, atau nama panggilan.

Ketika penerima adalah pasangan, Anda harus memperlakukan diri Anda sebagai Tuan dan Nyonya. Para deputi dan senator diperlakukan sebagai "Terhormat" di beberapa negara, di negara lain mereka bisa menjadi "Dewa Mulia".

Hal yang sama terjadi dengan posisi pemerintah lain atau gelar bangsawan, sehingga penting untuk mengetahui protokol masing-masing negara.

Jika Anda tidak mengenal penerima tertentu, Anda dapat menggunakan rumus tidak pribadi seperti "Kepada siapa pun yang berkepentingan" atau hanya "Dear Sir" atau "Dear Madam".

Untuk salam, Anda harus menambahkan beberapa aturan kesopanan seperti "Yang Terhormat", "Dihormati", dll. Formulir "Dear Sir" juga digunakan sebagai salam resmi.

6- Tubuh

Isi dari surat itu juga harus dimulai dengan aturan sopan santun sebagai: "Melalui ini ..." "Saya menulis kepada Anda ...", "Sangat hormat, Saya menulis kepada Anda pada kesempatan ...", "Melayani ini untuk ... "atau beberapa protokol sedikit kurang sebagai" Pertama Hormat ... ".

Surat itu harus memiliki paragraf pendek dan terstruktur dengan baik. Pesannya harus tepat, konkret, dan tidak ambigu.

Jika ini permintaan, itu harus dilakukan secara langsung; jika ini adalah surat yang informatif, Anda harus langsung ke intinya. Selalu ingat bahwa penerima adalah orang yang sibuk yang tidak ingin membuang waktu dengan pidato yang tidak perlu atau sulit dimengerti.

7- Perpisahan

Perpisahan untuk mengumpulkan ide sentral dari surat itu, memperkuat tujuan dan mempromosikan tindakan yang pengirim mengharapkan penerima ( "Aku tetap menunggu jawaban mereka," "Saya harap informasi ini membantu," dll).

Penutupan paling umum untuk surat-surat resmi adalah "Hormat" atau "Salam hormat," lebih memilih bentuk-bentuk lebih bahasa sehari-hari seperti "Salam", "Salam", "A pelukan," dll.

Setelah ini, Anda harus menempatkan tanda tangan tercetak (nama depan dan belakang dalam huruf besar) dan tanda tangan pengirim. T

LSO harus mencakup posisi atau peringkat yang menunjukkan pengirim, yaitu "Dr.", "Ing.", "Prof." diikuti dengan nama dan atas tuduhan baris terpisah "Ketua Komite Evaluasi", "Duta Besar Argentina "" Sekretaris Jenderal", dll.

8- Informasi lainnya

Di bagian bawah surat itu dan kemudian tanda tangan dapat dimasukkan, jika perlu, menjelaskan lampiran atau nama-nama orang yang menerima salinan surat (ditandai dengan singkatan "Cc").

Di bawah dan akhirnya, inisial dari orang yang mendiktekan surat itu, yaitu pengirim yang tepat (dalam huruf kapital) dan orang-orang dari yang menyalinnya (dalam huruf kecil) dapat dimasukkan, seperti yang ditunjukkan:.

Menjadi surat yang sebelumnya dianggap, penggunaan postscript tidak dianjurkan dalam hal yang sama.

9- Amplop

Setiap surat formal harus dikirim ke dalam amplop, bahkan jika pengirim dan penerima berada di dalam gedung yang sama (misalnya, komunikasi antara departemen dari lembaga yang sama).

Amplop harus dari ukuran sesuai dengan apa yang akan dikandungnya, sehingga tidak menjadi terlalu besar. Surat harus dilipat sesedikit mungkin (maksimum 2 hingga 4 kali), karena kertas yang hampir utuh dengan terlalu banyak lipatan jauh lebih elegan.

Nama dan data penerima selalu diletakkan di bagian depan amplop dan di tengahnya. Nama dan data pengirim dapat di bagian belakang dan penutup amplop atau di bagian depan, atas dan kiri amplop.

Kuadran kanan atas bagian depan amplop selalu dicadangkan untuk prangko atau prangko.

Itu harus ditutup dengan hati-hati tetapi tegas untuk menjamin konten yang tidak dapat diganggu gugat. Dalam beberapa kasus sangat protokol atau elegan, dapat disegel dengan lilin penyegel.

10- Jawabannya

Setiap surat resmi harus memiliki jawaban. Hal yang sama harus cepat, singkat dan menjaga garis besar yang sama dari surat resmi yang diterima.

Surat resmi tanpa tanggapan dianggap tindakan tidak sopan dan tidak sopan oleh penerima yang dapat menyebabkan efek yang benar-benar berlawanan dengan tujuan yang awalnya dikejar.

Referensi

1. Surat formal Diperoleh dari es.wikipedia.org
2. 10 Karakteristik Surat Formal dan Informal. Dipulihkan dari características.co
3. Surat dan elemen-elemennya. Dipulihkan dari portaleducativo.net
4. Karakteristik surat formal. Dipulihkan dari clubensayos.com
5. Karakteristik dan fungsi surat formal. Diperoleh dari estudiaraprender.com