Rekayasa ulang proses tipe, model, fase dan contoh



itu proses rekayasa ulang adalah strategi manajemen bisnis yang berfokus pada analisis alur kerja dan proses bisnis organisasi, untuk mencapai peningkatan substansial dalam kinerja, produktivitas, dan kualitas.

Ini adalah praktik memikirkan kembali dan mendesain ulang cara di mana pekerjaan dilakukan, untuk lebih mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya. Proses bisnis mengacu pada serangkaian tugas atau kegiatan yang saling berhubungan yang dilakukan untuk mencapai hasil tertentu.

Ini dimulai dengan evaluasi tingkat tinggi dari misi organisasi, tujuan strategis dan kebutuhan klien. Pertanyaan mendasar diajukan, seperti Apakah Anda perlu mendefinisikan ulang misi? Apakah tujuan strategis selaras dengan misi? Siapa pelanggannya??

Suatu perusahaan mungkin menemukan bahwa ia beroperasi berdasarkan asumsi yang dipertanyakan, khususnya dalam hal kebutuhan dan keinginan pelanggannya. Hanya setelah organisasi mempertimbangkan kembali apa yang harus dilakukan, ia memutuskan bagaimana melakukannya dengan lebih baik.

Indeks

  • 1 Fokus pada proses
  • 2 Jenis
    • 2.1 Rekayasa ulang untuk peningkatan biaya
    • 2.2 Rekayasa ulang agar lebih kompetitif
    • 2.3 Rekayasa ulang untuk titik inovasi radikal
  • 3 Model
    • 3.1 model ADKAR
    • 3.2 Model transisi jembatan
  • 4 Fase
    • 4.1 Identifikasi dan komunikasikan kebutuhan akan perubahan
    • 4.2 Kumpulkan tim ahli
    • 4.3 Temukan proses yang tidak efisien dan tentukan indikator kinerja utama (KPI)
    • 4.4 Mendesain ulang proses dan membandingkan KPI
  • 5 Contoh
    • 5.1 Ford Motors
    • 5.2 Taco Bell
  • 6 Kelebihan dan kekurangan
    • 6.1 -Keuntungan
    • 6.2-Kerugian
  • 7 Referensi

Fokus pada proses

Dalam kerangka evaluasi dasar misi dan tujuan, rekayasa ulang berfokus pada proses organisasi, langkah-langkah dan prosedur yang mengatur cara sumber daya digunakan untuk membuat produk dan layanan yang memenuhi kebutuhan pelanggan. atau pasar khususnya.

Reengineering mengidentifikasi, menganalisis, dan mendesain ulang proses bisnis inti suatu organisasi dengan tujuan mencapai peningkatan dramatis dalam ukuran kinerja penting, seperti biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan.

Teknologi informasi dianggap bertindak sebagai fasilitator untuk menciptakan bentuk organisasi dan kolaborasi baru, daripada mendukung fungsi bisnis yang ada.

Rekayasa ulang proses berasal dari berbagai disiplin ilmu, dan empat bidang utama dapat diidentifikasi, yang dapat berubah: organisasi, teknologi, strategi dan orang-orang. Visi proses digunakan sebagai kerangka kerja umum untuk mempertimbangkan bidang-bidang ini.

Jenis

Ada tiga jenis rekayasa ulang proses yang dapat dimulai oleh perusahaan mana pun:

Rekayasa ulang untuk peningkatan biaya

Jenis rekayasa ulang ini dapat menyebabkan perusahaan mengalami pengurangan luar biasa dalam biaya proses yang tidak mendasar, baik dengan secara radikal mengubah proses ini, atau bahkan menghilangkannya sama sekali..

Ini jauh melampaui apa yang dapat dicapai dengan upaya biasa yang dilakukan untuk mengurangi biaya.

Rekayasa ulang agar lebih kompetitif

Dengan upaya rekayasa ulang jenis ini, ia berusaha untuk memperdalam dalam proses utama yang dihasilkan dalam bisnis.

Ini dimaksudkan untuk menjadi yang terbaik dari jenisnya, di tingkat kelas dunia, sambil mencapai kesetaraan kompetitif dengan perusahaan yang di masa lalu menetapkan aturan dan menetapkan standar industri..

Rekayasa ulang untuk titik inovasi radikal

Jenis rekayasa ulang ini berupaya menemukan dan membuat titik radikal inovasi, mengubah aturan yang ada, dan menetapkan definisi baru terbaik di kelasnya untuk semua perusahaan yang berusaha menjadi satu..

Model

Model ADKAR

Model ini berfokus pada elemen perubahan orang, khususnya bagaimana memastikan bahwa karyawan yang terlibat mendukung dan percaya pada perubahan.

Setelah melakukan ini, model bergerak untuk melihat dimensi bisnis, dengan fokus mengidentifikasi kebutuhan untuk perubahan, tujuan yang harus dipenuhi, cara mereka akan mencapai tujuan ini dan skala waktu di mana mereka akan selesai..

Baik dimensi bisnis maupun pribadi harus dijaga dengan rajin untuk menerapkan strategi perubahan yang berhasil. Ada lima langkah kunci untuk memastikan dukungan karyawan.

Kesadaran

Karyawan harus mengetahui dengan tepat perubahan apa yang terjadi dan mengapa itu perlu. Jika karyawan tidak menyadari hal-hal ini, mereka dapat kehilangan motivasi dan arahan dalam strategi.

Manajemen memiliki peran penting untuk memastikan bahwa karyawan sepenuhnya menyadari setiap elemen dari proses perubahan.

Keinginan

Dukungan dari strategi perubahan harus datang secara alami dari karyawan. Alih-alih memaksakan perubahan pada karyawan, termasuk mereka dalam visi dan pengembangan proyek akan memastikan dukungan mereka untuk hasil akhir.

Pengetahuan

Reengineering kemungkinan akan membawa perubahan dalam rutinitas dan keterampilan karyawan, serta perubahan umum dalam organisasi.

Untuk alasan ini, karyawan harus menerima dukungan penuh untuk memperoleh dan mengembangkan keterampilan ini.

Ketrampilan

Pengetahuan ini harus dikembangkan, tetapi itu hanya bisa terjadi jika individu memiliki kemampuan yang diperlukan.

Penguatan

Proses perubahan dan penghargaan bagi individu yang mengubah metode mereka harus diperkuat setelah perubahan itu terjadi. Ini memastikan bahwa karyawan menolak godaan untuk kembali ke kebiasaan lama.

Model transisi jembatan

Kekuatan utama dari model ini adalah bahwa ia berfokus pada transisi, bukan perubahan. Perbedaan antara ini halus, tetapi penting.

Perubahan adalah sesuatu yang terjadi pada orang, bahkan jika mereka tidak setuju dengannya. Di sisi lain, transisi adalah apa yang terjadi di benak orang ketika mereka mengalami perubahan.

Perubahan dapat terjadi dengan sangat cepat, sedangkan transisi biasanya terjadi lebih lambat.

Model ini menyoroti tiga tahap transisi yang dilalui orang ketika mereka mengalami perubahan. Ini adalah:

- Pengakhiran, kehilangan dan melepaskan.

- Zona netral.

- Awal baru.

Bridges mengatakan bahwa orang-orang melewati setiap tahap dengan langkah mereka sendiri. Misalnya, mereka yang nyaman dengan perubahan mungkin akan bergerak cepat ke tahap ketiga, sementara yang lain akan tetap di tahap pertama atau kedua.

Fase

Reengineering proses bisnis bukanlah tugas yang mudah. Kecuali jika berhasil menyelesaikan masing-masing fase, upaya perubahan mungkin gagal.

Identifikasi dan komunikasikan kebutuhan akan perubahan

Investigasi harus dilakukan. Proses apa yang mungkin tidak berhasil? Apakah persaingan lebih baik atau lebih buruk daripada perusahaan dalam beberapa aspek?

Setelah memiliki semua informasi, rencana yang sangat lengkap harus disusun, dengan partisipasi para pemimpin dari berbagai departemen.

Manajemen harus memainkan peran penjual. Ini harus menyampaikan visi perubahan yang hebat dan menunjukkan bagaimana hal itu akan berdampak positif bahkan kepada karyawan yang berperingkat paling rendah sekalipun.

Kumpulkan tim ahli

Seperti halnya proyek lain, rekayasa ulang proses membutuhkan tim yang terdiri dari orang-orang yang sangat terlatih dan termotivasi yang akan melakukan langkah-langkah yang diperlukan. Dalam kebanyakan kasus, tim terdiri dari:

Manajer Senior

Ketika datang untuk membuat perubahan besar, Anda membutuhkan pengawasan seseorang yang dapat membuat keputusan dan siapa yang harus dihubungi secara langsung.

Manajer Operasi

Anda akan membutuhkan seseorang yang mengetahui komplikasi dari proses tersebut. Di sana manajer operasi melakukan intervensi, karena telah bekerja dengan proses dan mampu berkontribusi dengan pengetahuannya yang luas.

Pakar rekayasa ulang

Insinyur yang tepat akan dibutuhkan. Proses rekayasa ulang mungkin membutuhkan pengalaman di beberapa bidang yang berbeda, dari TI hingga manufaktur.

Temukan proses yang tidak efisien dan tentukan indikator kinerja utama (KPI)

KPI yang benar harus ditentukan. KPI biasanya bervariasi sesuai dengan proses yang dioptimalkan.

Maka proses harus diikuti secara individual. Cara termudah untuk melakukan ini adalah dengan memetakan proses bisnis.

Akan jauh lebih mudah jika Anda memiliki semuanya secara tertulis langkah demi langkah. Di sinilah manajer operasional berguna, karena memudahkan untuk mendefinisikan dan menganalisis proses.

Cara paling dasar untuk bekerja dengan proses adalah melalui diagram alir. Ambil pensil dan kertas dan catat proses langkah demi langkah.

Jika Anda memiliki lebih banyak pengetahuan tentang teknologi, penggunaan perangkat lunak untuk analisis proses dapat membuat segalanya lebih mudah.

Mendesain ulang proses dan membandingkan KPI

Ketika Anda sampai pada titik ini, tidak banyak yang bisa ditambahkan. Yang harus kita lakukan sekarang adalah terus menerapkan teori-teori tersebut dan melihat bagaimana KPI dipertahankan.

Jika KPI menunjukkan bahwa solusi baru berfungsi lebih baik, Anda dapat mulai mengukur solusi secara perlahan, menerapkannya dalam proses perusahaan yang semakin banyak.

Contohnya

Ford Motors

Pada 1980-an, industri otomotif Amerika mengalami resesi. Berusaha mengurangi biaya, Ford memutuskan untuk menganalisis secara mendalam proses bisnis beberapa departemennya, berusaha menemukan proses yang tidak efisien.

Mereka memperhatikan bahwa lebih dari 500 orang bekerja di departemen akuntansi. Sebagai perbandingan, sekitar 100 orang bekerja di departemen yang sama dengan pesaing mereka, Mazda.

Meskipun Ford adalah perusahaan yang lebih besar, tujuan terukur ditetapkan, yaitu untuk mengurangi jumlah karyawan di departemen menjadi hanya 200 orang.

Mereka meluncurkan inisiatif rekayasa ulang proses untuk mencari tahu mengapa departemen memiliki begitu banyak staf. Mereka menganalisis sistem saat ini dan menemukan bahwa itu bekerja dengan cara berikut:

- Ketika departemen pembelian menulis pesanan pembelian, ia mengirim salinan ke departemen hutang.

- Kemudian, departemen kontrol material menerima barang dan mengirim salinan dokumen terkait dengan hutang dagang.

- Pada saat yang sama, pemasok mengirim tanda terima untuk barang-barang yang dikirim ke hutang dagang.

Proses yang benar-benar baru

Karyawan yang harus dibayar harus menghubungkan tiga pesanan, dan ketika memasangkannya, ia mengeluarkan pembayaran secara manual. Proses ini membutuhkan banyak tenaga kerja di departemen.

Alih-alih membuat perubahan kecil, Ford mengembangkan proses yang sama sekali baru. Teknologi informasi memainkan peran penting dalam proses baru ini.

Mereka mengembangkan basis data di mana pemberitahuan dikirimkan ketika departemen pembelian telah melakukan pemesanan.

Ketika materi dikirim, seorang petugas toko memasukkannya ke dalam komputer. Dengan cara ini dia bisa memverifikasi segera jika bahan yang dikirim sudah dalam urutan, sehingga mereka akan dibayar secara otomatis setelahnya.

Dengan cara ini, dihilangkan sepenuhnya bahwa karyawan yang terutang berusaha untuk mencocokkan pesanan, mengurangi jumlah karyawan administrasi hingga 75%.

Taco Bell

Taco Bell memulai kembali bisnisnya, lebih fokus pada aspek layanan dan memusatkan area manufakturnya.

Dengan terciptanya program K-Minus, sekarang daging, jagung, kacang, selada, keju, dan tomat untuk restoran mereka disiapkan di luar restoran. Di restoran, hanya bahan-bahan yang disiapkan ini yang dirakit ketika klien memintanya.

Beberapa keberhasilan dari cara kerja yang baru ini adalah motivasi karyawan yang lebih besar, kontrol kualitas yang lebih baik, kecelakaan yang lebih sedikit, penghematan yang lebih besar dan lebih banyak waktu untuk fokus pada layanan pelanggan.

Keuntungan dan kerugian

-Keuntungan

Kurangi biaya dan waktu siklus

Rekayasa ulang proses mengurangi biaya dan waktu siklus dengan menghilangkan kegiatan tidak produktif dan karyawan yang melakukannya.

Reorganisasi tim mengurangi kebutuhan akan berbagai tingkat administrasi, mempercepat arus informasi, menghilangkan kesalahan dan pengulangan pekerjaan yang disebabkan oleh banyak transfer.

Tingkatkan kualitas

Rekayasa ulang proses meningkatkan kualitas dengan mengurangi fragmentasi kerja dan membangun kepemilikan proses yang jelas.

Pekerja bertanggung jawab atas produksi mereka dan dapat mengukur kinerja mereka berdasarkan umpan balik cepat.

Tingkatkan produktivitas

Tujuan rekayasa ulang proses adalah memodernisasi proses yang usang dan seringkali menghasilkan hasil yang menghemat waktu. Sebagai contoh, organisasi dapat menemukan bahwa proses tertentu dapat dilakukan oleh dua karyawan, bukan empat.

Orientasi pelanggan

Dengan mengubah orientasi tugas ke orientasi proses, fokus ditempatkan pada klien. Ini memiliki keuntungan bahwa semua proses yang tidak relevan dengan cepat pindah ke latar depan, setelah itu mereka dapat dengan mudah dihapus atau dimodifikasi.

Tingkatkan posisi kompetitif

Biasanya, perubahan yang dilakukan oleh suatu organisasi hanya diperhatikan secara bertahap. Namun, untuk mempertahankan daya saing dan memenuhi kebutuhan klien, tindakan yang tepat harus diambil.

Dengan proses rekayasa ulang, perubahan radikal diimplementasikan dalam periode yang relatif singkat.

-Kekurangan

Adaptasi staf

Beberapa pekerja mungkin tidak beradaptasi dengan perubahan dan manajer baru yang ditugaskan mungkin merasa kewalahan. Pekerja lain akan menjadi usang jika fungsi utama mereka dihilangkan sebagai bagian dari proses review.

Jika seorang karyawan pada Senin pagi mendengar bahwa deskripsi lengkap tentang pekerjaannya telah diubah, ini mungkin tampak menyusahkan.

Itulah mengapa sangat penting bahwa perubahan yang diterapkan dikomunikasikan dengan baik kepada karyawan.

Membutuhkan investasi

Rekayasa ulang proses biasanya membutuhkan investasi, terutama dalam teknologi. Metode usang, seperti melakukan tugas secara manual, wajah digantikan oleh program komputer.

Program meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan, tetapi perusahaan harus berinvestasi dalam perangkat lunak dan pelatihan, pilihan yang mahal bagi perusahaan yang ingin segera mengurangi biaya.

Referensi

  1. Wikipedia, ensiklopedia gratis (2019). Rekayasa ulang proses bisnis. Diambil dari: en.wikipedia.org.
  2. Sonia Pearson (2019). Rekayasa Ulang Proses Bisnis (BPR): Definisi, Langkah, Contoh. Tallyfy Diambil dari: tallyfy.com.
  3. Janse (2018). Rekayasa Ulang Proses Bisnis (BPR). ToolsHero: Diambil dari: toolshero.com.
  4. Katayoun Atefi (1997). Model formal rekayasa ulang proses bisnis untuk desain dan validasi desain. Diambil dari: eil.utoronto.ca.
  5. ISM Pintar (2019). Membuat Bisnis Anda Lebih Kompetitif dengan Business Process Reengineering (BPR). Diambil dari: cleverism.com.
  6. Organisasi Bisnis (2017). Jenis-jenis rekayasa ulang Diambil dari: organizacionempresa.xyz.
  7. Jargon Bisnis (2019). Rekayasa Ulang Proses Bisnis. Diambil dari: businessjargons.com.
  8. Anna Assad (2017). Kerugian & Keuntungan BPR. Luar Biasa Diambil dari: bizfluent.com.