Bagikan:
11 Prinsip Kontrol Administrasi Utama
itu prinsip kontrol administrasi adalah aturan umum yang harus diikuti dalam proses analisis jika tindakan dilakukan sesuai rencana dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk mengkonfirmasi perencanaan.
Mengelola berarti berusaha memanfaatkan sumber daya yang tersedia sebaik mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu, administrasi mencakup semua operasi perusahaan.
Kontrol administratif adalah serangkaian prosedur yang diperlukan untuk efisiensi administrasi dan ekonomi. Sebagai bagian integral dari sistem kontrol internal organisasi, tujuannya adalah untuk menjamin implementasi kebijakan dan rencana administrasi yang lengkap dan tepat waktu..
Beberapa contoh kontrol administratif termasuk perubahan prosedural, pelatihan karyawan dan pemasangan tanda peringatan.
Prinsip dasar kontrol administratif dapat dikelompokkan ke dalam sebelas kategori, yang mencerminkan tujuan dan sifat, struktur, dan prosesnya. Prinsip-prinsip kontrol administratif ini dirinci di bawah ini.
Prinsip dasar pengendalian administrasi
Prinsip pengamanan tujuan
Tujuan dasar dari kontrol administratif adalah pencapaian dari tujuan. Ini dilakukan dengan mendeteksi kekurangan dalam rencana.
Penyimpangan potensial atau aktual dari rencana harus dideteksi secara memadai untuk memungkinkan tindakan korektif yang efektif.
Prinsip efisiensi kontrol
Sistem kontrol administratif harus mendeteksi dan menyoroti penyebab penyimpangan dari rencana dengan biaya seminimal mungkin.
Prinsip efisiensi sangat penting dalam kontrol, karena tekniknya cenderung mahal dan rumit.
Seorang manajer mungkin begitu asyik mengendalikan sehingga ia mungkin menghabiskan lebih dari yang diperlukan untuk mendeteksi penyimpangan. Kontrol yang secara serius mengganggu otoritas bawahan atau dengan motivasi mereka yang melaksanakan rencana, tidak efisien.
Prinsip tanggung jawab kontrol
Tanggung jawab utama untuk melakukan kontrol terletak pada manajer yang bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana. Tanggung jawab Anda tidak dapat dicabut atau dibatalkan tanpa mengubah struktur organisasi.
Tanggung jawab untuk mengendalikan harus diberikan kepada orang-orang tertentu pada setiap tahap operasi.
Prinsip sederhana ini menjelaskan peran pengontrol dan unit kontrol yang sangat jarang dipahami.
Agen-agen ini bertindak sebagai layanan yang menyediakan informasi kontrol. Namun, mereka tidak dapat melakukan kontrol kecuali mereka diberikan wewenang dan tanggung jawab manajemen untuk hal-hal yang dikendalikan..
Prinsip pencegahan
Kontrol, seperti perencanaan, harus melihat ke depan dan bersifat preventif. Seringkali prinsip ini diabaikan, sebagian besar karena kontrol lebih mengandalkan data statistik dan akuntansi, daripada mengandalkan perkiraan dan proyeksi.
Meskipun ramalannya tidak akurat, mereka lebih baik daripada catatan sejarah. Idealnya, sistem kontrol harus memberikan umpan balik instan untuk memperbaiki, segera setelah terjadi, penyimpangan dari kinerja yang diinginkan.
Jika ini tidak memungkinkan, kontrol harus didasarkan pada perkiraan, untuk memperkirakan penyimpangan pada waktunya. Lebih banyak perhatian harus diberikan pada pencegahan defisiensi daripada memperbaikinya setelah terjadi.
Misalnya, prakiraan kas membantu menjaga solvabilitas bisnis, mengantisipasi kekurangan uang tunai dan mencegahnya.
Prinsip kendali langsung
Sebagian besar kontrol yang digunakan saat ini didasarkan pada fakta bahwa manusia melakukan kesalahan. Mereka sering digunakan sebagai kontrol tidak langsung yang dirancang untuk mendeteksi kesalahan, seringkali setelah fakta.
Kapan pun memungkinkan, kontrol langsung harus digunakan untuk mencegah kesalahan. Meningkatkan kualitas manajer dapat meminimalkan kebutuhan untuk menggunakan kontrol tidak langsung. Manajer berkualitas tinggi membuat sangat sedikit kesalahan dan menjalankan semua fungsinya dengan manfaat terbaik.
Prinsip refleksi rencana
Kontrol adalah tugas untuk memastikan bahwa rencana dilaksanakan secara efektif. Oleh karena itu, teknik kontrol harus mencerminkan sifat dan struktur spesifik dari rencana.
Semakin jelas dan komprehensif rencana organisasi dan semakin banyak kontrol dirancang untuk mencerminkan rencana ini, semakin efektif kontrol dalam memenuhi kebutuhan..
Misalnya, pengendalian biaya harus didasarkan pada biaya yang direncanakan dari jenis yang ditentukan dan spesifik.
Priibukota piramida
Data umpan balik harus dilaporkan terlebih dahulu di bagian bawah piramida; yaitu, untuk penyelia dan bahkan untuk staf operasi yang ada di tingkat terendah.
Ini akan memberi karyawan kesempatan untuk mengendalikan situasi mereka sendiri, selain mempercepat tindakan korektif.
Prinsip kesesuaian organisasi
Sistem kontrol administratif sesuai dengan bidang kewenangan administratif dan harus mencerminkan struktur organisasi.
Ketika sistem kontrol administratif beradaptasi dengan struktur organisasi, menentukan tanggung jawab tindakan dan memfasilitasi koreksi penyimpangan rencana..
Demikian pula, informasi harus disesuaikan untuk mengevaluasi kinerja sehubungan dengan rencana dengan posisi manajer yang akan menggunakannya. Dengan kata lain, semua angka dan laporan yang digunakan untuk tujuan kontrol harus dalam hal organisasi.
Prinsip individualitas kontrol
Kontrol efektif ketika konsisten dengan posisi, tanggung jawab operasional, kompetensi, dan kebutuhan individu yang tertarik.
Ruang lingkup dan informasi terperinci yang diperlukan bervariasi sesuai dengan tingkat dan fungsi manajemen.
Demikian pula, manajer yang berbeda lebih suka bentuk dan unit laporan informasi yang berbeda. Oleh karena itu, kontrol harus memenuhi persyaratan individual masing-masing manajer.
Prinsip kontrol poin kritis
Semua operasi memiliki kerentanan atau titik kritis tertentu. Ini adalah orang-orang yang paling banyak menimbulkan masalah dan menyebabkan penyimpangan besar.
Seorang manajer, saat melakukan kontrol, harus fokus pada faktor-faktor yang mendasar untuk menilai kinerja.
Manajer tidak perlu dan tidak ekonomis untuk memverifikasi setiap detail kinerja. Karena itu, Anda harus memusatkan perhatian Anda pada titik-titik kritis kinerja.
Prinsip tindakan
Kontrol ternyata menjadi buang-buang waktu jika tindakan korektif tidak diambil. Di antara tindakan korektif dapat berupa memikirkan kembali rencana, reorganisasi, penggantian atau pelatihan bawahan, motivasi staf, dll..
Kontrol dibenarkan hanya ketika penyimpangan yang ditunjukkan dari rencana dikoreksi melalui perencanaan, organisasi, kepegawaian dan manajemen yang tepat.
Referensi
- Basis Pengetahuan MBA (2018). Prinsip Kontrol Manajemen. Diambil dari: mbaknol.com.
- Kamus Bisnis (2018). Sistem kontrol administratif. Diambil dari: businessdictionary.com.
- Wikiquote (2016). Prinsip-prinsip administrasi. Diambil dari: en.wikiquote.org.
- Arthita Banerjee (2018). 6 Prinsip Kontrol yang paling penting dalam manajemen. Simpan Artikel. Diambil dari: preservearticles.com.
- Diksha (2018). Mengontrol: Makna, Alam dan Prinsip. Ide Manajemen Bisnis. Diambil dari: businessmanagementideas.com.