Karakteristik, Jenis, dan Elemen Struktur Organisasi



Satu struktur organisasi atau model organisasi adalah salah satu yang mendefinisikan perusahaan melalui kerangka referensial, yang meliputi garis wewenang, komunikasi, tugas dan alokasi sumber daya. Menentukan bagaimana kegiatan, (penugasan tugas, koordinasi dan pengawasan) diarahkan menuju pencapaian tujuan.

Organisasi harus efisien, fleksibel, dan inovatif untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Struktur organisasi juga dapat dianggap sebagai jendela pandangan atau perspektif di mana individu melihat organisasi mereka dan lingkungan mereka.

Suatu organisasi dapat disusun dengan berbagai cara, sesuai dengan tujuannya. Struktur organisasi akan menentukan cara di mana ia akan beroperasi dan berfungsi. Model organisasi memungkinkan penugasan eksplisit tanggung jawab untuk realisasi berbagai fungsi dan proses pada entitas yang berbeda.

Entitas ini dapat berupa cabang, departemen, tim kerja atau individu. Struktur organisasi mempengaruhi tindakan organisasi, menyediakan platform tempat prosedur operasi dan tugas terstandarisasi.

Demikian juga, ini menentukan individu mana yang dapat berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan dan, oleh karena itu, sejauh mana sudut pandang mereka akan memodelkan tindakan yang akan dilakukan oleh organisasi. Model ini didorong oleh tujuan organisasi dan berfungsi sebagai konteks di mana proses beroperasi dan bisnis dilakukan.

Model yang ideal tergantung pada sifat bisnis dan tantangan yang dihadapinya. Pada gilirannya, model menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan dan keahlian yang dibutuhkan. Para pemimpin bisnis secara berkala memeriksa model organisasi untuk memastikan bahwa itu mendukung tujuan dan misinya yang strategis.

Mereka juga memastikan bahwa prosesnya memenuhi standar industri. Kontrol yang memenuhi persyaratan tenaga kerja, keselamatan, kesehatan, dan lainnya.

Indeks

  • 1 Karakteristik umum
    • 1.1 Struktur didefinisikan dan didokumentasikan
    • 1.2 Komunikasi
    • 1.3 Visi yang jelas
    • 1.4 Departemenalisasi
    • 1.5 Spesialisasi pekerjaan
    • 1.6 Hierarki otoritas
    • 1.7 Sentralisasi dan desentralisasi
  • 2 Jenis
    • 2.1 Organisasi sederhana atau bisnis
    • 2.2 Organisasi mesin (birokrasi)
    • 2.3 Organisasi profesional
    • 2.4 Organisasi divisi
    • 2.5 Organisasi inovatif ("adhokrasi")
  • 3 Elemen
    • 3.1 Puncak strategis
    • 3,2 garis rata-rata
    • 3.3 Struktur Teknologi
    • 3.4 Staf pendukung
    • 3.5 Inti pengoperasian
  • 4 Referensi

Karakteristik umum

Untuk beroperasi secara efisien, perusahaan memerlukan sistem pengambilan keputusan, komunikasi, dan penyelesaian tugas formal yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Struktur didefinisikan dan didokumentasikan

Setiap struktur perusahaan harus memiliki kerangka kerja yang mapan yang mendefinisikan hierarki. Struktur harus secara jelas mendefinisikan masing-masing pekerjaan, secara eksplisit menunjukkan peran pekerjaan itu, ruang lingkup dan manajemen senior yang menjadi acuan peran tersebut..

Itu harus didokumentasikan dengan baik dan mudah diakses oleh semua karyawan, untuk menghindari orang menjadi bingung tentang tugas dan peran mereka, atau menghabiskan waktu untuk tugas-tugas yang berada di luar jangkauan mereka.

Komunikasi

Struktur organisasi yang baik akan membentuk hierarki komunikasi yang menentukan bagaimana staf berkomunikasi satu sama lain dalam situasi yang berbeda.

Jelaskan bagaimana tugas-tugas didelegasikan dan dikomunikasikan kepada karyawan, bagaimana karyawan memperbarui manajemen tentang tugas, dan bagaimana mereka melaporkan atau menyajikan keluhan tentang masalah.

Struktur komunikasi yang ideal akan memiliki rantai komando yang didokumentasikan untuk memandu karyawan dalam interaksi sehari-hari mereka.

Struktur komunikasi yang jelas memungkinkan kepemimpinan untuk meningkatkan interaksi di perusahaan.

Visi yang jelas

Setiap perusahaan harus memiliki visi. Ini berfungsi sebagai dasar untuk menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan.

Ia harus secara jelas mendefinisikan apa yang dipertahankannya, apa yang ingin dicapai dan batas-batas moral dan etisnya. Visi harus singkat dan memberikan arahan untuk bisnis. Struktur organisasi harus dibuat berdasarkan visi perusahaan.

Departemenisasi

Departemen itu menunjukkan cara perusahaan mengelompokkan berbagai fragmen organisasinya. Misalnya, model organisasi fungsional menyatukan pekerjaan sesuai dengan fungsinya, seperti penjualan, pemasaran, manufaktur, dan layanan pelanggan..

Organisasi divisi dikelompokkan berdasarkan geografi, seperti wilayah timur dan barat. Bentuk-bentuk departemen lainnya termasuk departemenisasi oleh klien, produk atau pasar.

Spesialisasi kerja

Spesialisasi pekerjaan, juga dikenal sebagai pembagian kerja, adalah tingkat di mana tugas-tugas khusus dalam suatu perusahaan dibagi menjadi pekerjaan individu.

Ketika spesialisasi tenaga kerja sangat luas, sebuah perusahaan dapat menugaskan seseorang tugas sebagai bagian dari proyek yang lebih besar. Seringkali, jenis lingkungan ini menciptakan tugas yang lebih kecil dan lebih berulang.

Hierarki otoritas

Juga disebut rantai komando, itu menyinggung garis otoritas organisasi, merinci siapa yang melaporkan siapa.

Sehubungan dengan hierarki otoritas adalah ruang lingkup kontrol. Mengacu pada jumlah tanggungan dimana manajer memiliki wewenang.

Sentralisasi dan desentralisasi

Struktur organisasi yang terdesentralisasi menyebarkan tanggung jawab pengambilan keputusan kepada manajer tingkat bawah dan beberapa karyawan non-manajerial.

Di sisi lain, model organisasi terpusat mempertahankan kendali dan tanggung jawab pengambilan keputusan di dekat bagian atas perusahaan.

Namun, apakah suatu organisasi terpusat atau terdesentralisasi dapat bergantung pada berbagai elemen, seperti jumlah tingkat hierarki yang dimiliki perusahaan atau sejauh mana perusahaan tersebar secara geografis..

Jenis

Sederhana atau organisasi bisnis

Organisasi sederhana memiliki struktur organisasi yang fleksibel, umumnya digerakkan oleh para pemimpin dengan pola pikir kewirausahaan. Perusahaan di awal mereka, dikelola oleh pemiliknya, mencontohkan jenis organisasi ini.

Kekuatan adalah cita-cita, energi, dan antusiasme dengan visi masa depan. Mereka kemungkinan kelemahan atau risiko memiliki struktur yang terbatas, disiplin yang kurang dalam tugas, ketidakefisienan dalam pengendalian manajemen jika tidak ditekankan dalam mendefinisikan proses kerja.

Jenis organisasi ini memiliki struktur yang sederhana dan datar. Ini terdiri dari unit besar dengan satu atau beberapa manajer. Organisasi ini relatif informal dan tidak terstruktur.

Ketika perusahaan besar menghadapi kondisi yang tidak bersahabat, mereka dapat kembali ke struktur ini untuk mempertahankan kontrol ketat dari atas.

Namun, seiring pertumbuhan organisasi, struktur ini mungkin tidak memadai, karena pembuat keputusan mungkin merasa sangat kewalahan sehingga mereka mulai membuat keputusan yang buruk..

Organisasi mesin (birokrasi)

Henry Mintzberg menyebut organisasi yang sangat birokratis sebagai "mesin." Instansi pemerintah dan jenis perusahaan besar lainnya melambangkan gaya ini.

Organisasi permesinan didefinisikan oleh standarisasi. Pekerjaan ini sangat formal, ada banyak prosedur, pengambilan keputusan terpusat dan tugas dikelompokkan oleh departemen fungsional.

Karya-karya didefinisikan dengan jelas; Ada proses perencanaan formal dengan anggaran dan audit, dan prosedur dianalisis secara berkala untuk memverifikasi efektivitasnya.

Semua jalur fungsional mencapai puncak, memungkinkan manajer senior untuk mempertahankan kontrol terpusat. Organisasi-organisasi ini bisa sangat efisien.

Organisasi profesional

Jenis organisasi profesional memiliki tingkat birokrasi yang sama dengan jenis mesin. Namun, ini ditandai dengan tingkat pengetahuan profesional yang tinggi.

Para pekerja yang terlatih secara teknis ini seringkali memiliki keterampilan dan otonomi khusus dalam pekerjaan mereka. Ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih terdesentralisasi daripada yang berlaku dalam jenis mesin.

Perbedaan utama dengan organisasi mesin adalah bahwa organisasi profesional bergantung pada profesional yang sangat terlatih yang menuntut kontrol atas pekerjaan mereka sendiri.

Struktur ini khas ketika organisasi berisi sejumlah besar pekerja berpengetahuan. Itu sebabnya itu umum di tempat-tempat seperti universitas, firma akuntansi dan firma hukum.

Kerugian yang jelas dari struktur profesional adalah kurangnya kontrol yang dapat dimiliki oleh eksekutif puncak, karena wewenang dan kekuasaan didistribusikan melalui hierarki.

Organisasi divisi

Struktur divisi adalah umum di perusahaan besar dengan banyak unit bisnis. Perusahaan membagi bisnis dan produk mereka ke dalam divisi untuk mempromosikan manajemen spesifik dari setiap divisi.

Kontrol terpusat adalah umum dalam format ini, dengan wakil presiden divisi mengawasi semua aspek pekerjaan dalam divisi masing-masing.

Jenis struktur ini akan ditemukan di organisasi besar dan matang yang memiliki berbagai merek, menghasilkan berbagai produk atau beroperasi di wilayah geografis yang berbeda..

Manfaat utama dari struktur divisi adalah memungkinkan manajer lini untuk memiliki lebih banyak kontrol dan tanggung jawab daripada dalam struktur mesin.

Dengan pengambilan keputusan yang terdesentralisasi, manajemen senior pusat dapat fokus pada rencana strategis "global".

Kelemahan penting adalah duplikasi sumber daya dan kegiatan yang menyertai struktur divisi. Selain itu, divisi mungkin cenderung konflik, karena masing-masing perlu bersaing untuk sumber daya terbatas yang dialokasikan oleh kantor pusat.

Organisasi inovatif ("adhokrasi")

Dalam industri baru, perusahaan perlu berinovasi dan beroperasi berdasarkan ad hoc untuk bertahan hidup. Keuntungan yang jelas dari adhocracies adalah bahwa mereka mempertahankan sekelompok talenta inti. Dari grup ini, orang dapat ditarik kapan saja untuk menyelesaikan masalah dan bekerja dengan cara yang sangat fleksibel.

Pekerja sering berpindah dari satu tim ke tim lainnya ketika proyek selesai dan proyek baru dikembangkan. Adhocracies dapat merespons dengan cepat terhadap perubahan, menyatukan para ahli yang berkualifikasi yang mampu menghadapi tantangan baru.

Mungkin ada banyak konflik ketika kekuasaan dan otoritas tidak jelas. Harus berurusan dengan perubahan yang cepat seperti itu membuat pekerja stres, yang membuatnya sulit untuk menemukan dan mempertahankan bakat.

Elemen

Henry Mintzberg, dalam bukunya Struktur organisasi, menyajikan diagram ini sebagai cara untuk menjelaskan apa yang dilakukan organisasi:

Pengaruh relatif dari elemen-elemen ini satu sama lain memiliki dampak signifikan pada sifat organisasi. Mintzberg mengatakan bahwa setiap elemen akan memiliki alat koordinasi yang disukai.

Misalnya, puncak strategis akan berusaha untuk berkoordinasi melalui pengawasan langsung, dan akan sangat penting dalam organisasi yang lebih kecil dengan struktur yang lebih sederhana.

Garis tengah akan berusaha untuk membakukan hasil, sedangkan struktur teknologi akan mencoba untuk membakukan proses kerja. Inti operasional akan mencoba untuk membakukan keterampilan.

Model organisasi Mintzberg juga menggambarkan prinsip penting dari struktur organisasi: pemisahan manajemen dan administrasi.

Karena pemisahan ini, ada orang yang berbeda yang memutuskan misi dan arahan umum organisasi (kecuali itu adalah organisasi yang sangat kecil) dari mereka yang mengelola pelaksanaan rencana dan kontrol operasi selanjutnya untuk memastikan bahwa tujuan tercapai..

Model organisasi Mintzberg, juga disebut model lima elemen organisasi Mintzberg, membagi perusahaan menjadi elemen-elemen dasar berikut:

Puncak strategis

Di puncak organisasi ada puncak strategis, yang tujuannya adalah untuk memastikan bahwa organisasi memenuhi misinya dan mengelola hubungan dengan lingkungannya..

Manajemen puncak (puncak strategis) akan menetapkan strategi dan kebijakan organisasi jangka panjang yang melaluinya tujuan akan tercapai.

Orang-orang yang membentuk simpul - misalnya, direktur eksekutif - bertanggung jawab kepada pemilik, lembaga pemerintah, serikat pekerja, masyarakat, dll..

Garis tengah

Di bawah puncak adalah garis tengah, yang merupakan sekelompok manajer menengah yang bertanggung jawab untuk mengubah tujuan dan rencana strategis dari puncak strategis menjadi rencana aksi operasional yang terperinci..

Rencana tindakan operasional ini akan dilakukan oleh pekerja, menentukan tanggung jawab manajerial untuk tugas-tugas tertentu dan bagaimana sumber daya akan ditugaskan..

Manajer perantara ini juga akan bertanggung jawab untuk mengawasi kegiatan dan mengambil tindakan untuk memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi..

Technostructure

Ketika organisasi tumbuh dan menjadi lebih kompleks, mereka mengembangkan kelompok orang yang terpisah yang peduli tentang cara terbaik untuk melakukan pekerjaan.

Mereka menentukan kriteria keluar (misalnya, standar kualitas) dan memastikan bahwa staf memiliki keterampilan yang sesuai (mengatur program pelatihan). Kelompok analis ini disebut oleh Mintzberg sebagai struktur teknologi.

Struktur teknologi terdiri dari individu dan tim kunci yang bekerja dalam fungsi seperti sumber daya manusia, pelatihan, keuangan dan perencanaan.

Mintzberg mengatakan ada beberapa peran di sini. Para analis memutuskan cara terbaik untuk melakukan pekerjaan dan berusaha untuk membakukan keterampilan. Perencana memutuskan produk dan menentukan persyaratan kualitas.

Staf pendukung

Organisasi juga menambahkan fungsi administratif lain yang menyediakan layanan; misalnya, nasihat hukum, hubungan masyarakat, kafetaria, dll. Ini adalah staf pendukung.

Staf pendukung bekerja dalam fungsi-fungsi seperti penelitian dan pengembangan, hubungan masyarakat dan layanan hukum. Produk-produknya tidak secara langsung berkontribusi pada tujuan utama organisasi, tetapi aktivitasnya berkontribusi pada efisiensi dan efektivitas puncak strategis, garis tengah, dan inti operasional..

Inti operasi

Akhirnya, di bagian bawah organisasi adalah inti operasional. Ini adalah orang-orang yang melakukan pekerjaan dasar menghasilkan produk atau menyediakan layanan.

Referensi

  1. Diane Chinn (2018). Apa itu Model Organisasi? Bisnis Kecil - Chron. Diambil dari: smallbusiness.chron.com.
  2. Rick Suttle (2018). Model Struktur Organisasi. Bisnis Kecil - Chron. Diambil dari: smallbusiness.chron.com.
  3. Wikipedia, ensiklopedia gratis (2018). Struktur organisasi. Diambil dari: en.wikipedia.org.
  4. Erik Devaney (2018). Pro & Kontra dari 7 Struktur Organisasi Populer [Diagram]. Hubspot Diambil dari: blog.hubspot.com.
  5. Tim Konten Mind Tools (2018). Konfigurasi Organisasi Mintzberg. Alat Pikiran Diambil dari: mindtools.com.
  6. Open Learn (2016). Apa lima komponen Mintzberg dalam suatu organisasi? Panduan satu menit. Diambil dari: open.edu.
  7. Neil Kokemuller (2018). Lima Jenis Struktur Organisasi Mintzberg. Bisnis Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.
  8. Acca (2016). TEORI MINTZBERG TENTANG ORGANISASI. Acca Think Ahead. Diambil dari: accaglobal.com.
  9. Matthew Schieltz (2018). Bentuk dan Karakteristik Struktur Organisasi. Bisnis Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.