Fitur, Fungsi, dan Pentingnya Departemen Pembelian

itu departemen belanja adalah bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab atas semua kegiatan untuk perolehan bahan baku, suku cadang, layanan, dll., sebagaimana disyaratkan oleh organisasi. Memberikan layanan yang merupakan tulang punggung dari banyak organisasi industri, ritel dan militer.

Ini memastikan bahwa persediaan yang diperlukan untuk mengoperasikan bisnis diurutkan dan dipelihara dalam persediaan. Departemen ini berada di pusat manajemen rantai pasokan yang sukses, dan bertanggung jawab untuk meminimalkan biaya produk yang dipesan, mengendalikan tingkat persediaan, dan membangun hubungan yang kuat dengan pemasok.

Departemen pembelian yang baik akan menuntut kualitas dari pemasok dan akan mengikuti pesanan dari awal hingga penerimaan. Bantu departemen lain mengidentifikasi kebutuhan, mengelola proses permintaan, dan mendapatkan harga yang kompetitif. Mereka biasanya bertindak sebagai pengontrol untuk memastikan kepatuhan dengan anggaran.

Indeks

• 1 Karakteristik
  • 1.1 Bertindak sebagai penasihat tepercaya untuk manajemen senior
  • 1.2 Mempromosikan inovasi pemasok
  • 1.3. Memberikan pengetahuan tentang data pemasok utama
  • 1.4 Mengelola dan memperlancar risiko rantai pasokan
  • 1.5 Mempromosikan kepegawaian yang tangkas dan pengembangan bakat
• 2 fungsi
  • 2.1 Memperoleh bahan
  • 2.2 Mengevaluasi harga
  • 2.3 Pra-persetujuan pemasok
  • 2.4 Melacak pesanan
  • 2.5 Pekerjaan kantor
  • 2.6 Kepatuhan kebijakan
• 3 Pentingnya
  • 3.1 Memperoleh biaya yang lebih rendah
  • 3.2. Mencegah kekurangan bahan
  • 3.3 Meningkatkan kualitas
  • 3.4 Mengelola hubungan
  • 3.5 Mencari inovasi
• 4 Referensi

Fitur

Bertindak sebagai penasihat tepercaya untuk manajemen senior

Bagian pembelian terlibat dalam perencanaan perusahaan dan anggaran pada tingkat tinggi. Hal ini memungkinkan untuk merancang biaya rekayasa terbalik dan mengeksplorasi alternatif yang berpotensi lebih murah dan / atau berkualitas lebih tinggi..

Dorong inovasi dari pemasok

Lebih dari sekadar menuntut harga terendah, departemen pembelian bekerja dengan pemasok untuk mengurangi biaya pokok produk dan layanan mereka.

Mereka terlibat erat dengan "siklus hidup inovasi", dari ide awal hingga manufaktur dan peningkatan berkelanjutan.

Berikan pengetahuan tentang data pemasok utama

Perusahaan dapat menggunakan informasi ini untuk membuat analitik prediktif, memberikan wawasan yang lebih mendalam tentang pasar.

Mengelola dan memperlancar risiko rantai pasokan

Krisis ekonomi telah mengajarkan nilai menjadi waspada tentang stabilitas pemasok. Bagian pembelian memiliki visi yang jauh lebih tajam dari area itu daripada bagian organisasi lainnya.

Mempromosikan kepegawaian yang tangkas dan pengembangan bakat

Hal ini diperlukan untuk melintasi batas fungsional dan geografis untuk menemukan kandidat yang tepat untuk departemen pembelian.

Dalam beberapa kasus, jawabannya terletak pada outsourcing atau penggunaan organisasi layanan bersama.

Fungsi

Memperoleh bahan

Untuk perusahaan manufaktur ini dapat mencakup bahan baku, tetapi juga dapat mencakup alat, mesin atau bahkan perlengkapan kantor yang diperlukan untuk tim penjualan dan sekretaris.

Dalam bisnis ritel, departemen pembelian harus memastikan bahwa selalu ada cukup produk di rak atau di toko untuk menjaga persediaan toko tetap baik..

Sangat penting untuk menjaga gudang inventaris pada tingkat yang wajar. Menginvestasikan sejumlah besar uang dalam kelebihan persediaan dapat menyebabkan masalah persediaan dan kurangnya modal untuk jenis pengeluaran lain, seperti penelitian dan pengembangan, atau iklan.

Evaluasi harga

Departemen pembelian bertanggung jawab untuk terus mengevaluasi jika Anda menerima materi dengan harga terbaik, untuk memaksimalkan keuntungan.

Anda perlu membandingkan harga, untuk menemukan pemasok terbaik dengan harga paling masuk akal untuk pesanan dengan ukuran khusus perusahaan.

Bagian pembelian dapat berkomunikasi dengan pemasok alternatif, menegosiasikan harga yang lebih baik untuk pesanan volume yang lebih tinggi atau mencari tahu kemungkinan mendapatkan produk dengan harga yang lebih rendah dari berbagai sumber lain.

Pra-persetujuan pemasok

Bagian pembelian mengevaluasi pemasok dalam hal harga, kualitas, pendapat pelanggan, dan waktu untuk menyelesaikan pesanan, menghasilkan daftar pemasok yang disetujui.

Lacak pesanan

Pesanan didokumentasikan dengan formulir pemesanan pembelian. Ini menentukan informasi penting tentang bahan yang dipesan, serta jumlah yang diminta.

Formulir ini digunakan untuk memastikan bahwa produk yang dipesan diterima dan untuk melacak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pesanan.

Pekerjaan kantor

Bagian pembelian menangani semua dokumentasi yang terkait dengan pembelian dan pengiriman bahan.

Ini berarti bekerja sama dengan departemen akuntansi, untuk memastikan bahwa ada cukup uang untuk membeli barang, bahwa uang mengalir dengan lancar dan semua pembayaran dilakukan tepat waktu..

Kepatuhan kebijakan

Sebelum melakukan pembelian, departemen pembelian harus memastikan bahwa ia mematuhi formalitas yang diperlukan untuk perolehan dan persetujuan anggaran, dan harus memastikan bahwa bahan-bahan tersebut dibeli mengikuti kebijakan umum organisasi..

Signifikansi

Dapatkan biaya lebih rendah

Departemen pembelian memainkan peran penting dalam memaksimalkan keuntungan bisnis. Bandingkan harga dan bernegosiasi dengan pemasok sehingga perusahaan mendapatkan harga terbaik dalam produk yang diperlukan.

Ini juga dapat memberikan penghematan dengan memanfaatkan jaminan dan diskon yang biasanya dilupakan oleh non-spesialis.

Ini membantu untuk menghemat, memberikan transparansi yang lebih baik dalam biaya perusahaan. Ini akan memungkinkan untuk menegosiasikan kontrak yang lebih baik dan melepaskan arus kas.

Mencegah kekurangan bahan

Departemen pembelian harus mengidentifikasi produk mana yang sangat penting bagi perusahaan dan mengambil tindakan yang sesuai untuk melindungi rantai pasokannya.

Untuk memastikan bahwa bahan yang tidak mencukupi tidak memengaruhi produktivitas, departemen pembelian menggunakan teknik seperti banyak pasokan.

Memiliki banyak sumber berarti menggunakan beberapa pemasok yang menawarkan produk yang sama. Jika ada masalah dengan satu pemasok, pesanan dapat ditingkatkan ke yang lain untuk mengkompensasi kegagalan.

Tingkatkan kualitas

Bagian pembelian membantu meningkatkan kualitas dengan menetapkan sasaran kinerja. Kemudian ia melacak kinerja aktual sehubungan dengan tujuan tersebut.

Sangat penting untuk mengukur karakteristik kualitas menggunakan indikator untuk atribut, seperti daya tahan, penampilan produk atau ketepatan waktu pengiriman.

Kami bekerja sama dengan pemasok untuk mengembangkan proses mereka dan membantu mereka meningkatkan kualitas.

Kelola hubungan

Tantangan departemen pembelian adalah membuat pemasok tertarik bekerja dengan perusahaan. Buat pemasok berinvestasi dalam hubungan jangka panjang.

Departemen juga harus mengelola hubungan dalam perusahaan. Anda harus bekerja dengan pemangku kepentingan internal, seperti pemasaran, keuangan, logistik dan distribusi, untuk memastikan bahwa semuanya selaras.

Cari inovasi

Karena departemen pembelian selalu berhubungan dengan berbagai bisnis eksternal, ia berada dalam posisi ideal untuk memperoleh produk-produk inovatif yang dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis dalam hal harga, kualitas, atau kenyamanan..

Referensi

1. Alexis Writing (2018). Apa Fungsi Departemen Pembelian di Organisasi? Bisnis Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, ensiklopedia gratis (2018). Manajemen pembelian. Diambil dari: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Peran Departemen Pembelian dalam Bisnis. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 cara departemen pembelian dapat meningkatkan bisnis Anda. Diambil dari: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Lima Ciri Organisasi Pengadaan 'Kelas Dunia'. Forbes. Diambil dari: forbes.com.