Bagikan:
7 Fungsi Sekretaris yang Paling Luar Biasa
Di antara yang utama fungsi seorang sekretaris Mereka termasuk mengelola agenda, melayani publik, dan mengelola informasi rahasia. Adalah orang yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas bantuan administrasi di kantor.
Posisi ini dapat dilakukan oleh pria atau wanita, meskipun yang paling umum adalah bahwa wanita yang menjalankannya.
Mereka biasanya bertanggung jawab atas masalah rahasia orang-orang dengan hierarki tertentu dalam perusahaan, seperti direktur, manajer, presiden, dan lainnya. Itu bisa mengubah mereka menjadi tangan kanan eksekutif untuk siapa mereka bekerja.
Jika perusahaan kecil, beban kerja sekretaris terbesar terkait dengan tugas-tugas dasar kantor.
Beberapa negara di dunia mendedikasikan hari khusus di tahun ini untuk berterima kasih dan merayakan pekerjaan mereka. Misalnya, di Kolombia, Peru, dan Meksiko hari sekretaris adalah 26 April, sedangkan di Venezuela 30 September.
7 fungsi utama seorang sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah memberikan dukungan dan kolaborasi kepada bosnya sehingga dia dapat sepenuhnya mematuhi perannya dalam organisasi, tanpa penundaan atau gangguan..
Meskipun sifat perusahaan mempengaruhi jenis pekerjaan yang diperlukan seorang sekretaris, dapat dikatakan bahwa fungsi utamanya adalah:
1- manajemen Agenda
Adalah tanggung jawab sekretaris untuk tetap memperbarui agenda orang yang bekerja padanya. Di sana Anda harus mencerminkan semua pekerjaan Anda dan, kadang-kadang, komitmen pribadi.
Anda juga harus menyimpan catatan data semua orang dan lembaga yang terkait dengan pemberi kerja Anda.
Agenda sekretaris biasanya berfungsi sebagai catatan operasional eksekutif untuk siapa dia bekerja.
2- Perhatian kepada publik
Perhatian kepada publik adalah salah satu tugas paling mendasar yang harus dilakukan sekretaris. Anda harus menjawab panggilan dan mencatat alasannya, serta semua data yang memungkinkan majikan Anda menindaklanjuti masalah ini..
Itu juga orang yang menerima pengunjung di kantor. Inilah sebabnya mengapa penting bahwa sekretaris menjaga citra yang konsisten dengan citra perusahaan di tempat kerja.
Peran Anda di sana tidak hanya untuk menyapa dan membuat menunggu menjadi menyenangkan bagi para pengunjung, tetapi juga untuk memberikan instruksi dan panduan pertama tentang budaya organisasi dan proses internal perusahaan.
3- Manajemen dokumen
Selain menjadi orang yang menerima dan mengelola korespondensi bos Anda, seorang sekretaris menulis, membaca, merespons, dan mengajukan sebagian besar surat, pemberitahuan, memo, dan email dari atasan Anda..
Untuk tujuan ini, Anda nyaman mengelola aplikasi tertentu perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk menyiapkan dokumen semacam itu dengan lebih cepat dan lebih cepat.
Spesifisitas kompetensi ini akan tergantung pada jenis pekerjaan yang diperlukan di bidang tempat mereka bekerja..
Sekretaris mengelola database kontak bosnya dan mengajukan korespondensi tertulis, serta risalah rapat dan dokumen lain yang menarik di kantor.
Sekretarislah yang biasanya memperhatikan hal-hal yang ditangani pada pertemuan penting.
4- Menangani informasi sensitif (internal dan eksternal)
Di antara fungsi yang membedakan sosok sekretaris yang baik dengan benar dan efisien menangani semua informasi yang sangat penting bagi operasi perusahaan atau lembaga tempat Anda bekerja.
Misalnya, Anda harus memiliki kendali atas dokumen hukum yang mungkin diperlukan oleh instansi pemerintah kapan saja.
Anda juga dapat mengakses informasi tentang lingkungan atau aktor yang terkait dengan perusahaan. Informasi ini harus dikelola secara rahasia, efisien dan tepat waktu.
5 - Organisasi kantor
Sekretaris harus mengoperasikan dan tetap mengoperasikan peralatan dan perabot kantor: telepon, mesin fotokopi, printer, proyektor, furnitur, lemari arsip, dan lainnya..
Dia adalah orang yang mengendalikan persediaan persediaan dan peralatan kantor. Ini juga menjaga sistem file fisik dan elektronik agar, sehingga informasi tersedia saat diperlukan..
Sekretaris harus memiliki ruang kerja yang bersih dan terorganisir, karena biasanya merupakan salah satu hal pertama yang dilihat orang di luar perusahaan ketika memasuki fasilitas mereka..
6- Persiapan presentasi
Biasanya, seorang eksekutif harus mempresentasikan laporannya dalam bentuk presentasi yang merangkum dan menyusun hierarki informasi. Untuk tugas ini ia biasanya meminta bantuan sekretarisnya.
Orang yang ada di sekretariat harus memastikan bahwa informasi yang muncul di sana dengan benar mencerminkan data yang ingin dibagikan oleh bosnya.
Anda juga harus menyadari bahwa ini adalah presentasi yang bebas dari kesalahan pengejaan dan konsisten dengan identitas grafis perusahaan.
7- Pengawasan administrasi
Sekretaris juga bertanggung jawab untuk mengetahui kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk menjaga aset perusahaan atau lembaga tempat dia bekerja..
Menurut tingkat hierarki bos Anda, sekretaris dapat memvalidasi keakuratan data yang mencerminkan detail operasi anggaran.
Seorang sekretaris harus berurusan dengan kontrol manajemen dan administrasi sumber daya yang tepat di dalam kantor.
Sekretaris virtual
Dengan maraknya pekerjaan online, sosok sekretaris muncul online atau asisten virtual.
Sekretaris ini melakukan sebagian besar tugas yang dijelaskan di atas tetapi dari jarak jauh. Dalam kasus ini, sekretaris membebankan biaya layanan mereka per jam atau oleh proyek.
Referensi
- Uang Budaya (2015). 4 fungsi utama sekretaris. Diperoleh dari: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). Daftar tugas seorang sekretaris. Diperoleh dari: work.chron.com
- Pymex (2016). Fungsi dan tanggung jawab Sekretaris Administrasi. Diperoleh dari: pymex.pe
- Sukarelawan Sekarang (s / f). Apa peran sekretaris? Diperoleh dari: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Apa fungsi sekretaris sebagai asisten manajer? Diperoleh dari: pyme.lavoztx.com