Bagikan:
Umpan Balik Positif dan Negatif Cara Memberikannya dalam 9 Langkah (dengan Contoh)
Berikan umpan balik positif atau negatif adalah menggunakan metode komunikasi untuk mengirim dan menerima informasi tentang kecukupan atau ketidakcukupan pekerjaan kita. Dalam pendekatan pertama untuk konsep ini, Anda dapat berpikir bahwa ini adalah tentang aspek negatif yang dikomunikasikan bos kepada karyawan perusahaan.
Umpan balik positif dikatakan bahwa sesuatu telah dilakukan dengan baik. Sebagai contoh: "Pekerjaan telah dilakukan secara ringkas dan dipahami dengan baik. Umpan balik negatif terjadi ketika sesuatu telah dilakukan salah. Misalnya: "Pekerjaan tidak dipahami dengan baik, memiliki informasi yang membingungkan".
Baik yang positif maupun yang negatif berfungsi untuk meningkatkan kinerja orang yang kepadanya umpan balik diberikan. Namun, konsep umpan balik tenaga kerja jauh lebih luas, menjadi positif atau negatif, dan berbicara kepada karyawan, bos, atau rekan kerja.
Sebagaimana Farr (1993) menyatakan, dalam lingkungan kerja ada banyak informasi yang memberi tahu kita bagaimana kita melakukan pekerjaan kita. Namun, penting untuk memahami informasi ini, untuk mencapai tujuan dan sasaran kami. Antara lain, umpan balik tenaga kerja akan memungkinkan Anda untuk:
- Perbaiki kesalahan kinerja Anda.
- Kurangi ketidakpastian Anda tentang kecukupan pekerjaan Anda.
- Ketahui bagaimana orang lain memandang dan mengevaluasi Anda.
Selain itu, beberapa keuntungan yang akan Anda dapatkan ketika melakukan umpan balik konstruktif di lingkungan kerja Anda adalah:
- Hindari konflik dengan kolega, karyawan, atau manajer.
- Memiliki kepuasan yang lebih besar di tempat kerja.
- Promosikan kerja tim dan menjadi lebih efektif.
- Miliki perasaan kompetensi diri di tempat kerja.
9 Langkah untuk memberikan umpan balik positif atau negatif
Untuk mempraktikkannya secara efektif, kami menjelaskan 9 langkah yang harus Anda perhitungkan untuk mengembangkan metode komunikasi ini:
1 - Pilih waktu dan tempat yang baik sebelum memberikan umpan balik
Anda harus mulai dengan bertanya kepada orang lain apakah itu tersedia saat itu. Jika Anda sibuk, Anda harus mencoba memulai percakapan nanti.
Dengan cara ini, orang yang Anda beri umpan balik akan memberi Anda perhatian yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi secara efektif. Di sisi lain, untuk memilih skenario, Anda harus mempertimbangkan jenis informasi yang akan Anda berikan:
Ketika datang ke umpan balik positif, Anda harus memilih untuk melakukannya di depan umum, sehingga orang tersebut bahkan memiliki pengakuan sosial lebih dari kecukupan pekerjaan mereka.
Jika Anda ingin mengomunikasikan beberapa aspek negatif, pilih situs pribadi sehingga pekerja tidak merasa bahwa ia malu di depan rekan-rekannya..
2 - Jangan menunggu terlalu lama untuk memberikan pendapat Anda
Jika ada aspek yang ingin Anda berikan umpan balik kepada kolega, karyawan, atau bos, jangan menunggu lama. Kalau tidak, orang itu tidak akan ingat dengan baik tentang apa itu.
Misalnya, jika Anda memberi tahu seseorang bahwa perilaku yang Anda lakukan 3 bulan lalu tidak sesuai, orang tersebut mungkin tidak mengontekstualisasikan apa yang terjadi, sehingga umpan balik Anda tidak akan memiliki efek yang diinginkan.
Namun, jika Anda menyebutkan aspek positif atau negatif tentang sesuatu yang telah Anda lakukan selama beberapa hari terakhir, Anda dapat mempertimbangkan pendapat Anda dan mengoreksi -jika perlu-, karena Anda belum akan menyimpang jauh dari tujuan Anda..
Selain itu, poin ini sangat penting dalam kaitannya dengan umpan balik negatif, karena jika Anda tidak segera memberikan pendapat, Anda akan mengumpulkan keluhan terhadap seseorang dan mungkin suatu hari akan kewalahan dan mengomunikasikan segala sesuatu yang mengganggu Anda dengan sikap agresif.
Ini umum dalam semua jenis hubungan - teman, pasangan, orang tua, dll. - Jika Anda tidak memberi tahu orang lain apa yang mengganggu Anda, itu tidak akan mengubah perilaku mereka..
3 - Menunjukkan sikap empati
Tempatkan diri Anda di tempat lain dengan empati dan pikirkan bagaimana Anda ingin mereka memberi Anda informasi tentang pekerjaan dan kinerja Anda.
Tentunya Anda ingin orang yang akan mengomentari beberapa aspek pekerjaan Anda menjadi empatik, berusaha untuk tidak merusak perasaan Anda ketika datang ke informasi negatif.
Jika pekerjaan Anda memengaruhi pekerjaan Anda, cobalah untuk tidak kehilangan ketenangan dan jelaskan bagaimana perasaan Anda.
4 - Dengarkan yang lain dan fleksibel
Dalam proses komunikasi ini, Anda harus memiliki kemampuan untuk mendengarkan secara aktif - dan tidak hanya berbicara. Ini termasuk memberikan kesempatan kepada orang lain untuk memberi tahu kami tentang kesulitan yang ia hadapi di jalannya sehubungan dengan tugas itu.
Sampaikan alasan yang membuat orang lain bertindak seperti itu. Mungkin ketika Anda mengetahui keadaan Anda, Anda memahami bahwa Anda bertindak dengan cara terbaik.
Memiliki kemampuan untuk memperbaiki jika Anda pikir Anda salah. Bagaimanapun, umpan balik yang Anda berikan didasarkan pada pendapat pribadi Anda, itu bukan kebenaran mutlak.
5 - Jangan menggunakan komentar umum dan non-spesifik
Adalah penting bahwa Anda bersikap konkret dengan komentar Anda, daripada memberikan umpan balik dengan informasi yang tidak jelas dan umum. Tidak sama dengan mengatakan: "kerja bagus" bahwa "laporan terakhir Anda mengumpulkan informasi yang sangat akurat tentang kemajuan perusahaan".
Dengan komentar kedua, orang lain akan merasa lebih dihargai dan memiliki pengetahuan yang lebih besar tentang keefektifan mereka di tempat kerja.
Semakin spesifik dan spesifik informasi yang Anda berikan, semakin baik konsekuensinya pada kinerja orang lain - sama seperti kompas yang lebih akurat, semakin mudah bagi kami untuk mengarahkan kapal-.
6 - Gunakan "Teknik Sandwich"
Teknik ini terdiri dari berkontribusi:
- - Kritik positif, tentang aspek-aspek yang Anda lakukan secara memadai atau tentang upaya yang Anda lakukan untuk mencapai tujuan.
- - Kritik negatif, tentang apa yang menurut Anda harus ditingkatkan untuk melakukan pekerjaan yang efektif.
- - Kritik positif, tentang kecukupan umum.
Dengan cara ini, Anda menghindari ketidaknyamanan awal untuk memulai dengan komentar negatif, sehingga orang tersebut akan lebih menerima pendapat Anda. Selain itu, Anda dapat meninggalkan selera yang baik di mulut Anda yang memuncak percakapan dengan aspek positif lainnya.
Orang yang menerima umpan balik tidak akan merasa tertantang, tetapi akan menerimanya lebih positif dan bersedia mengubah aspek negatif yang Anda sebutkan.
Contoh teknik ini adalah memberi tahu rekan kerja:
"Eksposur Anda pada penjualan sebelumnya telah memberi saya informasi yang sangat berharga. Sudah agak lama, tapi sangat menarik ".
7 - Gunakan umpan balik yang berfokus pada perilaku, bukan orangnya
Sangat penting bahwa Anda memilih kata-kata yang akan Anda gunakan dengan baik, agar tidak mengkritik orang yang bersangkutan tetapi perilaku yang telah dilakukan pada waktu tertentu..
Bagi Anda untuk memahaminya dengan lebih baik, tidak sama dengan mengatakan "proyek tidak terkirim tepat waktu" daripada mengatakan "selalu mengantarkan proyek terlambat". Dalam kasus kedua, orang tersebut mungkin merasa bahwa dia dicap tidak bertanggung jawab dan situasi yang tidak nyaman dan tidak menyenangkan akan terjadi..
Juga fokus pada perilaku terisolasi, sehingga perilaku tidak digeneralisasi. Mari kita lihat contoh dalam kaitannya dengan aspek ini: Lebih baik mengatakan: "Pagi ini Anda terlambat 15 menit, saya ingin tahu apakah Anda punya masalah": "Anda sangat tidak tepat waktu".
Seperti yang Anda lihat, contoh pertama berfokus pada perilaku terlambat - di samping menunjukkan sikap empati tentang hal itu-.
Dalam kalimat kedua, sebaliknya, agresif, membuat katalog orang berdasarkan beberapa fakta yang kadang-kadang merupakan pengecualian, bukan norma.
8 - Dalam umpan balik negatif, berikan opsi tentang bagaimana tugas itu bisa dilakukan dengan lebih baik
Ketika umpan balik yang Anda buat negatif, tambahkan komentar yang bertujuan untuk meningkatkan pekerjaan. Ini akan membantu orang lain mengetahui bagaimana ia harus melakukan pekerjaannya dengan cara yang produktif.
Misalnya, jika Anda tidak menyukai cara pekerja memperlakukan pelanggan, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti: "Pagi ini saya mengamati bahwa pelanggan tidak puas dengan penjelasan Anda tentang pembayaran melalui pembiayaan. Pada kesempatan lain, Anda dapat menawarkan brosur penjelasan untuk memahaminya dengan lebih baik ".
9 - Dorong orang lain untuk memberikan pendapat mereka tentang pekerjaan Anda
Terutama jika itu adalah karyawan Anda, Anda harus mendorong dinamika dan pertukaran informasi ini, sehingga Anda juga dapat memperoleh manfaat dari keuntungan memiliki informasi langsung dan konkret tentang pekerjaan Anda..
Mengetahui pendapat para pekerja di sekitar Anda akan membantu Anda mengelola kapal Anda sendiri, bagaimana kami berkomentar di awal artikel ini.
Kami berharap bahwa semua tips ini akan membantu Anda meningkatkan komunikasi Anda dengan rekan kerja Anda dan mencapai kepuasan kerja yang lebih besar..
Dan Anda, tips apa lagi untuk umpan balik positif atau negatif yang akan Anda tambahkan?
Referensi
- Ana I. García Álvarez dan Anastasio Ovejero Bernal. Ukuran Umpan Balik Tenaga Kerja dalam Organisasi: Adaptasi dari kuesioner Survei Umpan Balik Pekerjaan. Psicothema, 1998. Vol. 10, nº 2, hlm. 241-257.
- Carlos Eduardo Román Maldonado. Tentang umpan balik atau umpan balik dalam pendidikan tinggi online. "Majalah Virtual, Universitas Katolik Utara". No.26, (Februari - Mei 2009, Kolombia).
- Ignacio Boss. Mengapa memberikan Umpan Balik? Bagaimana cara melakukannya secara efektif? (2001) Universitas CEMA.
- M. I. Ferrero dan M. Martín. Pentingnya umpan balik yang konstruktif dalam evaluasi pertunjukan musik kelompok.
- Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Taggart. Apakah Anda Bersembunyi dari Bos Anda? Pengembangan Taksonomi dan Instrumen untuk Menilai Perilaku Manajemen Umpan Balik Performa Baik dan Buruk. Jurnal Manajemen (2003).