Bagikan:
Apa itu Siklus Vital Dokumen?
itu siklus hidup dokumen terdiri dari serangkaian tahapan di mana file transit sepanjang masa manfaatnya. Fase-fase ini, mulai dari pembuatan dokumen, melalui semua penggunaan dan modifikasinya, hingga saat dihancurkan atau diajukan secara permanen.
Konsep siklus hidup dokumen diciptakan di Amerika Serikat setelah Perang Dunia Kedua. Ini disebabkan oleh kebutuhan untuk menemukan cara yang tepat untuk mengelola sejumlah besar file yang telah terakumulasi.
Setiap disiplin membahas siklus hidup dokumen dengan cara yang berbeda, dengan mempertimbangkan pendekatan mereka dan sifat file.
Misalnya, siklus hidup suatu dokumen hukum mungkin memiliki tahapan yang berbeda dari yang ada pada dokumen akademik.
Dalam setiap kasus, pertimbangan tentang berapa lama dokumen harus disimpan, bagaimana harus disimpan atau apa penggunaan yang benar harus bervariasi. Demikian pula, ada juga pendekatan yang berbeda untuk tahapan siklus hidup Anda.
Misalnya, mungkin ada dokumen tanpa nilai untuk perusahaan atau entitas pemerintah karena usianya. Namun, arsip yang sama ini dapat memiliki nilai historis yang tinggi untuk sebuah museum.
Perbedaan mendasar lainnya adalah antara dokumen analog dan digital. Meskipun, pentingnya terletak pada isi dokumen, keberadaan file digital menyiratkan kekhasan dalam penanganan mereka dan pada tahap siklus hidup mereka..
Tiga abad dokumen
Pada tahun 1972, sejarawan Carlos Wyffels mengusulkan teori Tiga Abad. Menurut ini, dokumen adalah objek yang memiliki proses vital di mana penggunaannya ditransformasikan.
Secara umum, dokumen digunakan secara intensif segera setelah dibuat dan untuk jangka waktu tertentu.
Namun, seiring waktu penggunaan ini berkurang hingga saat itu berhenti sepenuhnya, baik karena diarsipkan atau dimusnahkan.
Menurut Wyffels, siklus di mana semua dokumen lolos dibagi menjadi tiga usia: usia administratif atau aktif, usia menengah atau semi-aktif, dan usia tidak aktif atau historis..
Usia administratif atau aktif
Itu mengacu pada periode aktif suatu dokumen. Itu dimulai pada saat penciptaannya dan melalui berbagai tahapan di mana ia dikonsultasikan, ditransfer dan dibagikan secara berkala.
Misalnya, usia administrasi tiket layanan publik dimulai ketika tiket itu dibuat. Kemudian, ia terus bergerak untuk waktu yang terbatas: sementara seorang tukang pos mengirimkannya atau mengirimkannya melalui email, ketika berkonsultasi dan ketika dibayar.
Usia menengah atau semi-aktif
Ini adalah periode di mana dokumen tersebut kehilangan utilitas untuk mana dokumen itu dibuat. Oleh karena itu, ini tidak memiliki penggunaan aktif seperti pada usia administratif. Namun, ini dilestarikan dan jarang dikonsultasikan.
Misalnya, usia menengah dari tiket layanan dimulai ketika, setelah pembayaran, tiket diajukan dalam folder. Sangat mungkin bahwa itu tidak akan dikonsultasikan lagi, namun tetap diarsipkan jika ada masalah.
Kehidupan semi aktif dokumen dapat bervariasi sesuai dengan jenis dokumen dan sesuai dengan konteksnya. Dokumen hukum, misalnya, dapat memiliki kehidupan yang lebih aktif daripada tiket layanan publik.
Usia tidak aktif atau usia historis
Ini mengacu pada periode terakhir file. Namun, tidak semua file memiliki tujuan yang sama. Tergantung pada sifatnya, mereka dapat dikonversi menjadi bersejarah atau dihancurkan.
Arsip sejarah adalah arsip yang memiliki nilai budaya atau penelitian. Oleh karena itu, selama tahap ini, metode pelestarian dicari untuk melestarikannya selengkap mungkin..
Tahapan siklus hidup dokumen
Teori tiga zaman menetapkan secara umum fase-fase fundamental yang dilaluinya semua dokumen.
Namun, ada juga tahapan lain yang lebih spesifik yang mendefinisikan kegunaan dan manipulasi dokumen.
Tahapan yang dilalui dokumen bergantung pada nilainya, penggunaannya, dan konteksnya. Menurut karakteristik ini ditentukan fase mana yang harus dilewati dan yang merupakan disposisi teknis dan administratif untuk masing-masing dari mereka..
Ini adalah beberapa tahapan utama yang dilalui dokumen selama masa manfaatnya:
1-Penciptaan: terdiri dari pembuatan dokumen, baik dalam format cetak atau digital.
2-Penyimpanan: Menurut format di mana dokumen itu dibuat, itu disimpan secara fisik atau digital. Dalam beberapa kasus, tahap digitalisasi juga dipertimbangkan, ketika itu merupakan bagian dari proses.
3-Kategorisasi: mengacu pada organisasi, klasifikasi atau pengindeksan dokumen sesuai dengan parameter yang ditetapkan dalam setiap konteks.
4-Transfer: mengacu pada pengiriman dan / atau pengiriman dokumen sesuai dengan karakteristiknya. Pada kenyataannya, ini mungkin merujuk pada pengiriman melalui pos fisik atau pengiriman email sebagaimana adanya..
5-Distribusi: tahap ini mengacu pada dokumen yang untuk keperluan atau keperluan publik, oleh karena itu setelah dibuat mereka perlu diungkapkan kepada sekelompok orang tertentu.
Penggunaan 6-Kolaboratif: Saat ini, file dapat diatur untuk digunakan dan diedit bersama. Tahap ini adalah penampilan terkini dan dianggap khusus untuk dokumen digital.
7-Konsultasi: mengacu pada tahap di mana dokumen-dokumen tersebut diatur dengan maksud agar mereka dapat dikonsultasikan. Selama proses ini, ketentuan keamanan dan / atau aksesibilitas sangat penting, tergantung pada publik yang diharapkan untuk mengakses informasi.
8-Pengajuan atau penghancuran: Ini adalah tahap terakhir dalam siklus hidup semua dokumen. Ini sesuai dengan saat di mana diputuskan jika memiliki nilai historis yang cukup untuk dilestarikan atau sebaliknya, dihancurkan.
Sumber daya
- Darmouth College. (S.F.). Siklus Hidup Dokumen: Definisi, Teknologi Pendukung, dan Aplikasi. Diperoleh dari: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Siklus hidup dokumen: Teori 3 abad. Diperoleh dari: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). Apa itu Siklus Hidup Manajemen Dokumen Elektronik? Diperoleh dari: documentmedia.com
- Rouse, M. (S.F.). Dokumen siklus hidup. Diperoleh dari: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). Siklus hidup dokumen - Sistem kearsipan Spanyol. Dipulihkan dari: normadat.es.