Untuk apa proses administrasi itu?

Pada artikel ini Anda akan melihat untuk apa proses administrasi? dan apa aplikasi konkretnya dalam pengembangan perusahaan.

Saat membentuk perusahaan, ada dua tahap atau fase utama. Dalam organisme sosial, hal yang sama terjadi pada organisme hidup. Awal pertama dari inisiatif satu atau beberapa orang yang bertanggung jawab untuk menyusunnya.

Ketika struktur sudah terbentuk, tahap kedua dimulai, terdiri dari operasi atau fungsi normal organisme sosial untuk mencapai tujuan yang telah diusulkan..

Serangkaian tujuan ini merupakan proses administrasi, sehingga dapat dikatakan bahwa prosedur ini berfungsi untuk pencapaian tujuan yang efektif.

Apa tujuan dari proses administrasi dalam pengembangan perusahaan??

Menurut berbagai penulis, proses administrasi akan terdiri dari empat fase. Berkat mereka, tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan tercapai. Tahapan-tahapan ini adalah:

1. Perencanaan
2. Organisasi
3. Manajemen
4. Kontrol

Penulis lain seperti Koontz & O'Donnell termasuk tahap integrasi, sementara Agustín Reyes Ponce menambahkan tahap antisipasi ke awal.

Menurut ini, dapat disimpulkan bahwa ada enam tahap dasar untuk belajar dan yang membentuk dua fase dasar pembentukan perusahaan atau organisasi sosial. Karena itu, akan lebih mudah dipahami jika sebelum Anda tahu apa saja fase fundamental dalam pengembangan perusahaan.

Tahapan dalam pengembangan perusahaan

1- fase statis

Fase pertama, juga dikenal sebagai fase statis, adalah di mana pertanyaan dasar penciptaan perusahaan dibuat: apa yang akan kita lakukan? Bagaimana kita akan melakukannya?

Ini adalah tahap konstruksi perusahaan, yang seperti organisme hidup, dimulai sebagai sel dan kemudian jaringan dan organ yang ditetapkan sampai mereka dapat menyelesaikan fungsinya, dapat mengembangkan aktivitas normal dan memiliki fungsi spesifik. Pada fase ini, ada sedikit interaksi antara lebih banyak orang di perusahaan.

Tahap ini sesuai dengan langkah-langkah proses administrasi antisipasi, perencanaan dan organisasi.

2- fase dinamis

Pada tahap ini, organisme sudah sepenuhnya terstruktur, sepenuhnya mengembangkan semua fungsi, operasi atau kegiatan yang melekat pada dirinya sendiri, dalam semua kompleksitas yang beragam dan terkoordinasi. Inilah yang memberi bentuk pada kehidupan sebenarnya dari organisme.

Hal yang sama terjadi di perusahaan. Tahap kedua ini adalah fase dinamis dan, ketika diterapkan di perusahaan, itu akan memungkinkan untuk melihat dengan jelas apa yang sedang dilakukan dan dengan demikian, memiliki opsi untuk mengevaluasi tindakan tersebut. Di sini kami juga menemukan banyak interaksi orang-orang di dalam proyek. Dalam fase ini kita menemukan langkah-langkah integrasi, manajemen, dan kontrol.

Langkah-langkah Proses Administrasi

Proses administrasi didasarkan pada struktur organisasi untuk dapat mengintegrasikan semua langkah untuk mengembangkan proyek. Ini menjadi proses yang dinamis ketika struktur yang dikembangkan bekerja dengan cara yang efisien dan terkoordinasi untuk mencapai tujuan.

Proses administrasi bersifat siklus, karena perencanaan dan organisasi memerlukan integrasi - yang ditemukan dalam organisasi - dan manajemen memerlukan kontrol. Setiap fase saling tergantung satu sama lain.

Seperti semua proses, proses administrasi telah didefinisikan beberapa kali oleh para ahli. Definisi-definisi ini didasarkan pada cara di mana para ahli memahami bahwa administrasi harus dilakukan.

Pada tahun 1990, penulis Herbert A. Simon, Donald Smith dan Victor A. Thomson mendefinisikan bahwa administrasi mengacu pada situasi di mana "dua orang pria bekerja sama untuk menggulingkan batu yang tak satu pun dari mereka bisa bergerak sendiri.".

Jaiyeoba (2006), menjelaskan bahwa administrasi mengacu pada koordinasi sumber daya yang efektif dan upaya orang untuk mencapai tujuan organisasi.

Mengenai pendidikan, tujuan pertama administrasi berkaitan dengan integrasi semua sumber daya untuk peningkatan pengajaran dan pembelajaran.

Itulah sebabnya dalam berbagai definisi ini ada konsep yang menonjol dalam tahapan proses ini. Yang dipertimbangkan pada tingkat umum adalah sebagai berikut:

1- Perencanaan

Proses ini membantu membangun, memelihara, dan mengembangkan jaringan organisasi yang mampu mengantisipasi, memenuhi, dan memengaruhi tuntutan dan tanggapan para aktor terkait..

Tahap perencanaan ini dapat disesuaikan dengan berbagai skenario, seperti perencanaan konstruksi yang lebih konkret, pemerintah, administrasi atau bisnis..

Perencanaan melibatkan pemilihan yang terbaik dari banyak tujuan, proses, kebijakan, dan program. Peran yang berbeda harus diorganisasikan dengan tipe personel yang berbeda terkait dengan fungsi yang akan mereka lakukan untuk mencapai tujuan yang dipilih.

Selama perencanaan strategi direncanakan dan mulai mempersiapkan. Ini adalah fase pertama dari brainstorming untuk memproses dan mengelola berbagai ide dan mulai mempersiapkan strategi untuk pengembangan dan pertumbuhan proyek. Proses perencanaan pada gilirannya didefinisikan dalam tiga langkah:

• Menganalisis peta jalan yang berbeda untuk perusahaan dan / atau bisnis.
• Mengevaluasi berbagai peta jalan untuk perusahaan dan / atau bisnis.
• Finalisasi aspek spesifik dari peta jalan yang akan menjadi bagian dari rencana bisnis atau rencana bisnis.

2- Organisasi

Selama tahap ini, pekerjaan harus dibagikan di antara semua anggota kelompok untuk membangun dan mengenali hubungan yang diperlukan antara semua orang yang merupakan bagian dari proyek..

Organisasi adalah sekelompok posisi dengan aturan dan standar tindakan dan perilaku yang harus dipertimbangkan dan diikuti oleh semua yang terlibat.

Dalam fase ini, pekerjaan dibagi menjadi tugas-tugas yang dapat dieksekusi dalam urutan yang logis dan nyaman untuk semua individu, yang dikenal sebagai pembagian kerja.

Idenya adalah untuk menggabungkan tugas secara logis dan efisien, sehingga sekelompok orang dan pekerjaan mereka dapat dibagi menjadi beberapa departemen.

Di sini Anda menentukan peran setiap individu dalam organisasi, bergabung dengan departemen dalam hierarki perusahaan atau bisnis.

Selain itu, mekanisme dibentuk untuk mengintegrasikan kegiatan semua departemen secara konsisten dan untuk meninjau efektivitas integrasi tersebut, dalam proses yang disebut koordinasi.

Implementasinya harus dipertimbangkan secara konstan, membandingkannya dengan hasil, kebutuhan anggota proyek, perusahaan atau bisnis dan memberikan hadiah yang memadai kepada setiap orang untuk pekerjaan mereka yang dilakukan dengan baik. Pentingnya fase ini terletak pada:

• Karakternya terus menerus.
• Ini adalah cara terbaik untuk mencapai tujuan yang diusulkan.
• Memberikan metode untuk melakukan kegiatan secara efisien dan dengan upaya minimal.
• Hindari keterlambatan dan ketidakefisienan.
• Mengurangi atau menghilangkan duplikasi usaha, untuk menentukan peran dan tanggung jawab.
• Struktur harus mencerminkan tujuan dan rencana perusahaan, otoritas dan lingkungannya.

3- Kontrol

Dalam kontrol adalah kegiatan yang secara fisik harus dilakukan untuk melaksanakan rencana bisnis yang ditentukan pada tahap pertama proses.

Kontrol diperlukan untuk mengkonfirmasi apa yang sedang dilakukan, untuk memastikan bahwa pekerjaan berjalan dengan memuaskan menuju tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Kegiatan kontrol ini harus diatur dalam rencana yang sesuai, dengan komponen yang diperlukan untuk setiap kegiatan dan pemilihan orang yang tepat untuk melaksanakan tugas yang dipercayakan kepadanya..

Namun, ini tidak memastikan bahwa bisnis / perusahaan atau proyek berhasil. Selalu ada risiko ketidaksepakatan, kesalahpahaman dan hambatan mendadak yang harus diinformasikan sesegera mungkin untuk mengambil tindakan korektif seperlunya. Beberapa contoh kegiatan dalam fase kontrol adalah:

• Bandingkan hasilnya dengan rencana umum.
• Rancang cara yang efektif untuk mengukur operasi.
• Komunikasikan bagaimana kegiatan ini diukur.
• Transfer informasi tentang bagaimana tugas dilakukan dengan benar, untuk menemukan perbandingan dan perbedaan.
• Sesuaikan aktivitas kontrol sesuai dengan hasil yang muncul dalam pengukuran kontrol ini.

4- Eksekusi

Ini terdiri dalam melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan. Ini membutuhkan komitmen dan pengembangan semua anggota tim yang bekerja pada proyek.

Ini adalah pelaksanaan langkah-langkah perencanaan dan organisasi yang konkret. Di sinilah tindakan harus diambil untuk memulai dan melanjutkan pengembangan.

Salah satu tindakan paling umum yang digunakan oleh manajer yang bertanggung jawab atas proyek ini adalah memimpin kelompok, mengembangkan manajemen, mendidik, membantu anggota tim meningkatkan pekerjaan mereka. Semua tugas ini disebut eksekusi. Beberapa kegiatan penting dalam fase ini adalah:

• Terapkan filosofi partisipasi semua anggota proyek.
• Mengarahkan dan menantang tim untuk memberikan yang terbaik untuk proyek tersebut.
• Memotivasi para peserta.
• Berkomunikasi secara efektif.

Pentingnya proses administrasi

Proses administrasi penting karena membantu menyederhanakan dan mencapai pencapaian tujuan. Di dalam perusahaan atau organisasi, pekerjaan biasanya dibagi ke dalam kompartemen, dipisahkan menjadi fungsi dan manajer tidak mencapai bahwa tugas dijalankan. Hal yang sama terjadi di bidang pendidikan.

Proses administrasi memberikan solusi yang memadai. Ini adalah kumpulan tugas dan kegiatan yang hanya dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.

Ini mengubah input menjadi output, mengabulkan kemungkinan perkembangan baru, mencapai ketertiban dan efisiensi, memilih orang yang tepat untuk melakukan tugas yang diberikan dan kerja bersama yang mengarah pada pencapaian akhir.

Referensi

1. Proses Administrasi. Dipulihkan dari easycoursesportal.com.
2. Proses Perencanaan Administrasi. Alberto D.R. Salinas Diperoleh dari journals.sagepub.com.
3. Apa itu proses dan prosedur administrasi bisnis? Diperoleh dari wikifinancepedia.com.
4. Fungsi dasar administrasi: Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Diperoleh dari safaribooksonline.com.
5. Tahapan proses administrasi. Dipulihkan dari akimoo.com.
6. Proses Administrasi. Dipulihkan dari academia.edu.
7. Proses organisasi dan manajemen. Diperoleh dari sloanreview.mit.edu.