Bagian-bagian dari Surat Formal Utama (dengan Contoh)



itu bagian dari surat resmi adalah bagian kepala, badan, penutupan dan tanda tangan, yang berkontribusi pada presentasi yang baik oleh penerbit dan pemahaman tentang konten penerima yang sama.

Komunikasi verbal adalah interaksi antara pengirim dan penerima atau penerima, di mana bahasa lisan digunakan, melalui kata-kata dalam percakapan.

Bisa juga dengan bahasa tertulis, dengan membuat surat. Menurut tujuan surat itu, itu akan formal atau informal.

Surat formal adalah jenis komunikasi verbal tertulis, yang digunakan untuk mengirim pesan khusus tentang topik profesional, studi, pekerjaan, permintaan ke lembaga publik atau swasta, dll..

Untuk penulisan surat atau surat, bahasa yang berbudaya dan ramah harus digunakan, yang harus mematuhi seperangkat aturan kesopanan, seperti menyapa dan mengucapkan selamat tinggal dengan sopan, bahkan jika penerima diketahui. Menghindari penggunaan ekspresi umum.

Tepatnya, formalitas missives ini diamati dengan penggunaan frasa tertentu, juga disebut formula kesopanan.

Formula-formula ini, dengan memasukkannya ke dalam teks secara gabungan dan tepat waktu, mengidentifikasi gaya mereka dan membantu penerbit mencapai tujuan pesan.

Bagian utama dari surat resmi

Menurut jenis surat formal yang disajikan, itu akan menjadi perpanjangan dari masing-masing bagiannya, namun, mereka harus terdiri dari poin-poin berikut:

Header

  • Kop surat: Menyajikan data penerbit, nama, alamat, telepon, email, halaman web.
  • Tempat dan tanggal: Situs, kota atau kota tempat penerbit berada dan ketika ia menulisnya, hari, bulan, dan tahun. Contoh: Madrid, 15 Oktober 2016.
  • Subjek:Alasan surat itu ditunjukkan, jelas dan singkat.
  • Nama penerima: Tuliskan nama siapa yang mengarahkan surat itu, dengan perlakuan hierarki, posisi yang dipegang di perusahaan jika itu kasusnya dan kata yang ada di bawah. Sebagai contoh:

Tuan-tuan:

TV Two Corporation.

Hadir.

Salam awal atau vokatif

Rumus kesopanan ditulis, yang memfasilitasi pengantar topik. Contoh:

Tuan-tuan (as) terhormat, Tuan-tuan yang terhormat (as).

Tubuh surat formal

Ide-ide yang terorganisir disajikan untuk memaparkan tujuan komunikasi, melalui beberapa paragraf yang memfasilitasi pengiriman informasi secara total, masing-masing maksimal 5 hingga 6 baris, yang berkaitan dengan setiap fase:

  • Pendahuluan: Tujuan dari surat itu ditunjukkan.
  • Pengembangan: Alasan yang memunculkannya dijelaskan dan tema sentral surat itu dijelaskan secara rinci.

Kesimpulannya

Itu mengambil kembali semua yang diangkat, tujuan surat dan perjanjian atau aspek yang ingin Anda dapatkan.

Penutupan

Ini adalah perpisahan dari penerbit. Sebuah paragraf pendek ditulis untuk mengucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan dan kesempatan yang diberikan. Kemudian diselesaikan dengan menempatkan formula kesopanan. Contoh:

Tanpa referensi lebih lanjut, saya menghargai perhatian yang diberikan,

Hormat kami,,

Tanda tangan

Ini adalah rubrik dari siapa yang mengirim surat itu. Contoh: Yesus, Perdomo

Karakteristik surat formal

Setiap huruf memiliki tujuan tertentu, namun ada sejumlah aspek yang sama bagi mereka, dalam hal format, tema organisasi, bahasa, pengaturan paragraf, perpanjangan kalimat, penggunaan tanda-tanda tanda baca, antara lain, yang memberinya gaya formalitas:

Format

Anda dapat menggunakan format blok atau semi-blok.

  • Format blok: Tanggal disejajarkan dengan margin kanan, kemudian data penerima atau penerima, salam awal dan paragraf disejajarkan dengan margin kiri. Selanjutnya, baik penutup, sapaan akhir dan tanda tangan terletak di sebelah kanan, selaras dengan tanggal.
  • Format dalam Semiblock: Tanggal terletak di margin kanan, kemudian, data penerima dan salam awal disejajarkan dengan margin kiri. Pada baris pertama dari setiap paragraf, ia meninggalkan lekukan dan sisa teks selaras dengan margin kiri. Akhirnya, baik penutupan, perpisahan dan tanda tangan terletak di tengah, dengan ruang tambahan di sebelah kanan.

Organisasi tema

Urutkan gagasan secara koheren dalam ruang dan waktu, untuk pemahaman pesan yang baik.

Bahasa

Gunakan istilah yang terkait dengan subjek, jika berfungsi, berdasarkan permintaan atau prosedur, dengan bahasa berbudaya, tanpa kesalahan ejaan. Dengan kehadiran frasa kesopanan dan tanpa kata-kata ofensif atau agresi. Baik singkatan maupun nama informal.

Struktur paragraf

Dalam paragraf pertama tujuan surat itu harus diketahui. Informasi awal ditawarkan dan kemudian ide utama

. Dalam paragraf utama, rincian atau justifikasi yang mendukung ide-ide utama surat itu ditunjukkan, apakah artikel hukum, teori, konsep, atau pengalaman sebelumnya.

Akhirnya, ditutup dengan kesimpulan di atas, menegaskan kembali tujuan surat itu, memberikan solusi yang mungkin dan mengatakan bahwa respons yang cepat diharapkan.

Perpanjangan kalimat

Penting untuk menggunakan kalimat yang tidak terlalu luas, tetapi yang memiliki makna lengkap.

Penggunaan tanda baca

Untuk penggunaan tanda-tanda ini harus hati-hati, karena mereka membantu memberikan intonasi dan koherensi pada ide. Menggunakannya secara tidak tepat dapat merusak tujuan pesan.

Jenis surat formal

Umumnya, orang mengeluarkan surat formal ketika mereka tidak dapat berkomunikasi secara pribadi. Tergantung pada tujuan pesan, mereka dapat ditemukan di antara jenis-jenis berikut:

  • Surat lamaran: Ini dikeluarkan untuk tujuan meminta layanan, dokumen, catatan, izin, hibah, kolaborasi.
  • Surat terima kasih: Ini digunakan untuk mengucapkan terima kasih atas bantuan yang diterima, layanan yang baik, kolaborasi atau layanan yang diberikan.
  • Surat pengantar: Ini digunakan untuk mempresentasikan perusahaan, seseorang atau Institusi dan memberikan penawaran, produk, dan layanan mereka sesuai pesanan.
  • Surat rekomendasi: Ini terutama dikeluarkan untuk menyoroti kemampuan dan keterampilan yang dimiliki seseorang, untuk melakukan dalam suatu kegiatan dan mendapatkan pekerjaan; atau pengalaman pembayaran yang baik dan merekomendasikannya sebagai yang bertanggung jawab untuk pembiayaan.
  • Surat klaim: Hal ini terutama ditujukan pada organisasi untuk mengekspos masalah, kerusakan atau situasi tidak teratur, yang solusinya tergantung padanya.
  • Surat pengunduran diri: Dikeluarkan oleh seseorang untuk memberitahukan pengunduran diri mereka pada suatu pekerjaan dan menjelaskan alasan keputusan mereka.
  • Surat pemberitahuan: Hal ini dilakukan untuk menginformasikan tentang prosedur atau manajemen yang dilakukan seseorang; atau untuk berpartisipasi dalam acara mendatang, pertemuan, pertemuan, kongres.