Profil sekretaris eksekutif, keterampilan dan fungsi yang diperlukan

itu sekretaris eksekutif adalah pekerjaan atau profesi yang berfungsi untuk memberikan dukungan maksimal kepada karyawan berpangkat tinggi di perusahaan atau organisasi. Adalah siapa yang akan mengatur dan mempertahankan jadwal eksekutif dan membantu mereka melakukan berbagai tugas administrasi.

Tujuannya adalah untuk berkontribusi pada efisiensi bisnis secara keseluruhan, dengan memastikan bahwa semua tugas administratif yang diberikan kepadanya akan dilaksanakan secara tepat waktu dan efisien. Seorang sekretaris adalah orang yang memberikan dukungan administratif. Mereka dapat melakukan tugas-tugas seperti menulis dan mengarsipkan, menjawab telepon dan mengirim pesan.

Di sisi lain, sekretaris eksekutif, atau asisten administrasi, juga melakukan beberapa kegiatan tersebut, bersama dengan koordinasi kantor, penelitian produk, interaksi dengan pemasok, memesan produk dan membuat database.

Biasanya, sekretaris eksekutif menerima gaji lebih tinggi daripada sekretaris, karena mereka melakukan fungsi tingkat tinggi dan mempercepat produktivitas kantor.

Indeks

• 1 profil yang diperlukan
• 2 Keterampilan yang diperlukan
• 3 Fungsi
  • 3.1 Tanggung jawab
• 4 Referensi

Profil yang diperlukan

- Gelar sarjana dalam bidang administrasi bisnis atau bidang terkait.

- Pengalaman yang terbukti sebagai sekretaris eksekutif atau peran administratif serupa.

- Harus kompeten dalam manajemen Microsoft-Office secara integral, dan dalam perangkat lunak "back-office", misalnya, sistem ERP.

- Pengetahuan yang mendalam tentang administrasi kantor dan prosedur akuntansi dasar, serta kosakata teknis yang relevan yang ditangani dalam industri ini.

- Keakraban dengan metode penelitian dasar dan teknik pelaporan.

- Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik.

- Keterampilan komunikasi dan negosiasi yang luar biasa.

- Integritas dan kerahasiaan.

Sekretaris eksekutif haruslah para profesional yang cepat dengan kapasitas manajemen waktu dan kemampuan multitasking yang hebat. Dengan ketekunan dan kompetensi mereka dalam pekerjaan mereka eksekutif dapat fokus pada tanggung jawab manajerial mereka tanpa khawatir tentang tugas-tugas lain.

Banyak manajer sangat bergantung pada sekretaris eksekutif mereka untuk mengoordinasikan tugas sehari-hari dan mempertahankannya dalam agenda. Mereka dituntut banyak kebijaksanaan dan ketegasan sebagai penjaga waktu manajer.

Keterampilan yang diperlukan

Sekretaris eksekutif harus efisien dalam keterampilan dasar seperti menulis, tata bahasa, pengejaan dan tanda baca, dan memiliki pengalaman menggunakan peralatan kantor dan aplikasi perangkat lunak umum, seperti pengolah kata, spreadsheet, dan grafik.

Demikian juga, mereka harus memiliki keterampilan yang sangat baik untuk mengelola waktu dan kapasitas untuk secara efektif mengatasi berbagai tanggung jawab.

Di sisi lain, seorang sekretaris eksekutif juga membutuhkan kualitas lain, seperti penilaian yang baik, diplomasi, kebijaksanaan, dan kemampuan untuk menyelesaikan masalah secara mandiri..

Mereka membutuhkan keterampilan komunikasi yang kuat untuk berinteraksi dengan publik, menulis laporan, dan meninjau publikasi.

Dengarkan secara aktif

Harus tahu untuk menaruh perhatian penuh pada apa yang dikatakan orang lain, meluangkan waktu untuk memahami poin yang sedang dibuat, mengajukan pertanyaan yang sesuai dan tidak mengganggu pada waktu yang tidak tepat.

Pemahaman membaca

Pemahaman lengkap tentang kalimat dan paragraf tertulis dalam dokumen yang terkait dengan pekerjaan.

Manajemen waktu

Ketahui cara mengelola waktu Anda secara efisien, juga waktu orang lain.

Tahu cara berbicara

Berbicaralah dengan jelas dengan orang lain untuk dapat mengirimkan informasi secara efektif.

Menulis

Memiliki komunikasi yang efektif secara tertulis, sesuai dengan apa yang paling tepat untuk kebutuhan audiens.

Berpikir kritis

Penggunaan logika dan penalaran untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari solusi alternatif, kesimpulan atau pendekatan untuk masalah yang muncul.

Pembelajaran proaktif

Memahami implikasi informasi baru untuk memecahkan masalah dan membuat keputusan saat ini dan di masa depan.

Koordinasi

Penyesuaian tindakan sehubungan dengan tindakan orang lain.

Ulasan

Tinjau dan evaluasi kinerja itu sendiri, orang lain atau organisasi, untuk melakukan perbaikan atau mengambil tindakan korektif.

Fungsi

Seorang sekretaris eksekutif mungkin bertanggung jawab atas kas kecil dan akuntansi, tetapi juga dapat mengelola anggaran. Anda dapat menerbitkan artikel di situs web, meskipun Anda juga bisa merancang dan mengelola situs web.

Anda dapat melakukan entri data dalam spreadsheet yang telah Anda rancang dan gunakan untuk fungsi pelaporan.

Sekretaris eksekutif dapat mengawasi staf administrasi. Dia sering melapor langsung ke CEO, dan dapat mendukung satu atau lebih eksekutif senior.

Tanggung jawab

Perhatian kepada eksekutif

- Simpan agenda eksekutif dan bantu dalam perencanaan penunjukan, rapat dewan, konferensi, dll..

- Hadiri rapat untuk membuat notulen rapat, lalu menyusun, menuliskan, dan membagikannya.

- Buat semua pengaturan perjalanan untuk para eksekutif: Pembelian bagian, reservasi hotel, pengiriman biaya perjalanan, manajemen dan tinjauan dokumentasi yang relevan, dll..

- Melakukan investigasi yang diamanatkan, mengumpulkan data dan menyiapkan dokumen atau laporan untuk dipertimbangkan dan dipresentasikan oleh eksekutif, komite dan dewan direksi, sebagaimana ditugaskan.

- Tangani dokumen rahasia, pastikan mereka tetap aman dan terlindungi.

Interaksi internal dan eksternal

- Menerima dan memfilter panggilan telepon, mengalihkannya ke orang yang tepat saat nyaman.

- Mengelola, memprioritaskan, dan mendistribusikan semua korespondensi yang masuk atau keluar (email, surat, faks, paket, dll.), Membaca dan menganalisis memorandum yang masuk, presentasi dan laporan untuk menentukan kepentingan mereka dan merencanakan distribusi.

- Siapkan jawaban untuk korespondensi yang berisi pertanyaan rutin.

- Monitor penggunaan perlengkapan kantor dan negosiasikan persyaratan dengan pemasok untuk memastikan bahwa pesanan lebih menguntungkan.

- Bertemu dengan individu, kelompok minat khusus, dan lainnya, atas nama eksekutif, komite, dan dewan direksi.

- Selamat datang pengunjung dan tentukan apakah mereka harus diberikan akses ke orang tertentu.

Dukungan administratif

- Simpan arsip elektronik dan kertas yang diarsipkan, memastikan bahwa informasi diatur dan mudah diakses untuk pengambilan cepat.

- Menyiapkan faktur, laporan, surat, laporan keuangan, dan dokumen lainnya, menggunakan perangkat lunak pengolah kata, spreadsheet, basis data dan / atau presentasi, juga menyediakan bantuan terkait dalam akuntansi.

- Melakukan tugas-tugas kantor umum, seperti memelihara sistem administrasi dan melakukan tugas-tugas akuntansi dasar.

- Mengkoordinasikan dan mengarahkan layanan kantor, seperti catatan dan persiapan anggaran, untuk membantu para eksekutif.

- Menetapkan dan mengawasi kebijakan dan prosedur administrasi, baik untuk karyawan kantor, maupun untuk organisasi.

- Tinjau praktik dan prosedur operasional untuk menentukan apakah perbaikan dapat dilakukan di bidang-bidang seperti alur kerja, prosedur pelaporan, atau pengeluaran.

- Mengawasi dan melatih tenaga administrasi lainnya.

Referensi

1. Bisa diterapkan (2018). Deskripsi pekerjaan Sekretaris Eksekutif. Diambil dari: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Perbedaan Antara Sekretaris dan Sekretaris Eksekutif. Kerja - Chron. Diambil dari: work.chron.com.
3. Perencana Karir (2018). Sekretaris Eksekutif dan Asisten Administrasi. Diambil dari: job-description.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Eksekutif. Diambil dari: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Tanggung Jawab Sekretaris Eksekutif. Diambil dari: bestsampleresume.com