Bagikan:
Permintaan Jenis Pembelian, Cara Pembuatannya, Pentingnya, dan Contoh
Bentuk daftar permintaan pembelian adalah dokumen yang dihasilkan oleh departemen pengguna atau oleh personel gudang untuk memberi tahu departemen pembelian tentang barang-barang yang perlu dipesan, jumlah dan kerangka waktu pengiriman. Pembelian di perusahaan dimulai dengan pengumpulan persyaratan.
Setelah dikompilasi, Anda harus memberi tahu departemen pembelian. Permintaan pembelian adalah dokumen yang akan berisi daftar persyaratan tersebut. Untuk mencegah penipuan, manajer departemen biasanya tidak diizinkan untuk melakukan pemesanan langsung dengan pemasok atau membeli atas nama perusahaan..
Sebaliknya, yang benar-benar melakukan pemesanan dengan pemasok eksternal adalah departemen berbeda yang disebut departemen pembelian. Manajer dari departemen yang berbeda menggunakan formulir permintaan pembelian untuk menginformasikan departemen ini bahan apa yang perlu diperoleh.
Permintaan pembelian dan pesanan pembelian adalah dokumen kunci dalam proses memperoleh barang yang dibutuhkan perusahaan untuk operasinya, menstandarisasi proses pemesanan secara internal dan eksternal.
Indeks
- 1 Jenis
- 1.1 Standar
- 1.2 Subkontrak
- 1.3 Pengiriman
- 1.4 Transfer inventaris
- 1.5 Layanan eksternal
- 2 Bagaimana ini diuraikan?
- 2.1 Proses permintaan pembelian
- 3 Pentingnya
- 3.1 Mulai proses pembelian
- 3.2 Ini adalah alat kontrol
- 3.3 Lindungi bisnis
- 3.4 Sentralisasi proses pembelian
- 4 Contoh
- 4.1 Contoh 1
- 4.2 Contoh 2
- 5 Referensi
Jenis
Poin-poin penting tentang daftar permintaan pembelian adalah sebagai berikut:
- Ini adalah permintaan yang dibuat ke departemen pembelian untuk mendapatkan daftar bahan tertentu.
- Perlu persetujuan dari organisasi pembelian.
- Ini adalah dokumen internal; yaitu, ia tetap berada di dalam organisasi.
Anda dapat membuat daftar permintaan pembelian untuk jenis penyediaan berikut:
Standar
Untuk mendapatkan pasokan dan bahan dari pemasok, baik untuk proses produksi dan barang habis pakai kantor dan aset lainnya.
Subkontrak
Untuk memasok bahan baku ke pemasok, dan kemudian mendapatkan produk jadi.
Konsinyasi
Memperoleh bahan yang disimpan di fasilitas perusahaan dan pemasok dibayar untuk itu.
TransfEfisiensi Persediaan
Untuk mendapatkan materi dari departemen atau area lain yang berada dalam organisasi yang sama.
Layanan eksternal
Untuk mendapatkan layanan dari pemasok eksternal, seperti melakukan pekerjaan pemeliharaan di pabrik.
Bagaimana itu dibuat?
Komponen dasar yang membentuk daftar permintaan pembelian adalah:
- Nomor permintaan, yang memungkinkan identifikasi dokumen. Itu harus pra-cetak.
- Meminta Departemen.
- Tanggal permintaan dan tanggal pengiriman yang diminta.
- Nama orang yang menyiapkan daftar permintaan dan tanda tangan orang yang membuat otorisasi yang sesuai.
- Barang yang diminta harus dijelaskan secara rinci, untuk menghindari data yang tidak akurat. Jumlahnya harus tepat; sangat penting untuk menempatkan unit yang diperlukan (kilo, liter, unit, dll.).
- Tanda tangan manajer departemen pembelian yang menyetujui atau tidak menyetujui pembelian.
- Jika kutipan sudah diminta dari pemasok, mereka harus dilampirkan pada daftar permintaan.
Proses permintaan pembelian
Proses permintaan pembelian digunakan oleh organisasi untuk melakukan dan melacak pesanan persediaan. Ini bisa berupa apa saja, dari bahan baku hingga perabot kantor dan banyak lagi.
Ketika seorang manajer departemen menemukan bahwa materi hampir habis, isi formulir daftar permintaan, yang mencakup bidang yang ditunjukkan di atas..
Permintaan pembelian adalah formulir yang dikirim oleh departemen perusahaan ke departemen pembelian, yang mencantumkan item yang ingin Anda minta dari pemasok eksternal..
Proses ini memungkinkan pengguna untuk melakukan pemesanan, menerima persetujuan penyelia dan, yang paling penting, memungkinkan pemasok eksternal untuk mengirimkan penawaran harga..
Ketika manajer pembelian menerima permintaan pembelian dalam proses ini, ia dapat meninjau semua informasi yang dikirim oleh pengguna asal. Manajer hanya memilih apakah daftar permintaan disetujui atau tidak.
Jika tidak disetujui, ada kotak untuk menempatkan alasan keputusan dan departemen yang meminta akan diberitahu tentang keputusan ini. Namun, jika manajer memberikan persetujuannya, langkah selanjutnya adalah meminta penawaran dari pemasok.
Signifikansi
Mulai proses pembelian
Seringkali, departemen perusahaan membutuhkan bahan; Permintaan pembelian memulai proses pembelian. Bagian pembelian akan bertindak sesuai dengan soliditas dokumen.
Jika ada masalah, dokumen akan berfungsi sebagai bukti bahwa departemen meminta pasokan dengan komunikasi tertentu.
Ini adalah alat kontrol
Jika tidak ada kontrol yang tepat, staf dapat terlibat dalam penipuan, karena mereka dapat meminta materi untuk penggunaan pribadi.
Dengan permintaan pembelian ada langkah-langkah yang dibuat untuk menjamin bahwa tidak ada penipuan yang dipraktikkan. Permintaan harus melalui beberapa tangan untuk memastikan keakuratan dan kebutuhannya.
Lindungi bisnis
Dengan pesanan permintaan dilaksanakan, kemungkinan penipuan dihindari. Aset perusahaan juga dilindungi.
Sentralisasi proses pembelian
Ketika suatu organisasi mensyaratkan semua permintaan untuk dilakukan secara terpusat melalui departemen pembelian, mudah untuk mengelola seluruh proses.
Pembeli juga mendapat manfaat, karena mereka sekarang dapat mengelompokkan pembelian dan mengambil keuntungan dari daya beli organisasi untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik.
Contohnya
Contoh 1
Nomor Permintaan: 00455
Tanggal: 15 Mei 2018
Nama pemohon: Annaliese Corvo
Posisi: pengawas pelatihan
Departemen: Pelatihan personil
Alasan permintaan: Barang-barang berikut ini harus digunakan dalam kursus pelatihan "Jaminan Kualitas", yang akan diberikan selama minggu 16-20 Juli 2018.
- 01 kotak penanda flipchart.
- 12 pensil.
- 01 flip chart dengan 20 lembar putih: lebar 1 meter x panjang 1,5 meter.
- 12 notebook garis biasa ukuran normal.
- 06 spidol berwarna untuk papan tulis.
- 12 karet untuk dihapus.
- 12 pena tinta biru.
2 kutipan yang diterima dari pemasok alat tulis terlampir.
Disahkan oleh: Alberto Moreno
Posisi: Manajer Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia
Contoh 2
Departemen produksi Confecciones Tely, S.A. Anda perlu memesan berbagai bahan dan mengisi formulir daftar permintaan. Formulir ini memberi tahu departemen pembelian bahwa persediaan ini diperlukan.
Bagian pembelian dapat menyetujui atau menolak permintaan yang diterima. Jika disetujui, pesanan pembelian akan dibuat.
Pesanan pembelian dikirim ke pemasok untuk membeli produk. Pemasok memproduksi dan mengirimkan produk dengan faktur.
Bagian penerimaan menerima produk dan mengirimkan laporan penerimaan ke bagian akuntansi.
Jika semua dokumen telah sesuai, departemen akuntansi mengeluarkan persetujuan faktur kepada kasir, yang menunjukkan bahwa pembayaran dapat dilakukan kepada pemasok..
Referensi
- Kamus Bisnis (2018). Permintaan pembelian. Diambil dari: businessdictionary.com.
- MyAccountingCourse (2018). Apa yang dimaksud dengan Permintaan Pembelian? Diambil dari: myaccountingcourse.com.
- Waktu Hutan. Perbedaan Antara Permintaan dan Pemesanan Pembelian. Bisnis Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.
- Dani Hao (2018). Apa itu Permintaan Pembelian dan Mengapa Itu Penting untuk Bisnis Anda. Procurify. Diambil dari: blog.procurify.com.
- Poin Tutorial (2018). SAP MM - Permintaan Pembelian. Diambil dari: tutorialspoint.com.