Manual Prosedur Perusahaan Yang Melayani, Cara Mempersiapkannya

itu manual prosedur sebuah perusahaan Ini adalah dokumen tertulis yang mencantumkan petunjuk langkah demi langkah tentang cara menyelesaikan penugasan pekerjaan atau bagaimana menghadapi situasi tertentu ketika muncul di tempat kerja. Berisi praktik terbaik perusahaan dan deskripsi proses bisnis utama.

Manual ini juga berisi metode dan standar tentang bagaimana pekerjaan diharapkan dilakukan. Pembuatan manual prosedur memungkinkan untuk menyalurkan perusahaan menuju pertumbuhan, menyederhanakan pelatihan dan memfasilitasi kemampuannya untuk meningkatkan skala.

Manual ini dapat berupa pengikat tiga dering, folder pada drive yang digunakan bersama jaringan atau versi otomatis yang diterbitkan online, menggunakan a perangkat lunak administrasi prosedur. Setiap orang harus memahami apa yang dibuat dari manual prosedur dan di mana dapat ditemukan ketika seseorang membutuhkannya.

Menulis manual prosedur mengharuskan langkah-langkah yang terlibat dalam proses tertentu dipahami dengan jelas. Seiring pertumbuhan perusahaan, prosedur baru akan dibutuhkan. Manual prosedur juga dapat dianggap sebagai perpustakaan prosedur.

Manual ini memuat contoh-contoh prosedur yang dapat digunakan sebagai model untuk prosedur operasi baru. Semua karyawan organisasi harus dididik dalam kebijakan dan prosedur perusahaan; mereka harus selalu memiliki akses langsung ke manual prosedur.

Indeks

• 1 Untuk apa ini digunakan??
• 2 Cara membuatnya?
  • 2.1 Tentukan proses pusat
  • 2.2 Tulis pengantar
  • 2.3. Tetapkan diagram alur dari setiap proses
  • 2.4 Memberikan prosedur kepada orang lain untuk membacanya
  • 2.5 Buat daftar periksa dan formulir
  • 2.6 Mengintegrasikannya ke dalam manual prosedur
• 3 Contoh
• 4 Referensi

Untuk apa ini??

Dengan menggunakan manual prosedur yang ditulis dengan baik, perusahaan dapat lebih efektif memfasilitasi pelatihan karyawan baru.

Selain pelatihan, manual prosedur memberikan sumber daya kepada anggota tim saat ini untuk mempelajari prosedur yang paling jarang digunakan, memastikan bahwa mereka dilakukan dengan formalitas yang benar, mempertahankan kontrol kualitas.

Karyawan harus memahami apa yang diharapkan dari mereka. Pengawas membutuhkan manual prosedur untuk mengelola proses bisnis. Dengan mendokumentasikan standar, apa yang penting untuk pertumbuhan, kualitas dan kepuasan pelanggan dikomunikasikan.

Melalui kebijakan dan prosedur yang memengaruhi area fungsional, pekerja garis depan diberdayakan untuk membuat keputusan yang efektif dan menghemat waktu.

Manual prosedur yang efektif memberikan metode yang tepat untuk komunikasi antar departemen, memungkinkan staf untuk bekerja sama untuk memecahkan masalah bisnis sehari-hari tanpa memerlukan keterlibatan pengawasan yang tidak perlu..

Tujuan dari prosedur manual ini adalah untuk mengatur konten yang berbeda untuk mencerminkan cara dan cara komunikasi perusahaan, untuk melakukan layanan atau memproduksi produk dengan biaya serendah mungkin dan dalam waktu sesingkat mungkin..

Memiliki manfaat tambahan menjaga kepuasan kerja dan motivasi karyawan yang tinggi.

Cara membuatnya?

Sebelum mengembangkan manual prosedur, penting untuk memahami perbedaan antara kebijakan, proses pusat, dan prosedur.

- Kebijakan adalah seperangkat prinsip dasar dan pedoman terkait, yang dirumuskan dan diterapkan oleh pimpinan organisasi, untuk mengarahkan dan membatasi tindakannya dalam mengejar tujuan jangka panjang..

- Proses dasar adalah urutan prosedur yang saling terkait dan terkait, yang pada setiap tahap mengonsumsi satu atau lebih sumber daya (waktu karyawan, energi, mesin, uang) untuk mengubah input menjadi produk. Hasil ini berfungsi sebagai input untuk tahap selanjutnya sampai tujuan yang diketahui atau hasil akhir tercapai.

- Prosedur adalah urutan kegiatan atau tindakan tindakan tetap, didefinisikan oleh langkah-langkah (berisi titik awal dan akhir yang jelas) yang harus dilakukan dalam urutan yang sama untuk menentukan tugas dengan benar.

Tentukan proses sentral

Semua proses sentral yang dimiliki perusahaan harus direnungkan. Ini dimulai dengan mendefinisikan proses mana yang akan digambarkan dan dipetakan dalam manual prosedur, membuat ringkasan dari semua prosedur yang harus dimasukkan..

Meskipun dimungkinkan bahwa setiap proses tidak dilakukan, penting untuk menetapkan yang paling mendasar dan penting. Sebagai contoh, sebuah restoran dapat menentukan proses sentral tentang bagaimana hidangan tertentu dibuat, tetapi yang sama pentingnya adalah proses pembersihan restoran.

Daftar proses inti yang perlu dicakup harus dibuat sehingga masing-masing dapat diintegrasikan ke dalam manual prosedur setelah memetakannya. Skema ini akan bertindak sebagai panduan untuk memastikan Anda tidak meninggalkan tugas ketika Anda mulai menulis manual.

Tulis pengantar

Sertakan deskripsi singkat tentang apa yang termasuk dalam manual, yang secara langsung ditujukan kepada orang-orang yang akan menggunakan manual, apa yang dapat diharapkan pembaca ketika menggunakan manual dan cara terbaik untuk menggunakan manual (yaitu, "membacanya dari awal hingga selesai"). akhiri "atau" gunakan itu sebagai referensi untuk mencari prosedur yang diperlukan ").

Tetapkan diagram alur dari setiap proses

Setiap proses ditentukan oleh langkah atau tugas yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Jika langkah dihilangkan itu bisa berarti kehilangan atau menunda pesanan, atau memiliki produk akhir yang rusak. Menetapkan diagram alur adalah untuk menentukan alur kerja.

Untuk menyelesaikan manual, Anda harus mulai dengan satu proses pada satu waktu: mulai dengan proses skema pertama. Langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses dijelaskan, kemudian detail dikembalikan dan rincian ditulis untuk setiap langkah.

Anda harus memastikan bahwa setiap langkah jelas dan singkat. Setiap langkah harus memberikan detail yang cukup bagi siapa pun untuk mengikuti instruksi.

Sebagai contoh, anggaplah suatu prosedur untuk proses penjualan sedang dibuat oleh persyaratan di Internet. Pertama-tama dibuat bagan alur tentang bagaimana calon pelanggan dihubungi setelah ia meminta informasi: melalui telepon, email atau pesan teks.

Jika prospek tidak dapat dihubungi pada awalnya, dihitung berapa kali tim penjualan menindaklanjuti, dengan skrip khusus untuk setiap kontak.

Ketika klien dihubungi, skrip yang berbeda ditugaskan, serta serangkaian tindak lanjut, tergantung pada apakah klien membeli produk atau memutuskan untuk menunggu.

Berikan prosedur kepada orang lain untuk membacanya

Adalah penting untuk meminta seorang rekan kerja atau seseorang yang Anda kenal membacanya dan mengikuti instruksi yang tertulis. Orang ini dapat memberikan komentar yang berharga jika ada langkah-langkah yang Anda tidak bisa selesaikan atau tidak mengerti.

Prosedur ini di-debug berdasarkan komentar. Anda mungkin perlu menulis ulang, mengedit, atau menambahkan sesuatu ke instruksi.

Buat daftar periksa dan formulir

Untuk proses apa pun, lebih mudah bagi anggota tim untuk mengikuti formulir atau daftar periksa. Itulah sebabnya templat terperinci harus dikembangkan, berdasarkan proses yang dipetakan.

Jika Anda perlu mengumpulkan informasi spesifik ketika klien masuk, Anda harus memastikan bahwa templat memiliki semua informasi yang diperlukan, disajikan secara ringkas..

Tidak boleh diasumsikan bahwa anggota tim mengingat semua yang ditunjukkan oleh prosedur, terutama ketika klien duduk di depan mereka. Daftar periksa dan formulir harus diintegrasikan sebagai lampiran pada bagan alur dan langkah-langkah proses.

Integrasikan ke dalam manual prosedur

Setelah diagram alur ditetapkan untuk setiap proses dan semua templat dokumen pendukung telah dibuat, mereka diintegrasikan ke dalam manual prosedur yang lengkap. Manual ini disusun berdasarkan departemen.

Misalnya, manual prosedur dapat memiliki bagian "Penjualan", "Operasi" dan "Distribusi". Setiap bagian dibagi ke dalam proses sentral dari departemen itu, umumnya dalam urutan di mana setiap proses sentral dilakukan dalam pengiriman produk secara umum..

Di bagian "Distribusi" Anda dapat memiliki beberapa proses utama, seperti "Dapatkan pesanan", "Pengemasan untuk pengiriman", "Pengiriman" dan "Tindak lanjut".

Manual prosedur disusun dengan daftar isi dan setiap prosedur jelas terdaftar dengan judul judul yang tebal.

Ini mencakup sampul dengan nama manual, daftar isi, pengantar dan prosedur dalam urutan daftar isi.

Bahkan tab dapat ditempatkan untuk anggota tim untuk dengan mudah meninjau manual, untuk membantu mereka menemukan prosedur yang relevan di departemen mereka..

Akhirnya salinan dibuat dan didistribusikan. Umpan balik berkelanjutan harus didorong dan manual diperbarui bila perlu. Harus ada manual yang tersedia di area yang ditentukan dari setiap lokasi fungsional, menggunakan kebijakan dan prosedur.

Contohnya

-Manual untuk memasak hamburger dengan cara tertentu.

-Manual tentang cara bertindak jika terjadi kebakaran, gempa bumi, atau bencana alam.

-Manual tentang cara bertindak dalam menanggapi keluhan pelanggan atau pelanggan yang agresif.

-Manual untuk melakukan proses pemilihan personil.

-Manual untuk mengetahui cara bekerja di restoran.

Referensi

1. Kimberlee Leonard (2017). Bagaimana Saya Menulis ke Manual Prosedur Operasi Standar? Bisnis Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Apakah Manual Kebijakan dan Prosedur itu? Bizmanualz Diambil dari: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definisi Manual Prosedur. Diambil dari: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Apa Tujuan dari Manual Prosedur? Bizmanualz Diambil dari: bizmanualz.com.
5. Lab Template (2018). 37 Template Prosedur Operasi Standar Terbaik (SOP). Diambil dari: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). PANDUAN 8 LANGKAH UNTUK MEMBANGUN PROSEDUR OPERASIONAL MANUAL. Lern. Diambil dari: blog.lern.org.