Fungsi dan Proses Manajemen Administrasi



itu manajemen administrasi itu adalah seperangkat bentuk, tindakan dan mekanisme yang memungkinkan untuk menggunakan sumber daya manusia, materi dan keuangan perusahaan, untuk mencapai tujuan yang diusulkan. Ini didasarkan pada empat prinsip dasar; urutannya adalah yang pertama, karena setiap pekerja harus menempati posisi yang memenuhi syarat untuknya.

Kurangnya pesanan menyebabkan pekerjaan yang kurang efisien dan penyalahgunaan sumber daya. Prinsip kedua adalah disiplin; dalam disiplin manajemen administrasi adalah aspek penting, karena aturan dan aturan harus dipatuhi dan dihormati oleh semua.

Prinsip ketiga adalah unit perintah. Karyawan harus tahu kepada siapa dia melaporkan pekerjaannya dan dari siapa dia akan menerima pesanan, untuk menghindari pesan yang salah yang merusak kualitas pekerjaan. Akhirnya, mendorong dan menilai inisiatif dalam staf sangat penting untuk memotivasi; ini akan memiliki efek positif pada lingkungan kerja dan pencapaian tujuan.

Manajemen administrasi sangat penting untuk organisasi, karena membentuk dasar di mana tugas-tugas kelompok akan dieksekusi, juga membentuk jaringan yang berorientasi untuk memenuhi tujuan bisnis.

Indeks

  • 1 fungsi
    • 1.1 Realisasi proses manajemen
    • 1.2 Perekrutan personel
    • 1.3 Melindungi aset
    • 1.4 Hubungan masyarakat
    • 1.5 Menetapkan urutan kerja
    • 1.6 Pembelian aset tetap
    • 1.7 Desain dan kontrol formulir
    • 1.8 Pembelian alat tulis dan perlengkapan kantor
  • 2 proses manajemen administrasi
    • 2.1 Perencanaan
    • 2.2 Organisasi
    • 2.3 Arah atau eksekusi
    • 2.4 Kontrol
  • 3 Referensi

Fungsi

Realisasi proses manajemen

Proses manajemen harus dilakukan dengan benar sehingga kinerja yang efektif di masing-masing fungsi administrasi dilakukan.

Ini harus mencakup perencanaan, pengorganisasian, arahan dan kontrol, semua didasarkan pada pemenuhan tujuan.

Mempekerjakan personil

Ini mengacu pada pemilihan, pelatihan, penempatan dan remunerasi personel. Pencapaian tujuan organisasi bergantung pada kemampuan untuk mengandalkan personel yang tepat, untuk alasan itulah kepentingan untuk memenuhi kebutuhan karyawan harus dipertahankan dan, pada saat yang sama, loyal kepada organisasi..

Melindungi aset

Aset organisasi harus dilindungi dari penyalahgunaan, kehilangan, atau kerusakan yang disebabkan oleh pencurian, kebakaran, atau cara lain apa pun.

Inilah sebabnya mengapa perlu untuk mempertahankan catatan yang memadai untuk setiap jenis aset, membuat staf bertanggung jawab atas penggunaan dan pengamanan yang benar..

Hubungan masyarakat

Salah satu fungsi penting manajemen administrasi adalah pembentukan dan pemeliharaan berbagai jalur komunikasi antara organisasi dan publik terkait (pelanggan, pemegang saham, karyawan, pemasok, konsumen)..

Menetapkan urutan kerja

Untuk kinerja yang stabil dan tanpa gangguan pekerjaan administratif, sistem dan prosedur rutin yang ditetapkan harus dikembangkan. Ini dimotivasi oleh karakter saling ketergantungan dan keterkaitan antara tugas-tugas spesifik masing-masing departemen.

Pembelian aset tetap

Di setiap departemen ada kebutuhan untuk aset tetap yang memadai untuk memiliki kinerja yang efisien dan ekonomis dari pekerjaan yang dilakukan di sana. Oleh karena itu, prosedur standar harus diikuti dalam pemilihan dan pembelian setiap jenis aset tetap yang diperlukan.

Aspek penting adalah melakukan deteksi dan evaluasi kebutuhan nyata aset, sehingga menghindari pengeluaran yang tidak perlu yang berdampak pada keuangan perusahaan..

Desain dan kontrol formulir

Mengingat bahwa pekerjaan administratif memiliki karakteristik khusus, formulir yang digunakan harus dirancang untuk memberikan informasi yang diperlukan dengan cara yang tepat.

Adalah tugas administrasi untuk merancang formulir-formulir ini dan mencoba untuk membakukan penggunaannya, untuk mengurangi biaya.

Beli alat tulis dan perlengkapan kantor

Artikel-artikel ini harus mencakup kebutuhan pengguna, karena mereka akan mempengaruhi eksekusi sistematis dan cepat dari pekerjaan yang dilakukan.

Karena itu, penting untuk memastikan standarisasi, pemilihan dan pembelian input ini, serta distribusinya ke departemen lain, bila perlu.

Proses manajemen administrasi

Perencanaan

Perencanaan adalah landasan dari proses ini, karena ini akan mengarah pada tindakan selanjutnya untuk diikuti. Untuk melakukan proses yang efisien perlu mempertimbangkan hal berikut:

- Memiliki tujuan yang jelas.

- Pelajari lingkungan di mana pekerjaan akan dilakukan.

- Identifikasi dan tetapkan tugas yang akan membantu mencapai tujuan.

- Buat rencana pencapaian yang komprehensif, dengan menyoroti elemen-elemen kreatif yang membantu menjalankan pekerjaan secara efektif.

- Tentukan kebijakan, metode, dan prosedur yang diperlukan untuk kinerja pekerjaan.

- Buat sistem peringatan yang memungkinkan tindakan antisipasi dalam menghadapi masalah di masa depan.

- Memperbarui rencana secara konstan, dengan mempertimbangkan hasil dari kontrol yang dilakukan padanya.

Organisasi

Untuk mencapai keberhasilan, semua sumber daya manusia, keuangan, dan material yang terkait dengan pekerjaan yang akan dilakukan harus dikoordinasikan.

Ini menyiratkan pembentukan seperangkat aturan dan penugasan tugas yang harus diikuti oleh orang-orang yang terlibat. Beberapa kegiatan ini adalah:

- Bagilah pekerjaan dengan mempertimbangkan unit-unit operasi.

- Mengelompokkan tugas berdasarkan pekerjaan.

- Struktur unit operasi dengan kriteria pengelolaan dan afinitas pekerjaan.

- Pilih personel yang memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu.

- Menetapkan penyesuaian dalam kegiatan yang dilaksanakan, berdasarkan apa yang dihasilkan kontrol dari acara yang sama.

Arahan atau eksekusi

Untuk mematuhi strategi yang terencana dan terorganisir perlu untuk mengambil tindakan yang memprakarsai mereka dan memberi mereka kontinuitas.

Di antara langkah-langkah ini adalah untuk mengarahkan kegiatan dan mempromosikan pengembangan karyawan dalam tenaga kerja dan pribadi, sehingga motivasi ini diterjemahkan ke dalam pencapaian tujuan yang efisien. Strategi-strategi ini dapat:

- Bimbing dan dorong kelompok untuk mencapai tujuan.

- Bangun komunikasi langsung, terbuka, dan transparan dengan masing-masing pihak yang terlibat, langsung atau tidak langsung, di tempat kerja.

- Kembangkan potensi setiap anggota.

- Ciptakan insentif untuk karyawan yang menonjol dalam kriteria tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya, seperti kreativitas, kecepatan penyelesaian, antara lain.

- Menetapkan mekanisme untuk evaluasi konstan dari proses eksekusi, untuk memperbaiki tindakan jika diperlukan.

Kontrol

Penting untuk menerapkan strategi untuk memverifikasi bahwa apa yang direncanakan, diorganisasi, dan dijalankan mengalami kemajuan yang memuaskan dan efektif menuju pencapaian tujuan.

Ini akan memungkinkan keputusan dibuat untuk menggantikan kegiatan atau untuk mengarahkan ulang proses, yang akan memungkinkannya untuk dioptimalkan. Ini mungkin beberapa tindakan yang harus diikuti:

- Tetapkan perbandingan hasil dengan rencana umum perusahaan.

- Mengevaluasi produk karya, berdasarkan standar kinerja yang sama.

- Buat publik sarana untuk digunakan dalam pengukuran.

- Komunikasikan saran kepada personel yang bertanggung jawab, untuk memperbaiki tindakan yang diperlukan.

Referensi

  1. Masalah Uang (2018). Fungsi Manajemen Administrasi Kantor Modern. Pembelajaran Akun Diambil dari: accountlearning.com.
  2. Panduan MBA Saya (2018). Fungsi Administratif atau Manajemen Kantor. Diambil dari: mymbaguide.com.
  3. Manajer-Net (2018). Manajemen administrasi Diambil dari: managers-net.com.
  4. ABCM (2018). Pelajari pentingnya manajemen administrasi untuk bisnis. Diambil dari: myabcm.com.
  5. Van Vliet (2011). Lima Fungsi Manajemen (Fayol). Toolshero. Diambil dari: toolshero.com.