Bagikan:
Sistem kontrol administratif kontrol, tujuan, keuntungan, contoh
itu kontrol administrasi itu didefinisikan sebagai proses dimana manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk menerapkan strategi. Ini dijalankan berdasarkan informasi yang diterima oleh manajer.
Ini berkaitan dengan koordinasi, alokasi sumber daya, motivasi dan pengukuran kinerja. Praktik kontrol manajemen dan desain sistem kontrol manajemen didasarkan pada serangkaian disiplin akademis.
Kontrol administratif menyiratkan pengukuran yang luas. Oleh karena itu, terkait dan memerlukan kontribusi dari akuntansi, khususnya akuntansi manajemen. Kedua, melibatkan keputusan alokasi sumber daya. Oleh karena itu, ia terkait dan memerlukan kontribusi dari ekonomi, terutama dari ekonomi manajerial.
Ketiga, ini menyiratkan komunikasi dan motivasi kerja. Ini berarti bahwa itu terkait dan memerlukan kontribusi dari psikologi sosial, terutama perilaku organisasi.
Kontrol yang buruk dalam perusahaan menimbulkan ancaman signifikan, seperti penggunaan sumber daya yang tidak efisien, kesalahan pemrosesan, berkurangnya profitabilitas, kurangnya kepatuhan terhadap peraturan, pencurian, atau penyalahgunaan aset oleh karyawan.
Indeks
- 1 Perencanaan dan kontrol
- 2 sistem kontrol administratif
- 2.1 Alat bisnis
- 2.2 Komponen
- 2.3 Kesulitan
- 3 Tujuan
- 3.1 Deteksi kesalahan
- 3.2 Bukti bahwa semuanya bekerja dengan benar
- 3.3 Bertindak bila perlu
- 3.4 Berkomunikasi dan memotivasi pekerja
- 3.5 Menerapkan tindakan pencegahan
- 4 Keuntungan
- 4.1 Bantuan untuk desentralisasi
- 4.2 Bantuan untuk koordinasi
- 4.3 Menyederhanakan pengawasan
- 4.4 Meningkatkan motivasi
- 5 Kekurangan
- 5.1 Kesulitan dalam menetapkan standar kuantitatif
- 5.2 Tidak ada kontrol atas faktor eksternal
- 5.3 Perlawanan karyawan
- 5.4 Bisnis yang mahal
- 6 Pentingnya
- 6.1 Verifikasi kebijakan
- 6.2 Tanggung jawab manajerial
- 6.3 Motivator
- 6.4 Efisiensi
- 7 Contoh
- 7.1 Kontrol persyaratan
- 7.2 Kontrol keuangan
- 7.3 Kontrol kinerja
- 7.4 Pengawasan
- 7.5 Ubah Kontrol
- 7.6 Kontrol keamanan
- 7.7 Kontrol kepatuhan
- 7.8 Pembandingan
- 7.9 Peningkatan berkelanjutan
- 7.10 Kontrol kualitas
- 7.11 Jaminan kualitas
- 7.12 Otomasi
- 7.13 Kontrol data
- 7.14 Kontrol persediaan
- 7.15 Kontrol aset
- 8 Referensi
Perencanaan dan kontrol
Ada kaitan erat antara perencanaan dan kontrol. Perencanaan adalah proses dimana tujuan dari suatu organisasi dan metode untuk mencapai tujuan ditetapkan. Kontrol adalah proses yang mengukur dan mengarahkan kinerja aktual terhadap tujuan yang direncanakan organisasi.
Setelah strategi ditetapkan dan rencana dibuat, tugas utama manajemen adalah mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa rencana ini dilaksanakan atau, jika persyaratan mengharuskan, agar rencana itu dimodifikasi..
Kontrol administratif adalah salah satu fungsi manajemen, seperti perencanaan, organisasi, pengawasan dan manajemen.
Ini adalah fungsi yang penting, karena membantu memverifikasi kesalahan dan mengambil tindakan korektif untuk meminimalkan penyimpangan standar dan mencapai tujuan yang ditetapkan organisasi dengan cara yang diinginkan.
Kontrol administratif dapat didefinisikan sebagai fungsi sistem yang menyesuaikan operasi seperlunya untuk mencapai rencana, atau untuk menjaga variasi dalam tujuan sistem dalam batas yang diizinkan.
Sistem kontrol administratif
Mereka adalah sistem yang mengumpulkan dan menggunakan informasi untuk mengevaluasi kinerja sumber daya bisnis yang berbeda, seperti manusia, fisik, keuangan dan organisasi pada umumnya, sebagai hasil dari strategi manajemen yang ditempuh.
Oleh karena itu, mereka adalah seperangkat prosedur formal yang diperlukan untuk efisiensi administrasi dan ekonomi. Manajer menggunakannya untuk mempertahankan atau mengubah standar dalam kegiatan organisasi.
Menjadi bagian integral dari keseluruhan sistem kontrol perusahaan, tujuannya adalah untuk menjamin implementasi yang lengkap dan tepat waktu dari rencana dan kebijakan manajemen.
Mereka dapat berkisar dari bagaimana persediaan diminta untuk bagaimana aset dijadwalkan untuk digunakan, penugasan ditugaskan, atau inventaris dikelola.
Sistem kontrol administratif adalah cara manajer dapat mendokumentasikan strategi atau kebijakan organisasi mereka. Demikian juga, ini adalah cara mengevaluasi kinerja proses internal perusahaan, membandingkannya dengan tujuan dan kebijakan yang dinyatakan.
Alat bisnis
Sistem kontrol administratif adalah alat bisnis yang dapat memberikan indikasi seberapa baik kinerja suatu organisasi sesuai dengan tujuannya.
Namun, kontrol administratif hanyalah salah satu alat yang digunakan manajer untuk menerapkan strategi yang diinginkan.
Strategi diimplementasikan tidak hanya melalui kontrol administratif, tetapi juga dengan struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia dan budaya organisasi.
Komponen
Sistem kontrol administratif adalah alat untuk membantu manajemen mengarahkan organisasi ke arah tujuan strategis dan keunggulan kompetitifnya. Secara umum dipahami bahwa ia memiliki tiga komponen:
- Penetapan standar.
- Pengukuran kinerja aktual terhadap standar-standar ini.
- Mengambil tindakan korektif terhadap penyimpangan dari aturan dan rencana.
Kesulitan
Ada dua kesulitan umum yang mengelilingi sistem kontrol administratif di perusahaan.
- Mampu mengenali area di mana lebih banyak kontrol diperlukan.
- Mampu mengenali ketika kontrol yang ada tidak efisien atau rusak.
Tujuan
Tujuan dari kontrol administratif mengacu pada keandalan informasi keuangan, umpan balik yang tepat waktu mengenai pencapaian tujuan operasional atau strategis, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan..
Deteksi kesalahan
Ketidakberesan dalam administrasi perusahaan dapat membahayakan pencapaian tujuan umum perusahaan, sehingga memungkinkan untuk kehilangan kekuatan di depan kompetisi dan sampai kompromi kelangsungan hidupnya sendiri.
Karena itu, penting untuk mendeteksi kelainan dengan cepat. Dengan cara yang sama, Anda dapat mengidentifikasi berbagai sirkuit dan area yang, meskipun tidak terpengaruh oleh anomali atau kesalahan serius, dapat dioptimalkan untuk kesejahteraan umum perusahaan.
Bukti bahwa semuanya bekerja dengan benar
Kontrol administrasi memeriksa apakah semuanya berfungsi dengan baik dan bahwa tujuan yang diusulkan dan level yang ditetapkan pada level administratif sehubungan dengan keuntungan, penjualan, keamanan, dll., Dipenuhi tanpa perubahan signifikan.
Dengan cara ini, perusahaan menjadi lebih aman, standar dan proses pengambilan keputusan operatifnya menjadi lebih solid.
Bertindak saat diperlukan
Mendeteksi situasi tidak terlalu berguna jika tindakan spesifik tidak diambil untuk mengarahkan keadaan negatif, berkat informasi yang terperinci dan konkret yang diberikan oleh kontrol administratif.
Berkomunikasi dan memotivasi pekerja
Pengetahuan yang tepat tentang keadaan perusahaan, termasuk kesalahannya, masalah dan aspek yang ditangani dengan benar, mempromosikan komunikasi yang lebih baik dengan pekerja, memotivasi mereka untuk menjamin bahwa aspek yang diperlukan ditingkatkan, atau bahwa garis yang benar diikuti.
Terapkan tindakan pencegahan
Diagnosis prematur masalah spesifik yang dideteksi oleh kontrol administratif membuat tindakan korektif tidak perlu, karena mereka digantikan oleh tindakan pencegahan saja.
Keuntungan
Keuntungan terbesar dari kontrol administratif adalah menciptakan siklus arah dan kontrol untuk kepemimpinan bisnis. Pengambilan keputusan dirampingkan dengan lebih sedikit individu yang terlibat.
Ini membantu para manajer untuk mengukur kinerja nyata dan sebagai panduan menuju pencapaian tujuan.
Membantu desentralisasi
Kecenderungan modern dari organisasi bisnis adalah menuju desentralisasi, yang membutuhkan sistem kontrol.
Dalam desentralisasi, otoritas pembuat keputusan tersebar di seluruh organisasi.
Manajemen harus memegang kendali di tangan mereka untuk mengetahui apakah wewenang digunakan dengan benar. Tanpa kontrol administratif yang memadai, desentralisasi tidak akan berhasil.
Membantu koordinasi
Ukuran perusahaan modern semakin meningkat. Sejumlah besar modal dan sejumlah besar orang dipekerjakan di dalamnya.
Ini menciptakan masalah kontrol yang tepat, karena ada banyak divisi yang memproduksi dan mendistribusikan produk yang berbeda. Untuk mengoordinasikan kegiatan mereka, sistem kontrol diperlukan.
Sederhanakan pengawasan
Menyederhanakan pengawasan dengan memberi sinyal penyimpangan yang signifikan. Menjaga karyawan tetap terkendali.
Sistem kontrol yang baik mendeteksi titik-titik lemah dengan sangat cepat. Ini membantu memperluas cakupan kontrol di semua tingkatan.
Tingkatkan motivasi
Teknik kontrol menciptakan suasana keteraturan dan disiplin dalam organisasi, menemukan penyimpangan dan mengidentifikasi faktor-faktor yang bertanggung jawab untuknya.
Ini meningkatkan motivasi karyawan, karena mereka tahu pekerjaan yang mereka anggap bertanggung jawab.
Kekurangan
Kerugian dari kontrol administratif adalah dapat menghambat kreativitas dan inovasi, dengan membuat perusahaan lebih terstandarisasi dan kurang fleksibel.
Seringkali, organisasi dengan kontrol administratif yang ketat kurang mampu beradaptasi dengan perubahan di pasar, industri mereka atau lingkungan hukum, memiliki ruang lingkup terbatas ide dan rencana yang mungkin
Kesulitan dalam menetapkan standar kuantitatif
Kontrol administratif kehilangan efektivitasnya ketika standar kinerja tidak dapat didefinisikan secara kuantitatif.
Sangat sulit untuk menetapkan standar kuantitatif untuk perilaku manusia, tingkat efisiensi, kepuasan kerja, motivasi karyawan, dll. Dalam kasus seperti itu, uji coba tergantung pada kebijaksanaan manajer.
Tidak ada kontrol atas faktor eksternal
Perusahaan tidak dapat mengendalikan faktor eksternal, seperti kebijakan pemerintah, perubahan teknologi, perubahan mode, perubahan kebijakan persaingan, dll..
Resistansi karyawan
Karyawan akar rumput mungkin merasa dipecat dan tidak puas karena mereka tidak diizinkan untuk menyampaikan gagasan mereka. Karyawan merasa bahwa kontrol mengurangi kebebasan bertindak mereka. Ini dapat menyebabkan pergantian personil yang kuat.
Karyawan sering menolak kontrol. Akibatnya, efektivitasnya berkurang
Bisnis yang mahal
Untuk menginstal sistem kontrol administratif, organisasi harus menghabiskan banyak waktu dan uang.
Manfaatnya harus lebih dari biaya yang terlibat, maka hanya kontrol yang akan efektif, jika tidak, akan menyebabkan inefisiensi.
Signifikansi
Tanpa kontrol administratif, proses manajemen tidak lengkap. Di perusahaan, kebutuhan untuk kontrol muncul karena beberapa faktor:
- Sulit untuk menetapkan standar kinerja yang sepenuhnya akurat di organisasi besar. Di sisi lain, seorang manajer membutuhkan semua jenis informasi yang tepat waktu, yang tidak selalu tersedia. Kontrol diperlukan untuk menilai akurasi standar.
- Karyawan dipercayakan dengan sejumlah besar uang dan sumber daya yang berharga. Namun, dengan tidak adanya kontrol, karyawan dapat menyerah pada godaan. Sistem kontrol yang efisien membantu meminimalkan perilaku tidak jujur oleh karyawan.
- Tanpa adanya kontrol, karyawan dapat bersantai dalam upaya mereka dan kinerjanya mungkin turun di bawah normal.
Melalui kontrol dipastikan bahwa sumber daya organisasi diperoleh dan digunakan secara efektif untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Kontrol administratif menawarkan manfaat berikut:
Verifikasi kebijakan
Ini memungkinkan manajemen untuk memverifikasi kualitas dari rencana yang berbeda. Oleh karena itu, dapat mengungkapkan rencana mana yang harus dirancang ulang atau tujuan mana yang harus dimodifikasi.
Perubahan lingkungan dapat membuat rencana awal menjadi tidak layak atau kurang. Kontrol membantu untuk meninjau dan memperbarui rencana.
Tanggung jawab manajerial
Bahkan ketika seorang manajer menugaskan beberapa kegiatan dan mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, ia tetap bertanggung jawab atas kinerja akhir.
Oleh karena itu, seorang manajer harus memverifikasi kinerja bawahannya untuk memastikan bahwa mereka menggunakan otoritas yang didelegasikan dengan cara yang diinginkan.
Kontrol administratif memungkinkan manajer untuk memenuhi tanggung jawab mereka dan pada saat yang sama mendelegasikan wewenang.
Motivator
Menginspirasi karyawan untuk bekerja keras dan menawarkan kinerja yang lebih baik. Ketika mereka tahu bahwa kinerja mereka sedang dinilai dan penghargaan mereka terkait dengan evaluasi itu, mereka akan mencoba untuk menyumbangkan upaya terbaik mereka.
Efisiensi
Kontrol berkontribusi pada efisiensi operasi, dengan berfokus pada pencapaian tujuan. Oleh karena itu, memungkinkan manajer untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan sebelum menjadi serius, membantu meminimalkan pemborosan dan kerugian.
Contohnya
Kontrol administratif adalah setiap proses, praktik, kebijakan, alat, pengukuran atau sistem yang diterapkan untuk memungkinkan manajemen mengarahkan sumber daya organisasi. Berikut ini adalah contoh ilustrasi:
Kontrol persyaratan
Dokumentasikan rencana secara formal sebagai persyaratan dan kelola perubahan rencana ini.
Kontrol keuangan
Kontrol keuangan seperti praktik pengembangan, pemantauan, dan akuntansi untuk anggaran.
Kontrol kinerja
Proses menyepakati serangkaian tujuan dengan karyawan dan mengevaluasi kinerja dalam kaitannya dengan tujuan tersebut.
Pengawasan
Memantau kinerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas pekerjaan.
Ubah Kontrol
Proses mengirim, mengevaluasi, menyetujui, memprioritaskan, menerapkan, mengkomunikasikan dan meninjau perubahan dalam suatu organisasi.
Kontrol keamanan
Terapkan perlindungan dan penanggulangan untuk menghindari risiko terhadap orang, properti, dan informasi.
Kontrol kepatuhan
Implementasi proses, prosedur, sistem, kontrol, pengukuran, dan laporan untuk mematuhi undang-undang, peraturan, aturan, dan kebijakan internal.
Benchmarking
Ini adalah proses berkesinambungan dari evaluasi komparatif dari hasil perusahaan terhadap industri, persaingan atau praktik terbaik saat ini.
Perbaikan terus menerus
Ini adalah proses berulang untuk melakukan pengukuran terhadap berbagai hal, meningkatkannya dan mengukurnya kembali.
Kontrol kualitas
Pastikan bahwa output sesuai dengan spesifikasi. Misalnya, terapkan proses untuk menguji produk dalam jalur produksi.
Jaminan kualitas
Ini adalah proses mencegah kegagalan kualitas di masa depan. Misalnya, praktik menyelidiki akar penyebab dari semua kegagalan kualitas untuk mengidentifikasi perbaikan.
Otomasi
Meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan juga kualitas dengan mengganti pekerjaan dengan otomatisasi.
Kontrol data
Kontrol data di berbagai bidang seperti kualitas data, leluhur data, keamanan, integrasi, dan kepatuhan.
Kontrol inventaris
Atur dan pertanggungjawabkan inventaris untuk menghindari kekurangan atau kelebihan pasokan.
Kontrol aset
Kontrol aset seperti fasilitas, infrastruktur, mesin, perangkat lunak, dan kekayaan intelektual.
Misalnya, sistem akuntansi aset menerapkan pemisahan kekhawatiran yang tepat tentang aset.
Referensi
- Semua Bisnis (2019). Apa itu Sistem Kontrol Administratif dan mengapa mereka begitu penting? Diambil dari: allbusinessadmin.com.au.
- Wikipedia, ensiklopedia gratis (2019). Sistem kontrol manajemen. Diambil dari: en.wikipedia.org.
- Wikipedia, ensiklopedia gratis (2019). Kontrol (manajemen). Diambil dari: en.wikipedia.org.
- Kenneth A. Merchant (1982). Fungsi Kontrol Manajemen. MIT Sloan. Diambil dari: sloanreview.mit.edu.
- Kamus Bisnis (2019). Kontrol manajemen. Diambil dari: businessdictionary.com.
- John Spacey (2015). 21 Contoh Kontrol Manajemen. Diambil dari: simplicable.com.
- Basis Pengetahuan MBA (2019). Pentingnya Kontrol Manajemen dalam Organisasi. Diambil dari: mbaknol.com.
- Smriti Chand (2019). 7 Keuntungan Kontrol Manajerial untuk Organisasi. Perpustakaan Artikel Anda. Diambil dari: yourarticlelibrary.com.
- Samiksha S (2019). Pentingnya dan Batasan Mengontrol. Perpustakaan Artikel Anda. Diambil dari: yourarticlelibrary.com.